QUY TRÌNH LẬP BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHẢ THI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG DỰ ÁN NHÓM B, C – HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TRÊN QLDA 360

1. Tổng quan quy trình lập Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng dự án nhóm B và nhóm C

Trong quản lý dự án đầu tư xây dựng, một trong những nội dung dễ gây nhầm lẫn nhất là xác định dự án phải đi theo đường Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hay chỉ lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng. Việc xác định sai ngay từ bước đầu có thể kéo theo sai cấu hình thiết kế, sai thành phần hồ sơ, sai trình tự thẩm định, sai người có trách nhiệm xử lý và đặc biệt là khó kiểm soát phiên bản hồ sơ khi dự án phát sinh nhiều lần bổ sung, giải trình.

Theo tài liệu hướng dẫn, tên đầy đủ phải được sử dụng thống nhất trong hồ sơ và trong phần mềm là “Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng” và “Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng”. Hai khái niệm này không được dùng chung một tên viết tắt và Báo cáo nghiên cứu khả thi cũng không nên được gọi là “BCKTKT mở rộng”.
Nội dung hướng dẫn trong bài này tập trung vào dự án nhóm B và dự án nhóm C lập Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng theo cấu hình thiết kế hai bước. Đường đi nghiệp vụ được tổ chức từ bước xác định BCNCKT, chuẩn bị tư vấn, khảo sát xây dựng, lập hồ sơ dự án, xử lý thủ tục chuyên ngành, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt dự án, lập thiết kế bản vẽ thi công, thẩm tra – thẩm định thiết kế bước hai và cuối cùng phát hành bộ hồ sơ được phê duyệt để chuyển sang đấu thầu hoặc thi công.

Đây cũng là cách tiếp cận phù hợp khi số hóa quy trình bằng phần mềm quản lý dự án xây dựng QLDA 360. Thay vì chỉ lưu file theo thư mục, mỗi công đoạn cần được biến thành một đầu việc có người chủ trì, đơn vị phối hợp, thời hạn, trạng thái, hồ sơ đầu vào, hồ sơ đầu ra, phiên bản và lịch sử phê duyệt.

Toàn bộ luồng trên thể hiện một nguyên tắc rất quan trọng: hồ sơ của bước sau chỉ nên được sử dụng khi phiên bản hợp lệ của bước trước đã được kiểm soát. Đây là lý do quản lý dự án số không thể chỉ dừng ở chức năng tải file lên hệ thống mà phải quản lý cả workflow, trách nhiệm, trạng thái, phiên bản, lịch sử thay đổi và mối quan hệ giữa các hồ sơ.

2. Cần hiểu đúng PL, KHNB và HĐ trước khi theo dõi tiến độ dự án

Trong tài liệu hướng dẫn, thời gian của mỗi công đoạn không phải lúc nào cũng là thời hạn pháp luật. Đây là điểm người sử dụng QLDA 360 cần hiểu trước khi thiết lập tiến độ.

Ví dụ, bước xác định đường BCNCKT được tài liệu bố trí KHNB 2 ngày làm việc, nhưng tài liệu nhấn mạnh đây là kế hoạch nội bộ, không phải thời hạn pháp luật. Tương tự, nhiều công việc chuẩn bị lựa chọn tư vấn được đề xuất 15–45 ngày nhưng thời lượng thực tế phải điều chỉnh theo hình thức lựa chọn nhà thầu, hồ sơ, phân cấp, thủ tục hành chính hoặc hợp đồng của dự án.
Khi triển khai trên QLDA 360, không nên tạo một trường “Số ngày pháp luật” rồi áp dụng cho toàn bộ công việc. Hệ thống cần phân biệt rõ loại thời gian. Những bước được gắn PL phải tính đúng thời điểm bắt đầu, thời gian tạm dừng, thời gian Chủ đầu tư bổ sung hồ sơ và thời điểm tiếp tục tính. Những bước KHNB hoặc HĐ được sử dụng để quản trị nội bộ nhưng không được trình bày như một căn cứ pháp luật.

3. Bước 9 – Xác định dự án đi theo đường Báo cáo nghiên cứu khả thi

Bước đầu tiên trong giai đoạn này là xác định dự án có thuộc trường hợp lập Báo cáo nghiên cứu khả thi hay không.

Theo tài liệu, cần xác định dự án không thuộc trường hợp chỉ lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật hoặc trường hợp người quyết định đầu tư yêu cầu lập Báo cáo nghiên cứu khả thi do yêu cầu quản lý, công nghệ. Sau khi xác định đường BCNCKT, dự án phải được cấu hình thiết kế hai bước.

Ba cấu hình được tài liệu nêu gồm:

Thiết kế cơ sở → Thiết kế bản vẽ thi công

hoặc

FEED → Thiết kế bản vẽ thi công

hoặc

Thiết kế kỹ thuật → Thiết kế bản vẽ thi công

Hồ sơ đầu ra của bước này là Phiếu phân loại và quyết định số bước thiết kế. Đơn vị chủ trì là Chủ đầu tư hoặc cơ quan chuẩn bị dự án; các bên phối hợp có thể gồm người quyết định đầu tư, cơ quan chuyên môn và tư vấn.

Cách quản lý bước 9 trên QLDA 360

Trên phần mềm quản lý dự án QLDA 360 nên tạo một đầu việc riêng cho bước 9. Đầu việc cần thể hiện phạm vi, pháp nhân chủ trì, pháp nhân phối hợp, người xử lý, ngày giao, thời hạn và bộ hồ sơ xác định đường dự án.

“Phiếu phân loại; quyết định số bước thiết kế” phải được đính kèm đúng đầu việc, trình duyệt và quản lý phiên bản. Khi có bản được duyệt, phần mềm cần xác định rõ bản nào có hiệu lực để các công việc tiếp theo sử dụng.

Điểm quan trọng nhất ở giai đoạn này là không gọi BCNCKT là “BCKTKT mở rộng”. Nếu đặt sai tên ngay trên hệ thống, lỗi thuật ngữ sẽ tiếp tục xuất hiện ở danh mục hồ sơ, quy trình phê duyệt, báo cáo tổng hợp và tra cứu sau này.

4. Bước 10 – Chuẩn bị nhiệm vụ, lựa chọn tư vấn và ký hợp đồng

Sau khi xác định dự án đi theo Báo cáo nghiên cứu khả thi, dự án chuyển sang nhóm công việc chuẩn bị tư vấn. Theo tài liệu, bước 10 được chia thành bốn công đoạn: 10.1 lập nhiệm vụ khảo sát; 10.2 lập nhiệm vụ BCNCKT và dự toán; 10.3 lựa chọn tư vấn khảo sát/lập dự án; 10.4 ký hợp đồng tư vấn.

