Quy trình lựa chọn nhà thầu trên QLDA 360: Hướng dẫn chi tiết từ lập kế hoạch đến ký hợp đồng

Quy trình lựa chọn nhà thầu trên QLDA 360 được quản lý như thế nào?

Quy trình lựa chọn nhà thầu của một dự án xây dựng thường trải qua nhiều công đoạn liên tiếp: hình thành gói thầu, lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, chuẩn bị hồ sơ mời thầu, phát hành hồ sơ, đánh giá kỹ thuật, đánh giá tài chính, thương thảo, phê duyệt kết quả và hoàn thiện hợp đồng.

Nếu mỗi bộ phận tự quản lý hồ sơ bằng thư mục hoặc bảng theo dõi riêng, việc xác định một gói thầu đang ở bước nào, người nào đang xử lý, hồ sơ nào đã được duyệt hay mốc thời gian nào sắp đến hạn sẽ trở nên khó kiểm soát khi số lượng dự án tăng lên.

Trên phần mềm Quản lý Dự án 360 – QLDA 360, mỗi công đoạn được quản lý theo đúng trình tự thực hiện. Người dùng có thể khai báo đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người xử lý, ngày giao, hạn xử lý, tài liệu đính kèm, quan hệ phụ thuộc giữa các đầu việc và trạng thái của từng hồ sơ.

Một điểm cần lưu ý ngay từ đầu là các con số về thời gian trong quy trình không phải đều là thời hạn pháp luật. Tài liệu phân biệt rõ:

Do đó, khi đưa một dự án thực tế lên QLDA 360, cán bộ quản lý cần cấu hình thời gian theo hồ sơ, thủ tục hành chính, phân cấp thẩm quyền và hợp đồng của dự án, không sử dụng máy móc các mốc đào tạo.

1. Quản lý thiết kế ba bước hoặc nhiều bước trước khi tổ chức lựa chọn nhà thầu

Đối với dự án áp dụng thiết kế ba bước hoặc nhiều bước, số bước thiết kế không được xác định đơn giản theo nhóm dự án. Người quyết định đầu tư lựa chọn số bước căn cứ quy mô, cấp công trình, công nghệ, mức độ phức tạp, yêu cầu quản lý và thông lệ quốc tế.

Vì vậy, không nên mặc định dự án nhóm A luôn thiết kế ba bước hoặc dự án nhóm B, C luôn thiết kế một hoặc hai bước.

1.1. Xác định số bước thiết kế

Đầu tiên cần quản lý nội dung số bước thiết kế trong quyết định phê duyệt dự án.

Trên QLDA 360, tạo đầu việc, khai báo phạm vi, pháp nhân chủ trì, pháp nhân phối hợp, người xử lý, ngày giao và hạn xử lý. Sau đó đính kèm tài liệu quyết định, trình duyệt và quản lý phiên bản.

1.2. Cấu hình chuỗi thiết kế

Tài liệu cho phép cấu hình một trong các chuỗi:

Thiết kế cơ sở → Thiết kế kỹ thuật → Thiết kế bản vẽ thi công

hoặc:

Thiết kế cơ sở → FEED → Bản vẽ thi công

hoặc:

FEED → Thiết kế kỹ thuật → Thiết kế bản vẽ thi công.

Hồ sơ quản lý gồm sơ đồ luồng thiết kế và danh mục các mốc phê duyệt.

1.3. Kiểm soát thiết kế bước sau

Thiết kế bước sau cụ thể hóa bước trước. Việc điều chỉnh được thực hiện để đáp ứng yêu cầu sử dụng và hiệu quả nhưng không làm thay đổi mục tiêu, quy mô và yêu cầu kinh tế – kỹ thuật đã được phê duyệt.

Các hồ sơ nên quản lý trực tiếp trên hệ thống gồm:

Bảng đối chiếu thông số → Nhật ký thay đổi thiết kế → Hồ sơ trình duyệt → Phiên bản được phê duyệt.

QLDA 360 cần lưu được lịch sử phiên bản để người sử dụng phân biệt rõ bản dự thảo, bản đang xử lý và bản đã được phê duyệt.

