Quản lý chi phí dự án xây dựng: Vì sao càng thi công càng thiếu tiền?

Dự án đã có dự toán, hợp đồng đã được ký kết và kế hoạch dòng tiền cũng được chuẩn bị từ trước. Tuy nhiên, chỉ sau một thời gian triển khai, nhà thầu bắt đầu thiếu vốn, công nợ với nhà cung cấp tăng lên, vật tư không được cung ứng đúng thời điểm và tiến độ thi công dần bị ảnh hưởng.

Đây là thực trạng đang xuất hiện tại không ít dự án xây dựng. Nhiều công trình không thiếu doanh thu trên báo cáo nhưng lại thiếu tiền để tiếp tục vận hành. Nguyên nhân có thể đến từ biến động giá vật liệu, chi phí phát sinh chưa được kiểm soát, hồ sơ thanh toán chậm hoặc kế hoạch dòng tiền không bám sát tiến độ thực tế.

Khi chi phí chỉ được tổng hợp vào cuối tháng, người quản lý thường phát hiện dự án vượt ngân sách sau khi tiền đã được chi. Vì vậy, bài toán hiện nay không chỉ là lập dự toán chính xác mà còn phải kiểm soát được chi phí và dòng tiền trong toàn bộ quá trình thi công.

Vì sao quản lý chi phí dự án xây dựng ngày càng khó?

Chi phí xây dựng không phải là một con số cố định từ khi khởi công đến khi bàn giao. Trong quá trình triển khai, ngân sách dự án có thể bị tác động bởi biến động giá vật liệu, chi phí vận chuyển, thay đổi thiết kế, điều kiện thi công thực tế và năng suất của nhân công, máy móc.

Chỉ cần một hạng mục bị chậm, nhiều chi phí liên quan cũng có thể tăng theo. Doanh nghiệp phải tiếp tục trả tiền thuê máy, lương nhân công, chi phí quản lý công trường, bảo vệ, điện nước và lán trại. Nếu tình trạng kéo dài, khoản chi phí phát sinh có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của toàn bộ dự án.

Bên cạnh đó, giá vật liệu tại thời điểm thi công có thể khác đáng kể so với thời điểm lập dự toán hoặc ký hợp đồng. Thông tin giá do cơ quan quản lý địa phương công bố thường chỉ được sử dụng làm cơ sở tham khảo. Khi xác định chi phí thực tế, chủ đầu tư và nhà thầu vẫn phải xem xét địa điểm cung cấp, khối lượng mua, điều kiện thi công, yêu cầu kỹ thuật, chi phí vận chuyển, bốc xếp và mặt bằng giá trên thị trường.

Điều này cho thấy việc quản lý chi phí không thể chỉ dựa vào bảng dự toán được lập tại thời điểm bắt đầu dự án. Doanh nghiệp cần liên tục cập nhật dữ liệu và đánh giá ảnh hưởng của từng thay đổi đối với ngân sách tổng thể.

Dự án có lợi nhuận nhưng vẫn thiếu dòng tiền

Một trong những nghịch lý thường gặp trong ngành xây dựng là dự án vẫn có lợi nhuận dự kiến nhưng nhà thầu lại không đủ tiền để tiếp tục thi công.

Nguyên nhân nằm ở sự khác biệt giữa doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền thực tế. Doanh thu có thể đã được ghi nhận dựa trên khối lượng hoàn thành, nhưng chủ đầu tư chưa thanh toán. Trong khi đó, nhà thầu vẫn phải trả tiền lương, mua vật tư, thuê thiết bị và thanh toán cho các tổ đội thi công.

Ví dụ, dự án đã hoàn thành khối lượng có giá trị 10 tỷ đồng nhưng mới được thanh toán 6 tỷ đồng. Bốn tỷ đồng còn lại có thể đang nằm trong hồ sơ chờ nghiệm thu, chờ xác nhận hoặc chờ giải ngân. Trên báo cáo, dự án vẫn có doanh thu. Tuy nhiên, trên thực tế, nhà thầu có thể không còn đủ tiền để mua vật tư cho giai đoạn tiếp theo.