4.1. Lập nhiệm vụ khảo sát

Nhiệm vụ khảo sát cần xác định loại khảo sát, phạm vi, khối lượng và sản phẩm khảo sát phục vụ cho việc lập dự án.

Đây không nên được xem là một hồ sơ hình thức. Nếu nhiệm vụ khảo sát không xác định đủ đối tượng, vị trí, phạm vi và yêu cầu sản phẩm, bước khảo sát hiện trường phía sau sẽ rất khó đánh giá đủ hay thiếu.

Theo tài liệu, Chủ đầu tư là đơn vị chủ trì. Tư vấn lập nhiệm vụ và đơn vị thụ hưởng phối hợp thực hiện. Khoảng 15–45 ngày được sử dụng dưới dạng KHNB và cần điều chỉnh theo hình thức lựa chọn nhà thầu chứ không được hiểu thành thời hạn pháp luật cố định.

4.2. Lập nhiệm vụ BCNCKT và dự toán tư vấn

Công đoạn 10.2 xác định nội dung cần lập, cấu hình bước thiết kế, sản phẩm bàn giao, tiến độ và dự toán tư vấn.

Hồ sơ kết quả là Nhiệm vụ lập BCNCKT và dự toán tư vấn. Đây chính là cơ sở để kiểm soát phạm vi của tư vấn sau khi được lựa chọn. Nếu nhiệm vụ và hợp đồng không thống nhất, dự án rất dễ phát sinh tranh luận về trách nhiệm, khối lượng và sản phẩm phải bàn giao.

Trên QLDA 360, bước 10.2 nên được tạo thành một đầu việc độc lập, có người xử lý, ngày giao, hạn xử lý, hồ sơ nhiệm vụ và dự toán. Khi trình duyệt cần lưu từng phiên bản thay vì ghi đè file cũ.

4.3. Lựa chọn tư vấn khảo sát và tư vấn lập dự án

Bước 10.3 tổ chức lựa chọn, đánh giá và phê duyệt nhà thầu tư vấn. Hồ sơ đầu ra gồm hồ sơ lựa chọn nhà thầu và quyết định kết quả.

Tài liệu xác định Chủ đầu tư hoặc bên mời thầu được giao là đơn vị chủ trì, tổ chuyên gia và đơn vị thụ hưởng tham gia phối hợp. Nếu Ban QLDA được giao tổ chức lựa chọn nhà thầu thì thông tin về căn cứ giao nhiệm vụ hoặc ủy quyền phải được thể hiện rõ trong hệ thống.

Điều này rất quan trọng khi số hóa pháp lý dự án. Phần mềm quản lý dự án xây dựng không chỉ lưu kết quả lựa chọn nhà thầu mà còn phải giúp truy được ai có thẩm quyền thực hiện công việc đó và căn cứ của thẩm quyền là gì.

4.4. Ký hợp đồng tư vấn

Sau khi lựa chọn tư vấn, bước 10.4 thống nhất phạm vi, sản phẩm, tiến độ, trách nhiệm, kiểm soát thay đổi và thanh toán.

Hồ sơ chính là hợp đồng tư vấn đã ký.

Từ thời điểm này, nhiều thời lượng phía sau chuyển sang quản lý theo HĐ – hợp đồng. Vì vậy phần mềm QLDA 360 cần liên kết hợp đồng với kế hoạch công việc để khi thay đổi tiến độ hợp đồng có thể nhận biết các đầu việc bị ảnh hưởng.

5. Bước 11 – Quản lý khảo sát xây dựng từ nhiệm vụ đến dữ liệu nền

Khảo sát xây dựng được tài liệu tổ chức thành một chuỗi liên tục gồm phê duyệt nhiệm vụ, chấp thuận phương án kỹ thuật, thực hiện khảo sát, nghiệm thu kết quả và bàn giao dữ liệu nền.

Tài liệu yêu cầu kiểm soát rõ phương pháp, thiết bị, nhân lực, lưới/mốc, thí nghiệm, chất lượng và an toàn trước khi triển khai khảo sát. Khi khảo sát thực địa phải quản lý nhật ký, mẫu thí nghiệm, mốc, số liệu đo, ảnh và các sai khác. Sau đó kết quả khảo sát phải được nghiệm thu trước khi chuyển thành dữ liệu đầu vào cho thiết kế.

5.1. Phê duyệt nhiệm vụ khảo sát và nhiệm vụ thiết kế

Trước khi triển khai, Chủ đầu tư cần kiểm tra phạm vi, tiêu chuẩn áp dụng, khối lượng, sản phẩm khảo sát, yêu cầu thiết kế và trách nhiệm của các bên.

Hồ sơ đầu ra gồm quyết định phê duyệt nhiệm vụ khảo sát và nhiệm vụ thiết kế.

Tài liệu đề xuất KHNB 1–2 ngày sau khi nhiệm vụ đã được lập đầy đủ. Trên QLDA 360, sau khi văn bản được phê duyệt phải ghi người phê duyệt, số văn bản, ngày văn bản và khóa đúng phiên bản được duyệt.

5.2. Lập và chấp thuận phương án kỹ thuật khảo sát

Nhà thầu khảo sát lập phương án kỹ thuật, trong đó thể hiện phương pháp, thiết bị, nhân sự, mốc, kế hoạch thí nghiệm, kiểm soát chất lượng và an toàn.

Chủ đầu tư kiểm tra và chấp thuận trước khi triển khai khảo sát hiện trường.

Trên QLDA 360 cần lưu rõ người chấp thuận, ngày hiệu lực và phiên bản phương án. Không nên cho nhật ký khảo sát chính thức tham chiếu tới một phương án chưa được chấp thuận.

5.3. Thực hiện khảo sát địa hình, địa chất và hiện trạng

Nhà thầu khảo sát triển khai theo nhiệm vụ và phương án đã được duyệt. Hồ sơ trong giai đoạn này gồm nhật ký khảo sát, số liệu đo, kết quả thí nghiệm và ảnh hiện trường.

Một cách quản lý hiệu quả là tổ chức dữ liệu theo vị trí + ngày thực hiện + đối tượng khảo sát. Mỗi bản ghi có thể liên kết mốc đo, mẫu thí nghiệm, ảnh, người xác nhận và sai khác so với phương án.

Cách làm này phù hợp với xu hướng chuyển đổi số ngành xây dựng vì dữ liệu không còn là các file rời rạc mà có quan hệ trực tiếp với đối tượng và tiến trình thực hiện.