1.4. Thiết kế nhiều bước theo thông lệ quốc tế

Đối với thiết kế nhiều bước theo thông lệ quốc tế, tên gọi, nội dung, mức độ chi tiết và cổng kiểm soát của từng bước phải được xác định trong nhiệm vụ thiết kế hoặc hợp đồng và bảo đảm tương thích với quy định Việt Nam.

Hồ sơ quản lý gồm kế hoạch thiết kế, ma trận deliverable và các cổng phê duyệt.

2. Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Sau khi xác định nhu cầu và phạm vi công việc, quy trình lựa chọn nhà thầu bắt đầu từ việc hình thành các gói thầu.

2.1. Lập danh mục gói thầu

Việc phân chia gói thầu cần căn cứ tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, quy mô và khả năng cạnh tranh.

Đối với mỗi gói cần xác định:

Tên gói thầu → Giá gói thầu → Nguồn vốn → Hình thức lựa chọn → Phương thức lựa chọn → Thời gian tổ chức → Loại hợp đồng.

Trên QLDA 360, mỗi gói thầu cần được cấp một mã duy nhất.

Không chia nhỏ gói thầu nhằm mục đích chỉ định thầu và không gộp tư vấn, thi công hoặc thiết bị một cách bất hợp lý.

2.2. Lập hồ sơ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Chủ đầu tư hoặc cơ quan chuẩn bị dự án lập văn bản trình, bảng kế hoạch và các tài liệu làm căn cứ như:

quyết định đầu tư, nguồn vốn, dự toán gói thầu và điều ước hoặc thỏa thuận vốn nếu có.

Kết quả cần lưu trên hệ thống gồm tờ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu và dự thảo quyết định.

2.3. Thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Đơn vị thẩm định kiểm tra sự đầy đủ và phù hợp của:

giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức lựa chọn, phương thức lựa chọn, thời gian, loại hợp đồng và tùy chọn mua thêm nếu có.

Kết quả là báo cáo thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Trên QLDA 360 nên tạo phiếu kiểm soát riêng, ghi ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, người xử lý, kết luận từng tiêu chí và các yêu cầu bổ sung.

2.4. Phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Khi hồ sơ đủ điều kiện, kế hoạch được phê duyệt làm căn cứ tổ chức lựa chọn nhà thầu.

Trên QLDA 360 cần chọn đúng phiên bản hồ sơ trình, sau đó nhập:

số văn bản, ngày văn bản, pháp nhân hoặc người ký, phạm vi phê duyệt và điều kiện kèm theo.

Khi quyết định được phát hành, phiên bản đã duyệt cần được khóa để không bị chỉnh sửa nhầm.

2.5. Đăng tải kế hoạch

Sau khi kế hoạch được phê duyệt, chủ đầu tư thực hiện đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Theo tài liệu, bước này được xác định PL: 05 ngày làm việc, chậm nhất kể từ ngày văn bản phê duyệt kế hoạch được ban hành.

QLDA 360 cần lưu mã thông báo, biên nhận thời gian và liên kết dữ liệu đăng tải với từng gói thầu.

3. Đấu thầu rộng rãi qua mạng – một giai đoạn hai túi hồ sơ

Tài liệu sử dụng mô phỏng tiến độ kiểm soát nội bộ 47 ngày để phục vụ đào tạo cấu hình.

Cần hiểu đúng rằng:

47 ngày là tiến độ kiểm soát nội bộ phục vụ đào tạo, không phải thời hạn pháp luật áp dụng chung cho mọi gói thầu.

Đây là điểm rất quan trọng khi triển khai phần mềm thực tế.

4. Lập, thẩm định và phê duyệt E-HSMT

4.1. Lập E-HSMT

Bên mời thầu lập:

yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá, điều kiện hợp đồng, biểu mẫu và dữ liệu của gói thầu.

Kết quả là dự thảo E-HSMT.

Trên QLDA 360, người dùng mở hồ sơ gói thầu, nhập phương thức, mốc đóng thầu, mở thầu, đơn vị xử lý và quan hệ phụ thuộc rồi đính kèm dự thảo E-HSMT.

4.2. Thẩm định E-HSMT

Hồ sơ được kiểm tra về tính đầy đủ, tính cạnh tranh, sự phù hợp với quy định và kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Kết quả là báo cáo thẩm định E-HSMT.

4.3. Phê duyệt E-HSMT

Sau thẩm định, E-HSMT được trình phê duyệt trước khi phát hành.

