Phần mềm Nghiệm thu xây dựng 360: Quản lý hồ sơ QLCL từ thi công đến quyết toán

Một bộ hồ sơ nghiệm thu không chỉ có biên bản. Để xác nhận một công việc đã hoàn thành, người làm hồ sơ còn phải đối chiếu thời gian thi công, nhật ký, kết quả kiểm tra chất lượng, vật liệu và khối lượng thực hiện. Những dữ liệu này tiếp tục được sử dụng khi lập hồ sơ thanh toán, quyết toán và bàn giao công trình.

Nếu mỗi nội dung nằm ở một file Word hoặc Excel riêng, cùng một tên công việc, vị trí và ngày tháng có thể phải nhập nhiều lần. Khi thông tin thay đổi, người phụ trách cần tìm và sửa tất cả tài liệu liên quan. Chỉ cần bỏ sót một file, bộ hồ sơ đã có nguy cơ không thống nhất.

Phần mềm Nghiệm thu xây dựng 360 hỗ trợ tổ chức dữ liệu công việc và lập các tài liệu liên quan trong cùng một quy trình. Bài viết này làm rõ phần mềm hỗ trợ những công việc gì, dữ liệu đi từ hiện trường đến hồ sơ thanh toán như thế nào và người dùng cần kiểm tra gì trước khi phát hành tài liệu.

Hình 1. Giao diện tổng quan phần mềm Nghiệm thu xây dựng 360.

Hồ sơ nghiệm thu thủ công thường vướng ở đâu?

Word và Excel vẫn hữu ích để soạn thảo, tính toán và chỉnh sửa biểu mẫu. Khó khăn xuất hiện khi dự án có nhiều hạng mục, nhiều lần nghiệm thu và nhiều tài liệu cùng sử dụng một nguồn thông tin.

Chẳng hạn, ngày thực hiện một công việc được ghi trong bảng tiến độ, nhật ký thi công và biên bản nghiệm thu. Khối lượng của công việc ấy có thể xuất hiện thêm ở bảng nghiệm thu khối lượng và hồ sơ thanh toán. Nếu ngày hoặc khối lượng được điều chỉnh, người làm hồ sơ phải rà soát từng file để cập nhật.

Một điểm khó khác là quản lý phiên bản. Khi mẫu biên bản của chủ đầu tư thay đổi, cán bộ hồ sơ có thể phải sửa nhiều tài liệu đã tạo. Nếu các file được gửi qua nhiều thư mục hoặc nhóm trao đổi, việc xác định đâu là bản cần trình ký cũng mất thời gian.

Vì vậy, nhu cầu sử dụng phần mềm nghiệm thu xây dựng không đơn thuần là tạo biên bản nhanh. Điều quan trọng hơn là tổ chức dữ liệu theo từng công việc và sử dụng nhất quán dữ liệu đó trong các hồ sơ liên quan.

Phần mềm Nghiệm thu xây dựng 360 hỗ trợ quản lý những nội dung gì?

Nghiệm thu xây dựng 360 được giới thiệu là công cụ hỗ trợ quản lý công việc thi công, thời gian thực hiện, nhật ký, KCS, biên bản nghiệm thu và khối lượng. Các nhóm dữ liệu này liên quan trực tiếp đến quá trình lập hồ sơ quản lý chất lượng và thanh quyết toán công trình.

Điều đó không có nghĩa phần mềm tự xác nhận chất lượng một công việc. Kỹ sư và các bên có trách nhiệm vẫn phải kiểm tra hiện trường, nhập đúng diễn biến thực tế, đối chiếu tài liệu và rà soát hồ sơ trước khi phát hành. Phần mềm hỗ trợ tổ chức và xử lý dữ liệu; kết luận chuyên môn thuộc về người thực hiện.

Thiết lập công việc và thời gian thi công

Người dùng bắt đầu bằng việc khai báo thông tin công trình, hạng mục, danh mục công việc, vị trí, khối lượng và thời gian thực hiện. Tổ chức dữ liệu theo hạng mục giúp xác định mỗi công việc thuộc phần nào của công trình và cần lập những tài liệu liên quan nào.

Khi một công việc được thi công hoặc nghiệm thu qua nhiều đợt, người dùng có thể cập nhật lại phạm vi và thời gian tương ứng. Trước khi dùng dữ liệu để xuất hồ sơ, cần kiểm tra sự phù hợp giữa kế hoạch ban đầu và quá trình thi công thực tế.

Lập và kiểm tra nhật ký thi công

Nhật ký thi công ghi nhận công việc thực hiện theo ngày cùng những thông tin liên quan như nhân lực, máy thi công, điều kiện thời tiết và nội dung phát sinh. Khi nhật ký được lập dựa trên danh mục công việc đã khai báo, người dùng có cơ sở để đối chiếu tên công việc và thời gian giữa các tài liệu.