5.4. Nghiệm thu và phê duyệt kết quả khảo sát

Khi nhận báo cáo kết quả khảo sát, Chủ đầu tư phải kiểm tra khối lượng, phương pháp, độ tin cậy của số liệu và mức độ phù hợp với nhiệm vụ.

Hồ sơ đầu ra gồm Báo cáo kết quả khảo sát, biên bản nghiệm thu và văn bản phê duyệt.

Nếu chưa đủ điều kiện sử dụng cho thiết kế thì phải yêu cầu bổ sung, không nên chuyển trạng thái hồ sơ thành hoàn thành chỉ vì nhà thầu đã nộp file.

QLDA 360 cần có checklist nghiệm thu với trạng thái đạt/không đạt, phạm vi được phép sử dụng, tồn tại và thời hạn bổ sung. Bản báo cáo đã được phê duyệt phải được khóa.

5.5. Chốt và bàn giao bộ dữ liệu nền

Sau nghiệm thu, dữ liệu tọa độ, cao độ, địa tầng, hiện trạng và các điều kiện thiết kế phải được chuẩn hóa và bàn giao.

Tài liệu yêu cầu phát hành một bộ dữ liệu nền có mã phiên bản, ghi hệ tọa độ, hệ cao độ, ngày chốt dữ liệu và đơn vị nhận. Không để nhóm thiết kế sử dụng một bản chưa được bàn giao chính thức.

Đây là một nguyên tắc rất quan trọng trong quản lý dữ liệu dự án: thiết kế chỉ có giá trị kiểm soát khi biết chính xác nó được phát triển từ phiên bản dữ liệu nền nào.

6. Bước 12 – Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng

Sau khi có dữ liệu nền, tư vấn bước vào nhóm công việc cốt lõi của Báo cáo nghiên cứu khả thi.

Tài liệu chia thành sáu phần: lập thuyết minh dự án; lập thiết kế bước thứ nhất; lập tổng mức đầu tư; lập phương án tổ chức thực hiện; hoàn thiện các giải pháp chuyên ngành; cuối cùng kiểm tra tích hợp và phát hành bộ BCNCKT.

6.1. Lập thuyết minh BCNCKT

Thuyết minh cần xây dựng sự cần thiết đầu tư, mục tiêu, quy mô, địa điểm, tổ chức thực hiện, tiến độ và hiệu quả dự án.

Điểm cần lưu ý là thuyết minh không tồn tại độc lập. Nội dung quy mô và giải pháp trong thuyết minh phải thống nhất với thiết kế bước thứ nhất; nội dung chi phí phải thống nhất với tổng mức đầu tư; nội dung tiến độ phải thống nhất với phương án tổ chức thực hiện.

Do đó QLDA 360 nên quản lý thuyết minh như một thành phần trong một bộ BCNCKT có cấu trúc, không phải file Word độc lập không liên kết.

6.2. Lập thiết kế bước thứ nhất

Thiết kế bước thứ nhất có thể là thiết kế cơ sở, FEED hoặc thiết kế kỹ thuật tùy cấu hình đã lựa chọn ở bước 9.

Sản phẩm là hồ sơ thiết kế bước thứ nhất.

Tài liệu yêu cầu đây là một thành phần chính của BCNCKT, được lập song song với thuyết minh, tổng mức đầu tư và các nội dung chuyên ngành.

6.3. Lập tổng mức đầu tư

Tổng mức đầu tư xác định các nhóm chi phí xây dựng, thiết bị, quản lý, tư vấn, chi phí khác, dự phòng và nguồn vốn.

Hồ sơ đầu ra gồm tổng mức đầu tư và các phụ lục chi phí.

Trong phần mềm quản lý dự án đầu tư xây dựng, tổng mức đầu tư nên có phiên bản tương ứng với từng phiên bản thiết kế. Khi thiết kế thay đổi nhưng tổng mức vẫn giữ file cũ mà không xác định quan hệ phiên bản, dự án rất dễ mất khả năng truy vết.

6.4. Phương án tổ chức thực hiện

Phương án này xác định hình thức quản lý dự án, kế hoạch triển khai, phân kỳ và quản lý rủi ro.

Đây là cơ sở quan trọng để sau này thiết lập tiến độ tổng thể trên QLDA 360. Thay vì tạo lịch tiến độ hoàn toàn tách rời hồ sơ BCNCKT, nên liên kết kế hoạch triển khai với phiên bản dự án đã được phê duyệt.

6.5. Hoàn thiện giải pháp chuyên ngành

Tài liệu yêu cầu bổ sung và hoàn thiện các nội dung môi trường, PCCC, đất đai, hạ tầng, đấu nối, vận hành và bảo trì.

Các hồ sơ này cần đồng bộ với thiết kế, không nên quản lý thành một nhóm “hồ sơ khác” không rõ quan hệ với dự án.

6.6. Kiểm tra tích hợp và phát hành BCNCKT

Đây là cổng kiểm soát trước khi hồ sơ được chuyển sang thẩm tra hoặc thẩm định.

Tư vấn phải đối chiếu thuyết minh – thiết kế – tổng mức – hồ sơ chuyên ngành, xử lý xung đột và phát hành một phiên bản trình thống nhất.

Sản phẩm là Bộ BCNCKT tích hợp, có danh mục phiên bản.

Trên QLDA 360 nên tạo phiếu kiểm soát bước 12.6, ghi ngày nhận đủ hồ sơ, người xử lý, kết luận theo từng tiêu chí và quản lý riêng các yêu cầu bổ sung.

7. Bước 13 – Quản lý các thủ tục chuyên ngành

Tài liệu phân tách thủ tục chuyên ngành thành nhiều đầu việc độc lập thay vì tạo một công việc chung mang tên “xin thỏa thuận”.

Đây là một nguyên tắc thực tế rất quan trọng.

Môi trường ≠ PCCC ≠ quy hoạch ≠ đấu nối điện ≠ cấp nước ≠ thoát nước ≠ giao thông ≠ đất đai/GPMB.

Các thủ tục có cơ quan xử lý, thành phần hồ sơ, thời hạn và điều kiện hoàn thành khác nhau nên phải được quản lý tách biệt. Tài liệu cũng xác định các thủ tục này có thể chạy song song và thời gian KHNB 20–45 ngày phải được hiệu chỉnh theo thủ tục hành chính, phân cấp và hợp đồng cụ thể.

Sơ đồ xử lý song song

Sau khi các nhánh hoàn thành, QLDA 360 cần tổng hợp thành danh mục chấp thuận chuyên ngành, lưu pháp nhân/người ký, số văn bản, ngày văn bản, phạm vi và các điều kiện kèm theo.