QLDA 360 cần khóa đúng phiên bản đã được phê duyệt và chuyển trạng thái hồ sơ.

Người phê duyệt là chủ đầu tư hoặc cấp được phân quyền, không mặc định là bên mời thầu.

5. Phát hành E-HSMT và xử lý trước thời điểm đóng thầu

Sau khi E-HSMT được phê duyệt, bên mời thầu thực hiện đăng tải và phát hành hồ sơ.

Trong khoảng thời gian này có thể phát sinh:

Phát hành E-HSMT → Làm rõ E-HSMT → Sửa đổi E-HSMT → Khảo sát hiện trường hoặc hội nghị tiền đấu thầu → Đóng thầu.

Mọi văn bản làm rõ hoặc sửa đổi phải được lưu đúng gói thầu và đúng phiên bản trên QLDA 360.

Mốc 18 ngày trong tài liệu là tiến độ tham khảo từ ngày phát hành đến đóng thầu, được xác định là KHNB chứ không phải thời hạn pháp luật áp dụng chung.

6. Mở và đánh giá đề xuất kỹ thuật

Tại thời điểm đóng thầu, E-HSĐX kỹ thuật được mở và lập biên bản.

Sau đó tổ chuyên gia thực hiện lần lượt:

Khi đánh giá, kết quả cần ghi rõ đạt, không đạt, điểm số và căn cứ. Không nên sử dụng những kết luận chung chung như “cơ bản đáp ứng” mà không có bằng chứng đi kèm.

Một nguyên tắc đặc biệt quan trọng:

Không mở đề xuất tài chính trước khi danh sách nhà thầu đáp ứng kỹ thuật được phê duyệt.

7. Mở và đánh giá đề xuất tài chính

Sau khi danh sách nhà thầu đáp ứng kỹ thuật được phê duyệt, bên mời thầu mới mở E-HSĐX tài chính của các nhà thầu đủ điều kiện.

Quy trình tiếp tục theo thứ tự:

Mở đề xuất tài chính
↓
Sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch
↓
Đánh giá đề xuất tài chính
↓
Xác định giá đánh giá
↓
Xếp hạng nhà thầu

Mọi việc sửa lỗi và hiệu chỉnh phải ghi rõ cơ sở và giá trị điều chỉnh.

Các tài liệu tương ứng cần lưu trên QLDA 360 gồm biên bản mở đề xuất tài chính, bảng sửa lỗi/hiệu chỉnh, bảng đánh giá tài chính và bảng xếp hạng nhà thầu.

8. Đối chiếu tài liệu và thương thảo hợp đồng

Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được mời đối chiếu bản gốc, năng lực, nhân sự và các tài liệu liên quan.

Kết quả được lập thành biên bản đối chiếu.

Sau đó các bên làm rõ những nội dung còn khác biệt nhưng không làm thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu.

Bước tiếp theo là thương thảo để thống nhất phạm vi, kỹ thuật, tiến độ, giá, điều kiện hợp đồng và trách nhiệm của các bên.

Kết quả là biên bản thương thảo hợp đồng.

Tài liệu lưu ý không thương thảo làm thay đổi giá dự thầu và những nội dung cơ bản trái quy định.

Trên QLDA 360, biên bản thương thảo nên được liên kết trực tiếp với đúng phiên bản dự thảo hợp đồng.

9. Phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Sau thương thảo, hồ sơ được hoàn thiện để trình kết quả lựa chọn nhà thầu.

Quy trình gồm:

Trình kết quả → Thẩm định kết quả → Phê duyệt kết quả → Công khai kết quả.

Tờ trình phải thể hiện nhà thầu được kiến nghị, giá, loại hợp đồng và thời gian thực hiện.

Đơn vị thẩm định kiểm tra quá trình đánh giá, thương thảo, giá và kiến nghị trước khi phát hành báo cáo thẩm định.

Sau đó chủ đầu tư ban hành quyết định phê duyệt kết quả.

Khi đưa quyết định lên QLDA 360 cần nhập đúng số văn bản, ngày văn bản, người ký, phạm vi và điều kiện kèm theo, sau đó khóa phiên bản đã phê duyệt.

Đối với công khai kết quả, tài liệu xác định PL: 05 ngày làm việc, chậm nhất kể từ ngày quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được ban hành.