Tuy nhiên, dữ liệu được chuẩn bị sẵn chỉ là điểm bắt đầu. Người phụ trách cần chỉnh nội dung nhật ký theo diễn biến thực tế trong ngày, kiểm tra những ngày không thi công hoặc thay đổi phạm vi công việc, rồi mới kết xuất tài liệu.

Hình 2. Minh họa bảng kiểm tra chi tiết nhật ký thi công theo ngày.

Theo dõi KCS và hồ sơ quản lý chất lượng

KCS là phần kiểm tra chất lượng nội bộ gắn với công việc thi công. Khi thông tin kiểm tra được tổ chức theo hạng mục và công việc, cán bộ phụ trách có thể đối chiếu kết quả kiểm tra với hồ sơ nghiệm thu tương ứng.

Đây cũng là bước cần rà soát tài liệu còn thiếu. Với mỗi công việc, người dùng cần xác định những thông tin, kết quả kiểm tra và tài liệu liên quan đã được cập nhật đầy đủ hay chưa. Phần mềm hỗ trợ sắp xếp dữ liệu, nhưng không thay thế việc đánh giá công việc có đáp ứng yêu cầu nghiệm thu hay không.

Tạo và điều chỉnh biên bản nghiệm thu

Từ thông tin công trình và danh mục công việc đã thiết lập, phần mềm hỗ trợ tạo biên bản nghiệm thu. Những dữ liệu được sử dụng lặp lại, như tên công trình, hạng mục, vị trí, công việc và thời gian, có thể được quản lý thống nhất hơn so với việc gõ lại trên từng mẫu Word.

Trước khi xuất hàng loạt, nên kiểm tra một biên bản mẫu. Người dùng cần đối chiếu tên công việc, phạm vi nghiệm thu, ngày giờ, thành phần tham gia, căn cứ và nội dung kết luận với hồ sơ thực tế. Nếu chủ đầu tư yêu cầu mẫu riêng, biểu mẫu cần được chỉnh và kiểm tra trước khi áp dụng cho toàn bộ dự án.

Tổng hợp khối lượng phục vụ thanh toán, quyết toán

Khối lượng nghiệm thu là dữ liệu cần đối chiếu khi lập hồ sơ thanh toán. Nếu biên bản nghiệm thu và bảng khối lượng được quản lý tách rời, mỗi lần điều chỉnh người làm hồ sơ phải so sánh lại nhiều bảng.

Nghiệm thu xây dựng 360 hỗ trợ liên kết công việc nghiệm thu với dữ liệu khối lượng để theo dõi theo đợt, hạng mục hoặc giai đoạn. Khi lập hồ sơ thanh toán và quyết toán, người phụ trách vẫn cần kiểm tra khối lượng thực hiện, số liệu đã thanh toán ở các kỳ trước và các điều kiện theo hợp đồng. Dữ liệu từ phần mềm chỉ nên được phát hành sau bước đối chiếu này.

Chỉnh biểu mẫu theo yêu cầu dự án

Các chủ đầu tư có thể yêu cầu cách trình bày biên bản, nhật ký và thành phần ký khác nhau. Khả năng chỉnh biểu mẫu giúp người dùng chuẩn bị mẫu phù hợp trước khi xuất nhiều tài liệu cùng loại.

Cách làm hợp lý là lấy bộ mẫu được dự án chấp thuận, thiết lập trên phần mềm, xuất thử và kiểm tra. Nếu phát hiện sai bố cục hoặc thiếu trường thông tin, hãy sửa mẫu trước khi tiếp tục lập hồ sơ. Như vậy, các tài liệu sau đó có cách trình bày thống nhất hơn.

Quy trình lập hồ sơ bằng Nghiệm thu xây dựng 360

Để phần mềm phát huy tác dụng, dữ liệu nên được xử lý theo đúng trình tự công việc thay vì đợi đến cuối kỳ mới tổng hợp.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin công trình. Người dùng nhập tên dự án, hạng mục, các bên tham gia và thiết lập biểu mẫu dự kiến sử dụng. Đây là những thông tin xuất hiện lặp lại trong nhiều tài liệu nên cần kiểm tra cách viết ngay từ đầu.

Bước 2: Thiết lập danh mục công việc. Khai báo tên công việc, vị trí, phạm vi, khối lượng và thời gian dự kiến. Nếu công việc được thực hiện qua nhiều đợt, cần phân chia dữ liệu theo cách thuận tiện cho việc theo dõi và nghiệm thu.

Bước 3: Cập nhật quá trình thi công. Người phụ trách ghi nhận diễn biến thực tế để lập nhật ký và cập nhật thông tin phục vụ KCS. Những thay đổi về thời gian, phạm vi hoặc khối lượng cần được kiểm tra trước khi sử dụng trong hồ sơ khác.