Vì vậy, quản lý dự án xây dựng không thể chỉ theo dõi tổng giá trị hợp đồng hoặc doanh thu dự kiến. Người quản lý phải biết chính xác giá trị khối lượng đã thi công, giá trị đã được nghiệm thu, giá trị đã lập hồ sơ thanh toán, số tiền thực tế đã thu và những khoản sắp phải trả cho nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ.

Nếu các số liệu này được lưu ở nhiều file khác nhau, doanh nghiệp sẽ rất khó nhìn thấy tình trạng tài chính thực tế của dự án.

Những nguyên nhân khiến ngân sách dự án bị mất kiểm soát

Chi phí phát sinh không được ghi nhận kịp thời

Công trường xây dựng thường xuyên xuất hiện những công việc nằm ngoài kế hoạch ban đầu. Đó có thể là thay đổi biện pháp thi công, bổ sung vật tư, xử lý điều kiện địa chất khác với khảo sát hoặc thực hiện yêu cầu điều chỉnh từ chủ đầu tư.

Nếu các công việc phát sinh chỉ được trao đổi bằng miệng hoặc qua nhóm chat, bộ phận quản lý có thể không cập nhật kịp thời vào ngân sách. Đến cuối kỳ, doanh nghiệp mới nhận ra chi phí thực tế đã vượt xa kế hoạch.

Rủi ro sẽ càng lớn hơn nếu nhà thầu không có đầy đủ biên bản, hình ảnh, khối lượng và xác nhận của các bên liên quan. Trong trường hợp này, doanh nghiệp đã bỏ tiền để thực hiện công việc nhưng lại không có đủ căn cứ để yêu cầu thanh toán.

Một khoản phát sinh nhỏ có thể chưa ảnh hưởng nhiều đến ngân sách. Tuy nhiên, khi nhiều phát sinh nhỏ cùng xuất hiện và không được kiểm soát, chúng có thể trở thành nguyên nhân trực tiếp khiến dự án thua lỗ.

Kế hoạch vật tư không bám sát tiến độ thi công

Mua vật tư quá sớm khiến vốn bị tồn đọng trong kho. Ngược lại, mua quá muộn có thể làm gián đoạn thi công hoặc buộc doanh nghiệp phải chấp nhận mức giá cao để kịp tiến độ.

Tại nhiều dự án, kế hoạch mua vật tư được lập theo kinh nghiệm nhưng không liên kết trực tiếp với tiến độ của từng hạng mục. Khi kế hoạch thi công thay đổi, kế hoạch cung ứng vật tư không được điều chỉnh tương ứng.

Hậu quả là vật tư cần sử dụng ngay thì chưa có, trong khi những loại chưa cần thiết lại chiếm dụng vốn và diện tích lưu kho. Nếu điều kiện bảo quản không đảm bảo, vật tư còn có thể bị giảm chất lượng, hư hỏng hoặc thất thoát.

Để kiểm soát tốt dòng tiền, doanh nghiệp cần biết thời điểm nào cần mua vật tư, mua với khối lượng bao nhiêu, sử dụng cho hạng mục nào và nguồn tiền thanh toán lấy từ đâu.

Không kiểm soát hao hụt và tồn kho

Chênh lệch nhỏ về khối lượng vật tư có thể tạo ra khoản thất thoát lớn khi áp dụng trên toàn dự án.

Nếu việc nhập, xuất và sử dụng vật tư không được ghi nhận đầy đủ, doanh nghiệp sẽ khó xác định chính xác số lượng đã đưa đến công trường, khối lượng đã cấp cho từng tổ đội, lượng thực tế đã sử dụng và số lượng còn tồn kho.

Khi không có dữ liệu rõ ràng, người quản lý chỉ phát hiện vấn đề sau khi tiến hành kiểm kê hoặc khi công trường tiếp tục đề xuất mua bổ sung.

Một yêu cầu mua vật tư mới không đồng nghĩa với việc công trường đã sử dụng hết số lượng cũ. Vật tư có thể còn tồn ở một khu vực khác, được cấp nhầm cho hạng mục khác hoặc đã bị sử dụng vượt định mức. Nếu không kiểm tra được dòng di chuyển của vật tư, doanh nghiệp rất dễ mua trùng và làm tăng chi phí.