10. Hoàn thiện và ký hợp đồng

Sau khi có kết quả lựa chọn nhà thầu, công việc tiếp tục với bốn nhóm chính:

Gửi thư chấp thuận

Thông báo chấp thuận E-HSDT và trao hợp đồng cho nhà thầu trúng.

Kiểm tra bảo đảm thực hiện hợp đồng

Nhà thầu nộp bảo đảm; chủ đầu tư kiểm tra giá trị, hiệu lực và điều kiện.

Hoàn thiện điều kiện hợp đồng

Hoàn chỉnh phụ lục, tiến độ, nhân sự, bảo hiểm và các điều kiện tiên quyết.

Ký và phát hành hợp đồng

Các bên ký, đóng dấu, phát hành và cập nhật mốc hiệu lực.

Tài liệu đặc biệt lưu ý không cho phép khởi công nếu hợp đồng, bảo đảm thực hiện, bảo hiểm và các điều kiện khởi công chưa hợp lệ.

11. Quản lý chỉ định thầu thông thường trên QLDA 360

Đối với chỉ định thầu thông thường, trước hết phải xác định đúng căn cứ áp dụng.

Trên QLDA 360 nên bắt buộc quản lý trường:

“Lý do và điều khoản áp dụng”.

Quy trình được tổ chức theo thứ tự:

Lập HSYC → Thẩm định HSYC → Phê duyệt HSYC → Xác định nhà thầu dự kiến → Phát hành HSYC → Tiếp nhận HSĐX → Đánh giá → Thương thảo → Thẩm định kết quả → Phê duyệt → Ký hợp đồng.

Kiểm soát thời hạn 45/90 ngày

Đây là nội dung dễ bị hiểu sai nhất.

Theo tài liệu, đối với chỉ định thầu thông thường:

Tối đa 45 ngày từ ngày phê duyệt hồ sơ yêu cầu đến ngày ký hợp đồng.

Đối với gói thầu quy mô lớn, phức tạp:

Tối đa 90 ngày.

QLDA 360 cần sử dụng một đồng hồ thời hạn tổng cho toàn bộ quy trình này.

Các bước:

Đánh giá → Thương thảo → Thẩm định → Phê duyệt → Hoàn thiện và ký hợp đồng

chỉ là những bước con nằm trong thời hạn tổng.

Không cộng thêm 45 hoặc 90 ngày cho từng bước.

12. Cách quản lý hồ sơ đúng trên QLDA 360

Trong toàn bộ quy trình, người sử dụng nên duy trì một nguyên tắc thống nhất:

Mỗi công đoạn có một người chịu trách nhiệm.
Mỗi hồ sơ được gắn đúng bước.
Mỗi lần điều chỉnh tạo thành phiên bản có lịch sử.
Mỗi quyết định được duyệt phải khóa phiên bản.
Mỗi mốc thời gian phải xác định là PL, KHNB hay HĐ.

Nhờ đó một gói thầu không còn là tập hợp những file Word, Excel, PDF nằm rời rạc trong nhiều thư mục mà trở thành một chuỗi hồ sơ có trình tự xử lý rõ ràng.

Người quản lý có thể kiểm tra được:

ai đang xử lý, hồ sơ đang ở bước nào, bước nào đã hoàn thành, tài liệu nào là phiên bản chính thức, công việc nào sắp đến hạn và công đoạn nào đang ảnh hưởng đến tiến độ chung.

13. Những lỗi cần tránh khi quản lý lựa chọn nhà thầu

Không mặc định số bước thiết kế theo nhóm dự án.

Không chia nhỏ gói thầu nhằm chỉ định thầu.

Không gộp tư vấn, thi công và thiết bị một cách bất hợp lý.

Không xem các mốc KHNB là thời hạn pháp luật.

Không xem mô phỏng 47 ngày là quy định bắt buộc cho mọi gói thầu.

Không mở đề xuất tài chính khi danh sách đáp ứng kỹ thuật chưa được phê duyệt.

Không ghi kết luận đánh giá chung chung mà thiếu điểm số hoặc bằng chứng.

Không thương thảo làm thay đổi giá dự thầu và nội dung cơ bản trái quy định.

Không áp dụng chỉ định thầu nếu chưa có căn cứ và điều khoản áp dụng.