Bước 4: Kiểm tra và xuất hồ sơ nghiệm thu. Đối chiếu công việc tại hiện trường với các tài liệu liên quan, kiểm tra nội dung biên bản và biểu mẫu, sau đó kết xuất hồ sơ để thực hiện quy trình ký theo yêu cầu của dự án.

Bước 5: Tổng hợp khối lượng và thanh toán. Sử dụng dữ liệu công việc đã nghiệm thu để đối chiếu bảng khối lượng, lập hồ sơ thanh toán theo giai đoạn và tổng hợp phục vụ quyết toán. Trước khi phát hành, cần kiểm tra tính thống nhất giữa biên bản, bảng khối lượng và giá trị đề nghị thanh toán.

Nếu dữ liệu thay đổi sau khi đã xuất tài liệu, người dùng cần cập nhật thông tin và kiểm tra lại tất cả hồ sơ bị ảnh hưởng. Việc xuất lại một biên bản không tự động chứng minh các file đã gửi hoặc đã ký trước đó đều còn phù hợp.

So sánh cách lập hồ sơ thủ công và sử dụng phần mềm

Bảng trên mô tả sự khác biệt về cách tổ chức công việc, không phải cam kết rằng phần mềm loại bỏ mọi thao tác thủ công. Hiệu quả thực tế còn phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu đầu vào, mẫu biểu của dự án và cách đơn vị triển khai.

Ai nên sử dụng phần mềm Nghiệm thu xây dựng 360?

Phần mềm phù hợp để nhà thầu và cán bộ hồ sơ xem xét khi phải quản lý nhiều công việc, nhiều đợt nghiệm thu và nhiều loại tài liệu QLCL. Ban chỉ huy công trường có thể dùng dữ liệu công việc, nhật ký và khối lượng để phối hợp với bộ phận hồ sơ. Tư vấn giám sát hoặc ban quản lý dự án có thể quan tâm đến cách tra cứu, đối chiếu tài liệu theo từng hạng mục, tùy quyền và quy trình được thiết lập.

Với một dự án mới, doanh nghiệp nên thử trên một hạng mục cụ thể. Hãy kiểm tra phần mềm có đọc được dữ liệu đang sử dụng, thể hiện đúng mẫu của chủ đầu tư, xử lý được các đợt nghiệm thu và xuất ra bảng khối lượng phù hợp hay không. Kết quả thử nghiệm thực tế sẽ hữu ích hơn một danh sách tính năng chung.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm Nghiệm thu xây dựng 360 có thay thế Word và Excel không?

Phần mềm hỗ trợ quản lý dữ liệu và kết xuất hồ sơ, nhưng Word và Excel vẫn có thể được dùng để kiểm tra, chỉnh sửa hoặc xử lý những biểu mẫu đặc thù. Người phụ trách cần rà soát tài liệu xuất ra trước khi phát hành.

Có thể sử dụng mẫu biên bản của chủ đầu tư không?

Bài giới thiệu phần mềm cho biết biểu mẫu có thể điều chỉnh theo dự án. Khi triển khai, nên dùng mẫu đã được chủ đầu tư yêu cầu để xuất thử và kiểm tra các trường thông tin, bố cục, thành phần ký trước khi lập hàng loạt.

Khi thay đổi ngày thi công hoặc khối lượng thì cần làm gì?

Người dùng cần cập nhật dữ liệu liên quan, xác định những tài liệu chịu ảnh hưởng và kiểm tra lại nhật ký, biên bản, bảng khối lượng hoặc hồ sơ thanh toán trước khi xuất lại.

Phần mềm có tự bảo đảm hồ sơ nghiệm thu đúng không?

Không. Phần mềm hỗ trợ sắp xếp và lập tài liệu từ dữ liệu được nhập. Việc kiểm tra chất lượng tại hiện trường, đánh giá căn cứ nghiệm thu và xác nhận số liệu vẫn thuộc trách nhiệm của các bên tham gia dự án.

Kết luận

Giá trị của phần mềm nghiệm thu xây dựng nằm ở khả năng kết nối thông tin từ lúc tổ chức công việc đến khi lập nhật ký, KCS, biên bản và hồ sơ thanh toán. Khi dữ liệu được nhập đúng và kiểm tra thường xuyên, người làm hồ sơ có thể giảm việc sao chép giữa nhiều file và dễ đối chiếu tài liệu theo từng hạng mục hơn.

Nghiệm thu xây dựng 360 là một lựa chọn để doanh nghiệp khảo sát theo nhu cầu đó. Trước khi áp dụng cho toàn bộ dự án, nên chạy thử với chính dữ liệu và bộ biểu mẫu đơn vị đang sử dụng để đánh giá mức độ phù hợp.

Xem thông tin sản phẩm: Phần mềm Nghiệm thu xây dựng 360 Pro
Tư vấn và hỗ trợ: 0787 64 65 68