Tiến độ chậm làm chi phí tiếp tục tăng

Chậm tiến độ không chỉ ảnh hưởng đến thời điểm hoàn thành công trình. Mỗi ngày dự án bị kéo dài đều có thể tạo ra thêm chi phí quản lý, nhân công, máy móc, bảo vệ, điện nước và thuê thiết bị.

Một thiết bị được thuê theo tháng nhưng không thể vận hành vì mặt bằng chưa được bàn giao vẫn tạo ra chi phí. Một đội nhân công phải chờ vật tư hoặc chờ bản vẽ điều chỉnh cũng khiến năng suất giảm nhưng tiền lương vẫn phải chi trả.

Nếu tiến độ chậm còn dẫn đến vi phạm mốc hợp đồng, nhà thầu có thể phải chịu thêm chi phí khắc phục hoặc khoản phạt theo thỏa thuận.

Do đó, quản lý tiến độ và quản lý chi phí không thể tách rời nhau. Mỗi thay đổi về thời gian đều cần được đánh giá về ảnh hưởng tài chính.

Hồ sơ thanh toán hoàn thiện chậm

Công trường có thể đã hoàn thành khối lượng nhưng nếu hồ sơ nghiệm thu chưa đầy đủ, nhà thầu vẫn chưa thể lập hồ sơ thanh toán.

Chỉ cần thiếu nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công, hình ảnh hiện trường hoặc chữ ký xác nhận, bộ hồ sơ có thể bị trả lại nhiều lần. Mỗi lần chỉnh sửa đều kéo dài thời gian thu hồi vốn.

Khi quy trình nghiệm thu và thanh toán không được theo dõi sát, doanh nghiệp vô tình phải ứng vốn cho dự án trong thời gian dài. Tình trạng này đặc biệt nguy hiểm đối với nhà thầu đang triển khai nhiều công trình cùng lúc.

Kiểm soát chi phí phải bắt đầu từ ngân sách chi tiết

Nhiều dự án chỉ quản lý một con số ngân sách tổng. Cách làm này giúp doanh nghiệp biết tổng mức đầu tư nhưng không cho biết hạng mục nào đang sử dụng vốn kém hiệu quả.

Ngân sách nên được chia theo dự án, hạng mục, nhóm công việc và từng giai đoạn thi công. Mỗi khoản chi cần được liên kết với một nội dung công việc cụ thể.

Khi chi phí thực tế vượt kế hoạch, người quản lý phải xác định được nguyên nhân đến từ tăng giá vật liệu, thay đổi khối lượng, năng suất thấp, phát sinh công việc hay sai sót trong quá trình lập ngân sách.

Tiến độ và ngân sách cũng cần sử dụng chung một cấu trúc phân chia công việc. Khi một đầu việc bị chậm hoặc thay đổi, doanh nghiệp có thể đánh giá ngay tác động đối với chi phí và dòng tiền.

Nếu tiến độ được quản lý trên một hệ thống còn ngân sách nằm ở một file khác, việc so sánh thường mất nhiều thời gian và dễ xuất hiện sai lệch.

Doanh nghiệp cần theo dõi những số liệu nào?

Trước hết, người quản lý phải biết ngân sách kế hoạch của từng hạng mục. Đây là căn cứ để so sánh với các khoản chi phí đã phát sinh trong quá trình thi công.

Tiếp theo là giá trị thực hiện, phản ánh khối lượng công việc đã hoàn thành tại công trường. Số liệu này cần được cập nhật theo tình hình thực tế và có hồ sơ chứng minh phù hợp.

Chi phí thực tế cũng phải bao gồm cả những khoản đã thanh toán và những nghĩa vụ tài chính đã phát sinh. Nếu doanh nghiệp chỉ ghi nhận số tiền đã chi, báo cáo có thể bỏ sót công nợ với nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ.