Điểm quan trọng không chỉ là “đã có văn bản hay chưa” mà còn là văn bản đó áp dụng cho phạm vi nào và có điều kiện gì phải tiếp tục thực hiện.

8. Bước 14 – Thẩm tra BCNCKT và tổng mức đầu tư

Khi dự án tổ chức thẩm tra, nhà thầu tư vấn thẩm tra kiểm tra giải pháp thiết kế bước thứ nhất, tổng mức đầu tư, hiệu quả, an toàn và mức độ tuân thủ.

Kết quả gồm Báo cáo thẩm tra BCNCKT và Báo cáo thẩm tra tổng mức.

Tài liệu đề xuất HĐ/KHNB khoảng 10–15 ngày, nhưng thời gian được quản lý theo hợp đồng, tiến độ và điều kiện nghiệm thu đã được phê duyệt.

Trên QLDA 360 nên tạo phiếu kiểm soát riêng cho bước 14. Điều quan trọng là kết luận thẩm tra phải liên kết được với đúng phiên bản hồ sơ được thẩm tra.

Không nên có tình trạng hồ sơ đã lên Revision 04 nhưng báo cáo thẩm tra không thể xác định đang thẩm tra Revision 02, 03 hay 04.

9. Bước 15 – Thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng

Đây là nhóm công việc có các mốc thời hạn pháp luật cần được quản lý đặc biệt chặt chẽ.

Quy trình tài liệu chia thành bốn phần:

9.1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ BCNCKT

Cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc cơ quan được giao thẩm định theo phân cấp kiểm tra văn bản đề nghị, hồ sơ pháp lý, thiết kế, tổng mức, báo cáo thẩm tra và các chấp thuận chuyên ngành.

Theo tài liệu, bước kiểm tra hồ sơ sử dụng mốc PL 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ để yêu cầu bổ sung một lần hoặc từ chối tiếp nhận nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc không đúng thẩm quyền.

QLDA 360 cần ghi được ít nhất bốn mốc: ngày nhận hồ sơ, ngày yêu cầu bổ sung, ngày từ chối nếu có và lý do.

Chỉ khi hồ sơ đủ, hợp lệ mới chuyển trạng thái sang Đang thẩm định.

9.2. Thẩm định nội dung và sự khác nhau giữa dự án nhóm B – nhóm C

Nội dung thẩm định gồm thiết kế bước thứ nhất, tổng mức, an toàn, tuân thủ và điều kiện thực hiện.

Theo đúng tài liệu hướng dẫn, đây là một trong những điểm khác biệt cần chú ý nhất giữa nhóm B và nhóm C:

Đối với nhóm B, tài liệu ghi tổng thời hạn thẩm định là 20/16 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và không cộng thời gian Chủ đầu tư bổ sung.

Đối với nhóm C, tài liệu ghi tổng thời hạn tương ứng là 15/12 ngày làm việc.

Đây là lý do phần mềm không nên cộng từng bước con của quá trình thẩm định thành nhiều thời hạn pháp luật khác nhau. Tài liệu yêu cầu QLDA 360 theo dõi một đồng hồ thời hạn tổng cho bước thẩm định, còn các đầu việc chuyên môn chỉ là bước con.

9.3. Yêu cầu bổ sung và tiếp nhận giải trình

Khi cần bổ sung, cơ quan thẩm định phát hành yêu cầu rõ ràng. Đồng hồ thời hạn phải được xử lý theo đúng logic của quá trình bổ sung hồ sơ.

Tài liệu xác định thời gian tối đa để bổ sung là 20 ngày làm việc kể từ ngày có văn bản yêu cầu. Nếu quá thời hạn mà không bổ sung thì dừng thẩm định; khi nộp lại, thời gian được tính lại theo quy trình tương ứng.

Trên QLDA 360, mỗi yêu cầu bổ sung nên có mã ý kiến riêng, người chịu trách nhiệm, hạn xử lý, tài liệu trả lời và phiên bản hồ sơ sau chỉnh sửa.

Không nên tải một bộ file mới lên và xóa bộ cũ. Cách làm đúng là:

Ý kiến 01 → giải trình → bản vẽ Revision 03 → tài liệu chứng minh

Ý kiến 02 → giải trình → thuyết minh Revision 04 → tài liệu chứng minh

Nhờ vậy, toàn bộ lịch sử thẩm định có thể truy vết.

9.4. Ban hành kết quả thẩm định

Kết quả thẩm định xác định hồ sơ đạt hoặc không đạt, điều kiện kèm theo và kiến nghị phê duyệt.

QLDA 360 cần lưu số văn bản, ngày văn bản, người ký, kết luận, điều kiện kèm theo và khóa đúng bộ hồ sơ đã được thẩm định.

Đối với nhóm B, kết quả nằm trong tổng thời hạn 20/16 ngày. Đối với nhóm C, kết quả nằm trong tổng thời hạn 15/12 ngày theo tài liệu.

10. Bước 16 – Tiếp thu kết quả thẩm định và hoàn thiện BCNCKT

Sau khi có kết quả thẩm định, không nên lập tức chuyển hồ sơ sang phê duyệt.

Tài liệu yêu cầu có một chuỗi hoàn thiện gồm lập bảng tiếp thu, hoàn thiện thiết kế bước thứ nhất, cập nhật tổng mức – tiến độ – tổ chức thực hiện và cuối cùng kiểm tra phiên bản để phát hành bộ hồ sơ trình duyệt.

10.1. Lập bảng tiếp thu và giải trình

Từng ý kiến cần được mã hóa, phân công người xử lý và liên kết với tài liệu đã sửa.

Tài liệu đặc biệt lưu ý không được thay đổi mục tiêu hoặc quy mô vượt chủ trương đầu tư. Nếu phát sinh thay đổi vượt phạm vi, phải mở quy trình điều chỉnh phù hợp trước khi phê duyệt.

10.2. Hoàn thiện thiết kế bước thứ nhất

Thiết kế được cập nhật theo kết luận thẩm định và các yêu cầu chuyên ngành.

QLDA 360 phải tăng phiên bản thay vì ghi đè file cũ. Đây là nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ quản lý hồ sơ xây dựng.

10.3. Cập nhật tổng mức đầu tư, tiến độ và tổ chức thực hiện

Khi thiết kế thay đổi, tổng mức và kế hoạch thực hiện cũng phải được rà soát.

Một sai sót phổ biến trong quản lý dự án là chỉ thay bản vẽ nhưng không cập nhật chi phí hoặc tiến độ tương ứng.

Phần mềm quản lý dự án nên cảnh báo khi phiên bản thiết kế mới đã được phát hành nhưng tổng mức đầu tư vẫn đang tham chiếu phiên bản trước.