Không cộng thời hạn 45/90 ngày riêng cho từng công đoạn của chỉ định thầu thông thường.

14. Câu hỏi thường gặp

47 ngày có phải thời hạn lựa chọn nhà thầu bắt buộc không?

Không. Trong tài liệu, 47 ngày là mô phỏng tiến độ kiểm soát nội bộ phục vụ đào tạo cấu hình, không phải thời hạn pháp luật áp dụng chung.

KHNB có phải thời hạn pháp luật không?

Không. KHNB là kế hoạch kiểm soát nội bộ. Khi triển khai dự án phải cấu hình lại theo hồ sơ, thủ tục hành chính, phân cấp hoặc hợp đồng.

Khi nào được mở đề xuất tài chính?

Sau khi danh sách nhà thầu đáp ứng kỹ thuật đã được phê duyệt.

Tại sao QLDA 360 phải khóa phiên bản đã duyệt?

Để bảo đảm người sử dụng nhận biết chính xác đâu là tài liệu chính thức và tránh chỉnh sửa nhầm tài liệu đã được phê duyệt.

Chỉ định thầu có phải ghi lý do áp dụng không?

Có. Hồ sơ cần quản lý rõ lý do và điều khoản làm căn cứ áp dụng.

Thời hạn 45/90 ngày được tính như thế nào?

Đây là thời hạn tổng của quy trình chỉ định thầu thông thường từ ngày phê duyệt HSYC đến ngày ký hợp đồng. Các bước đánh giá, thương thảo, thẩm định, phê duyệt và ký hợp đồng nằm trong cùng thời hạn tổng.

15. QLDA 360 hỗ trợ quản lý quy trình lựa chọn nhà thầu như thế nào?

Khi toàn bộ hồ sơ được quản lý theo một quy trình thống nhất, chủ đầu tư và Ban quản lý dự án có thể theo dõi quá trình lựa chọn nhà thầu từ khi hình thành gói thầu đến khi hợp đồng được ký.

QLDA 360 hỗ trợ tổ chức hồ sơ theo từng công đoạn, quản lý người xử lý, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, thời hạn, trạng thái, phiên bản và tài liệu liên quan.

Đối với những quy trình có nhiều bước, việc quản lý tập trung giúp cán bộ dự án hạn chế tình trạng bỏ sót hồ sơ, sử dụng nhầm phiên bản hoặc khó xác định trách nhiệm khi một công việc chậm tiến độ.

16. Liên hệ tư vấn triển khai phần mềm QLDA 360

Nếu đơn vị đang cần quản lý hồ sơ pháp lý dự án, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, tiến độ các gói thầu, hồ sơ trình – thẩm định – phê duyệt hoặc xây dựng quy trình quản lý tập trung cho chủ đầu tư và Ban quản lý dự án, có thể liên hệ Công ty CP Công nghệ TBT Việt Nam để được tư vấn triển khai QLDA 360.

CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ TBT VIỆT NAM

Sản phẩm: Phần mềm Quản lý Dự án 360 – QLDA 360

Bài viết liên quan: QUY TRÌNH LẬP BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHẢ THI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG DỰ ÁN NHÓM B, C – HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TRÊN QLDA 360

Hỗ trợ: Tư vấn triển khai – Cấu hình quy trình – Đào tạo sử dụng – Chuyển đổi dữ liệu quản lý dự án

MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ

• Địa chỉ công ty: 122 Lê Lai, khu 4, phường Quang Trung, tỉnh Thanh Hóa.

• Văn phòng Hà Nội: CT5B, Khu đô thị Xa La, phường Hà Đông (xã Tân Triều), Hà Nội.

• Văn phòng TP.HCM: 36/31A/12 Đường Số 4, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh.

• Hotline: Mobifone 0787 64 65 68; Viettel 096 636 0702; Vinaphone 091 222 4669 (Zalo).

• Email: nghiemthuxaydung.qlcl@gmail.com

• Website TBT Việt Nam: bimxaydung.com

PHẠM VI SỬ DỤNG: Bài viết là tài liệu hướng dẫn quản trị nội bộ và truyền thông chuyên môn, không thay thế việc kiểm tra thủ tục hành chính, quyết định phân cấp hoặc ý kiến pháp lý cho một dự án cụ thể.