Một số liệu quan trọng khác là giá trị đã được nghiệm thu và giá trị đã được thanh toán. Khoảng cách giữa khối lượng hoàn thành với số tiền thực tế thu về cho thấy mức vốn mà doanh nghiệp đang phải ứng trước cho dự án.

Cuối cùng, doanh nghiệp phải dự báo dòng tiền trong những tuần hoặc tháng tiếp theo. Người quản lý cần biết dự án sắp phải chi bao nhiêu, dự kiến thu được bao nhiêu và thời điểm nào có nguy cơ xảy ra thiếu hụt.

Dự báo dòng tiền giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị nguồn vốn thay vì chờ đến ngày thanh toán mới tìm cách xử lý.

Kiểm soát chi phí không có nghĩa là lựa chọn phương án rẻ nhất

Một sai lầm phổ biến là coi kiểm soát chi phí đồng nghĩa với việc cắt giảm ngân sách hoặc lựa chọn phương án có giá thấp nhất.

Trong xây dựng, sử dụng vật tư rẻ nhưng chất lượng không phù hợp có thể làm tăng chi phí sửa chữa và bảo hành. Cắt giảm nhân lực quá mức có thể khiến tiến độ kéo dài. Trì hoãn bảo dưỡng thiết bị có thể dẫn đến hư hỏng và làm gián đoạn thi công.

Kiểm soát chi phí đúng nghĩa là sử dụng nguồn lực phù hợp để đạt được yêu cầu về chất lượng, tiến độ và an toàn với tổng chi phí hợp lý nhất.

Trước khi lựa chọn một phương án tiết kiệm, doanh nghiệp cần đánh giá ảnh hưởng của phương án đó đối với chất lượng công trình, tiến độ thực hiện, an toàn lao động và nghĩa vụ hợp đồng. Một khoản tiết kiệm trước mắt có thể tạo ra chi phí lớn hơn trong tương lai.

Quản lý phát sinh để tránh làm xong nhưng không được thanh toán

Phát sinh là vấn đề khó tránh khỏi trong quá trình thi công. Điều quan trọng không phải là loại bỏ hoàn toàn phát sinh mà là kiểm soát được nguyên nhân, khối lượng, chi phí và trách nhiệm phê duyệt.

Khi xuất hiện công việc ngoài phạm vi ban đầu, nhà thầu cần ghi nhận ngay nội dung phát sinh, lý do thực hiện, khối lượng dự kiến, chi phí liên quan và ảnh hưởng đến tiến độ.

Việc thi công chỉ dựa trên chỉ đạo miệng có thể đẩy nhà thầu vào tình trạng đã bỏ tiền và nhân lực thực hiện nhưng không có đủ căn cứ thanh toán.

Trong trường hợp cần xử lý khẩn cấp để đảm bảo an toàn hoặc tránh ảnh hưởng đến công trình, hồ sơ xác nhận vẫn phải được hoàn thiện sớm nhất có thể.

Một quy trình quản lý phát sinh rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi, hạn chế tranh chấp và cập nhật ngân sách kịp thời.

Chuẩn bị hồ sơ song song với quá trình thi công

Hồ sơ không nên được xem là công việc chỉ thực hiện sau khi hạng mục đã hoàn thành.

Nhật ký thi công, hình ảnh hiện trường, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan cần được cập nhật ngay khi công việc diễn ra. Khi hồ sơ được chuẩn bị song song với quá trình thi công, nhà thầu có thể lập hồ sơ thanh toán nhanh hơn và giảm nguy cơ phải bổ sung nhiều lần.

Cách làm này còn giúp doanh nghiệp kiểm tra được mối liên hệ giữa khối lượng báo cáo và tình hình thực tế tại công trường.

Nếu công trường đã hoàn thành khối lượng nhưng hồ sơ chưa hoàn thiện, về mặt dòng tiền, công việc đó vẫn chưa tạo ra nguồn thu cho doanh nghiệp.

Vì sao quản lý bằng nhiều file Excel dễ mất kiểm soát?

Excel vẫn là công cụ hữu ích trong ngành xây dựng. Tuy nhiên, khi dự án có nhiều người cùng tham gia, việc quản lý bằng các file riêng lẻ bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế.