10.4. Kiểm tra phiên bản và phát hành bộ hồ sơ trình duyệt

Bước cuối cùng là đối chiếu hồ sơ với bảng giải trình, lập danh mục và phát hành Bộ BCNCKT hoàn thiện.

QLDA 360 cần tạo phiếu kiểm soát, ghi ngày nhận đủ hồ sơ, người kiểm tra, kết luận từng tiêu chí và quản lý riêng các nội dung phải bổ sung.

11. Bước 17 – Phê duyệt dự án

Sau khi BCNCKT hoàn thiện, người quyết định đầu tư thực hiện phê duyệt dự án.

Theo tài liệu, nội dung phê duyệt bao gồm BCNCKT, tổng mức đầu tư, thiết kế cơ sở/FEED/thiết kế kỹ thuật, tiến độ, hình thức quản lý dự án và các nội dung liên quan.

Hồ sơ đầu ra là Quyết định phê duyệt dự án yêu cầu lập BCNCKT. Tài liệu bố trí KHNB 5 ngày và lưu ý đây là kế hoạch nội bộ, không phải thời hạn pháp luật.

Trên QLDA 360 cần chọn đúng phiên bản trình, nhập pháp nhân/người ký, số văn bản, ngày văn bản, phạm vi, điều kiện kèm theo rồi phát hành quyết định.

Ngay sau khi phê duyệt phải khóa bộ hồ sơ được duyệt.

Không nên cho phép một file nằm trong bộ hồ sơ đã phê duyệt bị thay thế âm thầm bằng file mới nhưng vẫn giữ trạng thái “Đã phê duyệt”.

12. Giai đoạn 3 – Thiết kế bản vẽ thi công sau khi dự án được phê duyệt

Sau khi dự án được duyệt, quy trình chuyển sang thiết kế bước hai – trong tài liệu là giai đoạn thiết kế bản vẽ thi công sau phê duyệt dự án.

Luồng tổng thể:

13. Bước 18 – Chuẩn bị tư vấn thiết kế bước hai

Bước 18 gồm ba phần: lập nhiệm vụ và dự toán thiết kế bước hai; lựa chọn tư vấn; ký hợp đồng thiết kế.

13.1. Lập nhiệm vụ và dự toán

Chủ đầu tư xác định phạm vi, sản phẩm, tiêu chuẩn, tiến độ và dự toán cho thiết kế bản vẽ thi công.

Sản phẩm gồm nhiệm vụ và dự toán tư vấn.

13.2. Lựa chọn tư vấn thiết kế

Tổ chức lựa chọn, đánh giá và phê duyệt nhà thầu tư vấn.

Tài liệu tiếp tục sử dụng KHNB 15–45 ngày tùy hình thức lựa chọn nhà thầu và nhấn mạnh đây không phải một thời hạn pháp luật cố định.

13.3. Ký hợp đồng thiết kế

Hợp đồng cần thống nhất sản phẩm, nhân sự, cổng kiểm soát, tiến độ, trách nhiệm và thanh toán.

Khái niệm cổng kiểm soát ở đây rất quan trọng khi triển khai quản lý dự án số. Tư vấn không nên phát hành toàn bộ hồ sơ trực tiếp vào trạng thái chính thức. Hồ sơ phải qua các mốc kiểm tra nội bộ, rà soát, thẩm tra và thẩm định trước khi trở thành phiên bản được duyệt.

14. Bước 19 – Lập thiết kế bản vẽ thi công và dự toán

Đây là nhóm công việc kỹ thuật chính của thiết kế bước hai.

Tài liệu chia thành kiểm tra đầu vào, lập bản vẽ thi công, lập dự toán, lập quy trình bảo trì và rà soát đồng bộ.

14.1. Kiểm tra cơ sở và yêu cầu đầu vào

Tư vấn thiết kế phải đối chiếu quyết định phê duyệt dự án, thiết kế bước trước, nhiệm vụ thiết kế và các điều kiện chuyên ngành.

Sản phẩm là checklist đầu vào thiết kế.

Tài liệu lưu ý rất rõ: Thiết kế bước sau phải phù hợp các thông số chủ yếu của bước trước; mọi sai khác phải được thuyết minh và kiểm soát thay đổi.

Đây là một trong những chức năng QLDA 360 nên kiểm soát mạnh. Mỗi thay đổi quan trọng cần thể hiện:

Nội dung cũ → Nội dung mới → Lý do → Người đề xuất → Người kiểm tra → Căn cứ → Phiên bản áp dụng.

14.2. Lập bản vẽ thi công và chỉ dẫn kỹ thuật

Thiết kế bước hai cụ thể hóa cấu tạo, kích thước, vật liệu, thông số kỹ thuật và giải pháp thi công.

Sản phẩm chính là bản vẽ thi công và chỉ dẫn kỹ thuật.

Với dự án áp dụng BIM, đây cũng là giai đoạn dữ liệu mô hình, bản vẽ, khối lượng và hồ sơ kỹ thuật cần được kiểm soát đồng bộ thay vì tồn tại ở các hệ thống tách biệt.

14.3. Lập dự toán và danh mục thiết bị

Tư vấn bóc tách khối lượng, xác định đơn giá, định mức, dự toán và thông số thiết bị.

Sản phẩm gồm dự toán, bảng khối lượng và danh mục thiết bị.

Trong bối cảnh BIM 5D và chuyển đổi số ngành xây dựng, đây là nhóm dữ liệu có khả năng liên kết trực tiếp giữa mô hình – khối lượng – chi phí. Tuy nhiên, dù sử dụng BIM, Excel hay phần mềm dự toán chuyên dụng, nguyên tắc pháp lý vẫn là phải xác định được bộ dự toán nào tương ứng với bộ thiết kế nào.

14.4. Lập quy trình bảo trì

Tư vấn chuẩn bị yêu cầu vận hành, bảo trì, kiểm tra và tài liệu chuyên ngành.

Sản phẩm gồm quy trình bảo trì và hồ sơ liên quan.

Quy trình bảo trì không nên để đến cuối dự án mới bổ sung. Tài liệu đưa công việc này ngay trong quá trình thiết kế bước hai để yêu cầu vận hành và bảo trì được xem xét từ giai đoạn thiết kế.

14.5. Rà soát đồng bộ và phát hành hồ sơ

Trước khi thẩm tra, tư vấn phải kiểm tra xung đột, đối chiếu với bước trước, quản lý thay đổi và phát hành bộ thiết kế bước hai đã kiểm tra.

QLDA 360 cần sử dụng một cổng kiểm soát trước phát hành để tránh tình trạng bản vẽ kiến trúc là Revision 05, kết cấu Revision 03, MEP Revision 04 nhưng bị ghép thành một bộ hồ sơ không có danh mục phiên bản.

15. Bước 20 – Thẩm tra thiết kế bước hai và dự toán

Tư vấn thẩm tra kiểm tra thiết kế, an toàn, khối lượng, đơn giá, định mức và dự toán trước khi thẩm định/phê duyệt.

Kết quả gồm Báo cáo thẩm tra thiết kế và Báo cáo thẩm tra dự toán.

Theo tài liệu, thời gian HĐ/KHNB tham khảo khoảng 10–15 ngày và được quản lý theo hợp đồng, tiến độ và điều kiện nghiệm thu.

QLDA 360 cần ghi ngày nhận đủ hồ sơ, phiên bản thẩm tra, người xử lý và kết luận từng tiêu chí.

Nếu tư vấn thiết kế sửa hồ sơ sau thẩm tra thì phải tăng phiên bản và xác định nội dung nào cần thẩm tra lại.

16. Bước 21 – Thẩm định thiết kế và dự toán sau khi dự án được phê duyệt

Đây là phần rất dễ bị nhầm với bước thẩm định BCNCKT trước đó.

Tài liệu chia bước 21 thành bốn công đoạn: tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ thiết kế bước hai; thẩm định thiết kế và dự toán; bổ sung – giải trình; ban hành kết quả thẩm định và hoàn thiện hồ sơ.

16.1. Tiếp nhận hồ sơ thiết kế bước hai

Chủ đầu tư kiểm tra thành phần hồ sơ, nhiệm vụ thiết kế, mức độ phù hợp với bước trước, tổng mức/dự toán và điều kiện pháp lý.

Tài liệu đặc biệt lưu ý không gán cơ quan chuyên môn về xây dựng làm đơn vị chủ trì nếu pháp luật hoặc phân cấp của dự án không yêu cầu.

Đây là nguyên tắc rất quan trọng khi cấu hình workflow trong phần mềm quản lý dự án: hệ thống không nên “hard-code” một cơ quan cho mọi dự án mà phải cho phép cấu hình theo đối tượng, thẩm quyền và phân cấp.

16.2. Thẩm định thiết kế và dự toán

Chủ đầu tư đánh giá nội dung theo đối tượng, thẩm quyền, an toàn và sự phù hợp với dự án đã duyệt.

Tài liệu không đưa một cặp thời hạn pháp luật chung như 20/16 hoặc 15/12 cho toàn bộ công đoạn này mà quản lý theo hợp đồng và tiến độ thiết kế.

Vì vậy, không được lấy thời hạn thẩm định BCNCKT ở bước 15 rồi gán sang bước 21.

16.3. Bổ sung, giải trình và cập nhật hồ sơ

Khi phát sinh yêu cầu sửa, tư vấn thiết kế cập nhật hồ sơ, tăng phiên bản và liên kết từng ý kiến với bằng chứng xử lý.

Tài liệu nêu rõ QLDA 360 phải tăng phiên bản, không ghi đè hồ sơ đã thẩm định.

Đây chính là nguyên tắc quản lý phiên bản theo tư duy CDE: một bản đã được sử dụng cho quá trình kiểm tra hoặc phê duyệt phải giữ nguyên trạng để truy xuất lịch sử.

16.4. Ban hành kết quả thẩm định và hoàn thiện hồ sơ

Khi hồ sơ đáp ứng kết luận, kết quả thẩm định được phát hành, bộ hồ sơ tương ứng được khóa và chuyển đúng phiên bản sang cổng phê duyệt.

17. Bước 22 – Phê duyệt thiết kế, dự toán và chuyển sang đấu thầu/thi công

Đây là cổng cuối cùng của phạm vi tài liệu.

17.1. Kiểm tra điều kiện phê duyệt

Chủ đầu tư hoặc Ban QLDA được ủy quyền kiểm tra hồ sơ thẩm định, thẩm tra, dự toán và sự phù hợp với dự án đã duyệt.

Sản phẩm là Phiếu kiểm tra điều kiện phê duyệt.

Điều kiện quan trọng là người thực hiện phải đúng thẩm quyền. Nếu Ban QLDA thực hiện thay Chủ đầu tư thì phải có căn cứ ủy quyền hoặc phân công phù hợp.

17.2. Phê duyệt thiết kế và dự toán

Chủ đầu tư ban hành quyết định phê duyệt thiết kế triển khai sau dự án và dự toán.

QLDA 360 cần chọn đúng phiên bản trình, ghi pháp nhân, người ký, số quyết định, ngày quyết định, phạm vi, điều kiện kèm theo, sau đó khóa phiên bản được duyệt.

17.3. Phát hành, khóa phiên bản và chuyển đấu thầu/thi công

Sau khi có quyết định phê duyệt, hồ sơ được gắn với quyết định, khóa phiên bản có hiệu lực và bàn giao cho bước tiếp theo.

Kết quả là Bộ hồ sơ phê duyệt và biên bản bàn giao.

Đây là thời điểm hệ thống phải xác định một cách tuyệt đối:

Bản nào được thi công?

Bản nào chỉ là bản dự thảo?

Bản nào đã bị thay thế?

Bản nào là bản được phê duyệt?

Ai nhận bộ hồ sơ?

Bàn giao vào ngày nào?

Nếu phần mềm không trả lời được các câu hỏi trên thì việc “số hóa hồ sơ” mới chỉ là lưu file điện tử, chưa phải quản lý dự án số.

18. So sánh nhanh quy trình dự án nhóm B và nhóm C lập BCNCKT

Theo cấu trúc tài liệu, luồng nghiệp vụ nhóm B và nhóm C về cơ bản sử dụng cùng hệ thống công việc từ bước 9 đến bước 22. Khác biệt nổi bật cần được cấu hình đúng nằm ở thời hạn thẩm định BCNCKT. Tài liệu dành riêng mục 5.1 cho nhóm B và mục 5.2 cho nhóm C.

Điểm cần tránh là tạo hai quy trình hoàn toàn khác nhau cho nhóm B và nhóm C khi phần lớn workflow giống nhau.

Trong QLDA 360 có thể xây dựng một workflow template BCNCKT – thiết kế hai bước, sau đó sử dụng tham số nhóm dự án để điều chỉnh SLA/thời hạn thẩm định và các cấu hình theo phân cấp.

Cách này vừa giảm sai sót vừa thuận lợi khi quy định thay đổi.

19. 8 nguyên tắc quan trọng khi quản lý quy trình này trên QLDA 360

Thay vì xem QLDA 360 như một kho lưu trữ hồ sơ, toàn bộ tài liệu cho thấy phần mềm cần được triển khai theo tư duy quản lý quy trình và dữ liệu.