Một file có thể được sao chép thành nhiều phiên bản khác nhau. Số liệu tại công trường đã được cập nhật nhưng phòng kế toán chưa nhận được. Công thức có thể bị thay đổi mà không có lịch sử kiểm tra. Mỗi dự án sử dụng một cấu trúc báo cáo khác nhau khiến việc tổng hợp mất nhiều thời gian.

Đặc biệt, bảng tính thường chỉ cung cấp con số cuối cùng nhưng không thể hiện đầy đủ quá trình hình thành con số đó. Khi xuất hiện chênh lệch, người quản lý phải kiểm tra lại email, nhóm chat, hóa đơn và chứng từ để tìm nguyên nhân.

Đối với doanh nghiệp quản lý nhiều công trình cùng lúc, dữ liệu phân tán có thể khiến báo cáo bị chậm, thiếu nhất quán và khó xác định trách nhiệm.

Excel không phải nguyên nhân trực tiếp khiến dự án vượt chi phí. Vấn đề nằm ở việc doanh nghiệp sử dụng quá nhiều file rời rạc nhưng không có một nguồn dữ liệu chung để kiểm soát.

Phần mềm quản lý dự án giúp kiểm soát chi phí như thế nào?

Phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp tập trung dữ liệu tiến độ, ngân sách, nguồn lực và công việc trên cùng một hệ thống.

Thay vì đợi các bộ phận gửi báo cáo riêng, người quản lý có thể theo dõi tình hình thực hiện và phát hiện chênh lệch sớm hơn. Khi một hạng mục chậm tiến độ, ban điều hành có thể đánh giá ảnh hưởng đến nguồn lực, chi phí và kế hoạch dòng tiền.

Việc phân bổ ngân sách theo từng công việc cũng giúp doanh nghiệp xác định hạng mục nào đang vượt kế hoạch. Các thay đổi và phát sinh được ghi nhận trên hệ thống sẽ tạo ra lịch sử rõ ràng để kiểm tra khi cần thiết.

Phần mềm còn giúp doanh nghiệp theo dõi nhiều dự án trên cùng một nền tảng. Ban lãnh đạo có thể biết công trình nào đang sử dụng vốn lớn, dự án nào có nguy cơ thiếu dòng tiền và công trình nào cần được ưu tiên xử lý.

Các nền tảng như Phần mềm Quản lý thi công xây dựng 360 – TBT360 hỗ trợ doanh nghiệp lập tiến độ, phân bổ nguồn lực và ngân sách tổng thầu trên một hệ thống thống nhất.

Khi tiến độ và ngân sách được quản lý cùng nhau, doanh nghiệp có thể nhận biết hạng mục đang chậm, nguồn lực chưa được sử dụng hợp lý và khoản chi phí có nguy cơ vượt kế hoạch.

Mục tiêu của phần mềm không phải loại bỏ hoàn toàn Excel mà là giảm sự phụ thuộc vào những file rời rạc, đồng thời tạo ra một nguồn dữ liệu thống nhất cho ban chỉ huy công trường, bộ phận kế toán và ban lãnh đạo.

Làm thế nào để kiểm soát dòng tiền ngay từ đầu dự án?

Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc xây dựng ngân sách theo cấu trúc công việc của dự án. Ngân sách càng rõ theo từng hạng mục thì việc phát hiện chênh lệch càng nhanh.

Kế hoạch vật tư phải được liên kết với tiến độ thi công. Khi tiến độ thay đổi, thời điểm mua hàng và khối lượng mua cũng cần được điều chỉnh để tránh tồn kho hoặc thiếu vật tư.

Quy trình quản lý phát sinh phải xác định rõ người đề xuất, người kiểm tra, người phê duyệt và thời điểm cập nhật chi phí. Các công việc chưa được xác nhận cần được cảnh báo trước khi triển khai.

Hồ sơ nghiệm thu và thanh toán phải được chuẩn bị trong quá trình thi công thay vì tập hợp vào cuối tháng. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và thu hồi công nợ.