Đặc biệt, tài liệu nhiều lần nhấn mạnh việc khóa phiên bản, phát hành đúng bộ hồ sơ và không ghi đè bản đã thẩm định.
Đây chính là tư duy cần thiết khi ngành xây dựng chuyển từ quản lý hồ sơ thủ công sang CDE – Common Data Environment, BIM, quản lý dữ liệu tập trung và các mô hình quản trị dự án dựa trên dữ liệu.

20. Tại sao quy trình BCNCKT cần được số hóa thay vì quản lý bằng Excel và thư mục Windows?

Một dự án thực tế có thể phát sinh hàng trăm đến hàng nghìn file trong quá trình lập dự án và thiết kế. Nếu chỉ quản lý bằng thư mục, người quản lý thường biết “file đang nằm ở đâu” nhưng khó xác định “file nào đang có hiệu lực”.

Đây là hai vấn đề hoàn toàn khác nhau.

Ví dụ, một thư mục có thể chứa:

Thuyet_minh_final.docx

Thuyet_minh_final_2.docx

Thuyet_minh_final_chinh.docx

Thuyet_minh_final_chinh_moi.docx

Thuyet_minh_final_chot.pdf

Trong khi bài toán quản lý dự án thực sự cần biết:

Revision 01 → Tư vấn phát hành

Revision 02 → Chủ đầu tư yêu cầu sửa

Revision 03 → Đã thẩm tra

Revision 04 → Đã thẩm định

Revision 05 → Được phê duyệt

QLDA 360 cần quản lý theo logic thứ hai.

Khi kết hợp với BIM, CDE, quản lý hồ sơ pháp lý, quản lý tiến độ, Digital Twin và AI trong xây dựng, giá trị lớn nhất không nằm ở việc tạo thêm nhiều công nghệ mà nằm ở khả năng thiết lập một nguồn dữ liệu đáng tin cậy để người dùng biết đúng thông tin, đúng trạng thái và đúng phiên bản.

21. Những lỗi thường gặp khi quản lý Báo cáo nghiên cứu khả thi

Nhầm BCNCKT với BCKTKT

Đây là lỗi phải loại bỏ ngay từ đầu. Tài liệu yêu cầu sử dụng đúng tên đầy đủ và không gọi BCNCKT là “BCKTKT mở rộng”.

Coi mọi số ngày trong kế hoạch là thời hạn pháp luật

KHNB 2 ngày, 5 ngày, 7–12 ngày, 15–45 ngày hay 30–60 ngày trong nhiều công đoạn chỉ phục vụ kế hoạch hoặc hợp đồng.

Chỉ những mốc được tài liệu xác định PL mới nên đưa vào đồng hồ thời hạn pháp luật.

Gộp tất cả thủ tục chuyên ngành thành một đầu việc

Không nên tạo duy nhất “Xin thỏa thuận”.

Môi trường, PCCC, điện, nước, giao thông, quy hoạch, đất đai và GPMB cần các workflow riêng rồi tổng hợp ở cấp dự án.

Cho phép ghi đè hồ sơ cũ

Đây là lỗi rất nghiêm trọng.

Một hồ sơ đã thẩm tra hoặc thẩm định phải được giữ nguyên lịch sử. Khi sửa phải tăng Revision.

Không khóa bộ hồ sơ đã phê duyệt

Nếu file đã phê duyệt vẫn có thể bị thay đổi sau đó, hệ thống không còn đảm bảo tính tin cậy.

Không liên kết ý kiến thẩm định với file đã sửa

Một bảng giải trình chỉ ghi “đã sửa” là chưa đủ.

Nên chỉ ra ý kiến → người xử lý → nội dung giải trình → file → Revision → vị trí thay đổi.

Cộng thời hạn các bước con thành thời hạn pháp luật mới

Tài liệu yêu cầu thẩm định BCNCKT sử dụng một đồng hồ tổng, không cộng từng bước chuyên môn thành một chuỗi thời hạn pháp luật độc lập.

Mặc định cơ quan chuyên môn về xây dựng luôn chủ trì thẩm định thiết kế bước hai

Tài liệu yêu cầu phải xác định theo đối tượng và phân cấp, không được gán mặc định khi pháp luật hoặc phân cấp dự án không yêu cầu.

22. BIM, CDE, AI và Digital Twin liên quan gì đến quản lý BCNCKT?

BIM không thay thế quy trình pháp lý của Báo cáo nghiên cứu khả thi. CDE cũng không thay thế thẩm tra, thẩm định hoặc quyết định phê duyệt.

Giá trị của BIM và CDE nằm ở việc giúp dữ liệu thiết kế, hồ sơ, phiên bản, ý kiến và người chịu trách nhiệm được quản lý có cấu trúc.

Nếu dự án sử dụng BIM, một thay đổi trong mô hình có thể ảnh hưởng đến bản vẽ, khối lượng, tổng mức đầu tư, tiến độ và nhiều hồ sơ chuyên ngành. Do đó, hệ thống quản lý dự án phải kiểm soát được mối quan hệ giữa các dữ liệu này.

Ở mức cao hơn, AI trong xây dựng có thể hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ, phát hiện thiếu thành phần, so sánh phiên bản hoặc tổng hợp các vấn đề cần xử lý. Digital Twin có thể tiếp tục sử dụng dữ liệu từ BIM khi công trình chuyển sang vận hành.

Nhưng tất cả những công nghệ này chỉ tạo giá trị khi dữ liệu đầu vào đã được quản lý tốt.

Như vậy, chuyển đổi số ngành xây dựng không phải chuyển file giấy thành PDF. Cốt lõi là chuyển một quy trình thủ công thành một hệ thống dữ liệu có trạng thái, trách nhiệm, phiên bản và khả năng truy vết.

23. Mô hình dữ liệu đề xuất khi nhập quy trình vào QLDA 360

Để người dùng dễ áp dụng, mỗi công việc từ bước 9 đến bước 22 nên được tổ chức theo một cấu trúc thống nhất.

Khi cấu trúc như vậy, dashboard của Chủ đầu tư hoặc Ban QLDA có thể trả lời ngay:

Bước nào đang chậm?

Ai đang giữ việc?

Hồ sơ nào đang thiếu?

Thời hạn pháp luật còn bao nhiêu ngày?

Bản nào đang có hiệu lực?

Có bao nhiêu yêu cầu bổ sung chưa xử lý?

Hồ sơ nào sắp đến hạn?

Quyết định nào đã được ban hành?

Đó mới là mục tiêu thực sự của một phần mềm quản lý dự án xây dựng.

24. Câu hỏi thường gặp về Báo cáo nghiên cứu khả thi dự án nhóm B và C

Báo cáo nghiên cứu khả thi có phải là Báo cáo kinh tế - kỹ thuật mở rộng không?

Không. Theo tài liệu hướng dẫn, phải sử dụng đúng tên “Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng” và “Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng”; không dùng một tên chung cho cả hai và không gọi BCNCKT là “BCKTKT mở rộng”.

Dự án nhóm B và nhóm C trong tài liệu sử dụng mấy bước thiết kế?

Tài liệu đang hướng dẫn trường hợp thiết kế hai bước. Bước thứ nhất có thể được cấu hình là thiết kế cơ sở, FEED hoặc thiết kế kỹ thuật; bước thứ hai là thiết kế bản vẽ thi công.

Thời hạn kiểm tra hồ sơ BCNCKT là bao nhiêu?

Theo tài liệu, mốc kiểm tra tiếp nhận là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ để yêu cầu bổ sung một lần hoặc từ chối tiếp nhận khi hồ sơ không hợp lệ hoặc không đúng thẩm quyền.

Thời hạn thẩm định BCNCKT nhóm B là bao nhiêu?

Tài liệu xác định tổng thời hạn là 20 ngày làm việc đối với công trình cấp I trở lên và 16 ngày làm việc đối với công trình còn lại, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và không cộng thời gian Chủ đầu tư bổ sung.

Thời hạn thẩm định BCNCKT nhóm C là bao nhiêu?

Theo tài liệu, nhóm C sử dụng tổng thời hạn 15 ngày làm việc đối với công trình cấp I trở lên và 12 ngày làm việc đối với công trình còn lại.

Khi cơ quan thẩm định yêu cầu bổ sung thì Chủ đầu tư có bao nhiêu ngày?

Tài liệu ghi tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày có văn bản yêu cầu.

Các thủ tục môi trường, PCCC và đấu nối có phải thực hiện tuần tự không?

Tài liệu cho phép các thủ tục chuyên ngành chạy song song tùy trường hợp. Điều quan trọng là từng thủ tục phải được quản lý riêng theo thời hạn, hồ sơ và cơ quan xử lý của chính nó.

Có nên ghi đè file khi tư vấn sửa theo ý kiến thẩm định?

Không. Tài liệu hướng dẫn phải tăng phiên bản và không ghi đè hồ sơ đã được thẩm định.

Sau khi phê duyệt dự án có được dùng ngay thiết kế bước thứ nhất để thi công không?

Trong phạm vi quy trình của tài liệu, sau phê duyệt dự án còn có giai đoạn thiết kế bước hai, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt thiết kế và dự toán, sau đó mới phát hành bộ hồ sơ được phê duyệt để chuyển đấu thầu/thi công.

QLDA 360 nên quản lý hồ sơ như thế nào?

QLDA 360 nên quản lý theo đầu việc, trách nhiệm, trạng thái, deadline, hồ sơ đầu vào/đầu ra, workflow, phiên bản và lịch sử. Đối với hồ sơ đã được duyệt hoặc thẩm định phải khóa phiên bản tương ứng.

25. Kết luận

Quy trình lập Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng cho dự án nhóm B và nhóm C theo thiết kế hai bước không phải một công việc đơn lẻ mà là một chuỗi nghiệp vụ liên tục từ xác định đường dự án đến khảo sát, lập BCNCKT, thiết kế bước thứ nhất, tổng mức đầu tư, thủ tục chuyên ngành, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt dự án, thiết kế bản vẽ thi công, thẩm tra – thẩm định thiết kế bước hai và cuối cùng phát hành hồ sơ được phê duyệt để chuyển sang đấu thầu hoặc thi công.

Nếu quản lý quy trình này bằng hồ sơ giấy, Excel và thư mục rời rạc, rủi ro lớn nhất không chỉ là mất file. Rủi ro thực sự là không xác định được đúng trạng thái, đúng trách nhiệm, đúng thời hạn và đúng phiên bản hồ sơ có hiệu lực.

Với QLDA 360, mỗi bước từ 9 đến 22 cần được số hóa thành một workflow cụ thể. Người quản lý phải nhìn thấy được người chủ trì, người phối hợp, hồ sơ đầu vào, hồ sơ đầu ra, ngày giao, hạn xử lý, loại thời hạn PL/KHNB/HĐ, yêu cầu bổ sung, phiên bản và quyết định tương ứng.

Đặc biệt, phải ghi nhớ bốn nguyên tắc xuyên suốt:

Đúng quy trình → Đúng người → Đúng phiên bản → Đúng thời hạn.

Khi bốn yếu tố này được kiểm soát, hệ thống mới có nền tảng để kết nối sâu hơn với BIM, CDE, quản lý tiến độ, quản lý chi phí, quản lý khối lượng, AI trong ngành xây dựng và Digital Twin.

Đây cũng là hướng đi quan trọng của chuyển đổi số ngành xây dựng: không đơn thuần biến hồ sơ giấy thành file điện tử mà biến toàn bộ vòng đời dữ liệu dự án thành một hệ thống quản lý có cấu trúc, có lịch sử, có trách nhiệm và có khả năng truy xuất.

QLDA 360 hướng tới mục tiêu đó: quản lý pháp lý – hồ sơ – quy trình – tiến độ – trách nhiệm – phiên bản trên một nền tảng thống nhất, giúp Chủ đầu tư, Ban QLDA và các đơn vị tư vấn theo dõi dự án rõ ràng từ giai đoạn chuẩn bị, lập dự án, thiết kế cho đến khi bộ hồ sơ đủ điều kiện chuyển sang đấu thầu và thi công.

MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ

• Địa chỉ công ty: 122 Lê Lai, khu 4, phường Quang Trung, tỉnh Thanh Hóa.

• Văn phòng Hà Nội: CT5B, Khu đô thị Xa La, phường Hà Đông (xã Tân Triều), Hà Nội.

• Văn phòng TP.HCM: 36/31A/12 Đường Số 4, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh.

• Hotline: Mobifone 0787 64 65 68; Viettel 096 636 0702; Vinaphone 091 222 4669 (Zalo).

• Email: nghiemthuxaydung.qlcl@gmail.com

• Website TBT Việt Nam: bimxaydung.com

PHẠM VI SỬ DỤNG: Bài viết là tài liệu hướng dẫn quản trị nội bộ và truyền thông chuyên môn, không thay thế việc kiểm tra thủ tục hành chính, quyết định phân cấp hoặc ý kiến pháp lý cho một dự án cụ thể.