Báo cáo dòng tiền cũng cần được cập nhật thường xuyên. Với những dự án lớn hoặc có tốc độ triển khai nhanh, việc chỉ đánh giá dòng tiền theo tháng có thể chưa đủ. Doanh nghiệp nên theo dõi theo tuần hoặc theo từng mốc thanh toán quan trọng.

Một báo cáo quản lý hiệu quả phải cho biết dự án đã chi bao nhiêu so với ngân sách, trong thời gian tới cần chi thêm bao nhiêu và nguồn tiền dự kiến có đủ đáp ứng hay không.

Bài toán không nằm ở việc dự toán có chính xác tuyệt đối hay không

Không có bản dự toán nào có thể dự báo chính xác mọi thay đổi trong suốt quá trình thi công. Giá vật liệu có thể biến động, thiết kế có thể được điều chỉnh và điều kiện hiện trường có thể khác với tính toán ban đầu.

Vấn đề quan trọng là doanh nghiệp phát hiện thay đổi sớm đến mức nào và có đủ dữ liệu để xử lý hay không.

Một dự án không mất kiểm soát chỉ vì xuất hiện chi phí phát sinh. Dự án mất kiểm soát khi khoản phát sinh không được ghi nhận, không xác định được nguyên nhân, không có người chịu trách nhiệm và không được cập nhật vào kế hoạch dòng tiền.

Do đó, quản lý chi phí hiệu quả phải dựa trên dữ liệu được cập nhật kịp thời, trách nhiệm được phân định rõ ràng và tiến độ được liên kết trực tiếp với ngân sách.

Kết luận

Trong bối cảnh giá vật liệu và chi phí thi công có thể thay đổi, quản lý dự án bằng một bảng ngân sách cố định là chưa đủ. Chủ đầu tư và nhà thầu cần theo dõi đồng thời tiến độ, khối lượng, vật tư, công nợ và dòng tiền thực tế.

Doanh nghiệp càng phát hiện chênh lệch sớm thì càng có nhiều phương án điều chỉnh. Ngược lại, nếu chỉ tổng hợp chi phí sau khi công việc đã hoàn thành, mọi cảnh báo đều trở nên muộn màng.

Sử dụng một nền tảng quản lý tập trung như TBT360 giúp doanh nghiệp kết nối kế hoạch tiến độ với ngân sách, cập nhật tình hình thi công và kiểm soát nguồn lực minh bạch hơn.

Đừng chờ đến khi dự án cạn dòng tiền mới bắt đầu kiểm tra chi phí. Muốn bảo vệ lợi nhuận, doanh nghiệp cần quản lý ngân sách ngay từ từng công việc, từng hạng mục và từng giai đoạn thi công.

Câu hỏi thường gặp về quản lý chi phí dự án xây dựng

Vì sao dự án có lợi nhuận nhưng vẫn thiếu dòng tiền?

Tình trạng này xảy ra khi doanh thu hoặc giá trị khối lượng đã được ghi nhận nhưng tiền chưa được chủ đầu tư thanh toán. Trong khi chờ thanh toán, nhà thầu vẫn phải chi tiền cho vật tư, nhân công, thiết bị và nhà thầu phụ.

Những chi phí nào dễ bị bỏ sót trong dự án xây dựng?

Các khoản dễ bị bỏ sót thường bao gồm chi phí công việc phát sinh, thời gian chờ của nhân công và máy móc, hao hụt vật tư, chi phí vận chuyển, chi phí do kéo dài tiến độ và các nghĩa vụ thanh toán chưa đến hạn.

Bao lâu nên cập nhật báo cáo chi phí dự án?

Tần suất cập nhật phụ thuộc vào quy mô và tốc độ triển khai của dự án. Tuy nhiên, dữ liệu tại công trường nên được ghi nhận hằng ngày, còn tình hình ngân sách và dòng tiền nên được đánh giá ít nhất mỗi tuần đối với các dự án lớn.

Làm thế nào để hạn chế vượt ngân sách?

Doanh nghiệp cần chia ngân sách theo từng hạng mục, liên kết chi phí với tiến độ, kiểm soát công việc phát sinh, quản lý vật tư chặt chẽ và thường xuyên so sánh chi phí thực tế với kế hoạch.