Hướng dẫn sử dụng phần mềm QLDA 360 quản lý quy trình lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật cho dự án nhóm C theo thiết kế một bước

1. Vì sao cần quản lý quy trình Báo cáo kinh tế - kỹ thuật trên một hệ thống thống nhất?

Trong một dự án đầu tư xây dựng, khó khăn không nằm ở việc tạo ra thật nhiều biểu mẫu hoặc lưu được thật nhiều tệp tài liệu. Vấn đề quan trọng hơn là phải xác định được hồ sơ nào đang có giá trị, hồ sơ đó được hình thành ở bước nào, ai chịu trách nhiệm, ai kiểm tra, phiên bản nào đã được trình và điều kiện nào cho phép chuyển sang công việc tiếp theo.

Đối với dự án nhóm C thực hiện theo Báo cáo kinh tế - kỹ thuật và thiết kế một bước, yêu cầu kiểm soát này càng rõ ràng. Thuyết minh BCKTKT, thiết kế bản vẽ thi công, bảng khối lượng, dự toán, hồ sơ chuyên ngành, báo cáo thẩm tra, kết quả thẩm định và quyết định phê duyệt không phải các tài liệu tồn tại độc lập. Chúng liên kết với nhau thành một chuỗi.

Một thay đổi trong giải pháp thiết kế có thể làm thay đổi khối lượng. Khối lượng thay đổi có thể làm dự toán thay đổi. Khi thiết kế hoặc dự toán thay đổi sau thẩm định, bộ hồ sơ trình phê duyệt cũng phải được cập nhật lại đúng phiên bản. Nếu không có một hệ thống kiểm soát xuyên suốt, rất dễ xảy ra tình trạng bản vẽ đang sử dụng là phiên bản mới nhưng dự toán vẫn được lập theo bản cũ, hoặc quyết định phê duyệt được lưu chung với một thư mục mà các tệp bên trong vẫn có thể tiếp tục bị thay đổi.

QLDA 360 được sử dụng để xử lý chính vấn đề đó.

Thay vì coi mỗi công đoạn là một thư mục tài liệu, QLDA 360 tổ chức dự án thành chuỗi công việc – trách nhiệm – tiến độ – hồ sơ – kiểm tra – phê duyệt – phiên bản – lịch sử.

Khi áp dụng đúng, người quản lý không cần hỏi “hồ sơ dự án đang đến đâu rồi?”. Chỉ cần truy cập dự án trên hệ thống là có thể xác định công việc đang nằm tại bước khảo sát, lập BCKTKT, thẩm tra, thẩm định hay tiếp thu; ai đang chịu trách nhiệm; tài liệu nào đang chờ bổ sung; và phiên bản nào hiện có giá trị.

2. Hiểu đúng về BCKTKT và thiết kế một bước trước khi thiết lập quy trình

Một sai lầm dễ gặp là nhìn thấy dự án thuộc nhóm C rồi mặc định dự án đó sẽ đi theo đường Báo cáo kinh tế - kỹ thuật.

Trong thực tế quản lý, nhóm dự án và loại hồ sơ dự án là hai lớp thông tin khác nhau. Vì vậy, trước khi mở các công việc khảo sát, thiết kế, dự toán hoặc thẩm định trên QLDA 360, Chủ đầu tư phải kiểm tra dự án có thực sự thuộc trường hợp chỉ phải lập BCKTKT hay không.

Đối với thiết kế một bước, thiết kế bản vẽ thi công được lập trực tiếp trong quá trình hình thành BCKTKT. Điều đó có nghĩa thuyết minh, thiết kế, dự toán và các tài liệu chuyên ngành phải được kiểm soát như một bộ hồ sơ thống nhất.

Đây là điểm rất quan trọng khi cấu hình QLDA 360.

Nếu chỉ tạo bốn thư mục “Thuyết minh”, “Bản vẽ”, “Dự toán” và “Hồ sơ khác”, phần mềm mới chỉ làm nhiệm vụ lưu file. Muốn trở thành công cụ quản lý dự án, hệ thống phải kiểm soát được mối quan hệ giữa những thành phần đó.

Ví dụ, một bản vẽ đã được điều chỉnh từ V03 lên V04 sau khi có ý kiến thẩm tra. Khi đó QLDA 360 phải giúp người quản lý nhận ra dự toán liên quan có cần cập nhật hay không. Nếu có, bản dự toán mới cũng phải tăng phiên bản. Khi phát hành bộ BCKTKT mới, danh mục phải chỉ rõ bộ hồ sơ đang gồm bản vẽ V04, dự toán tương ứng và thuyết minh phiên bản nào.

Đó là lý do quy trình trong tài liệu được chia rất chi tiết từ bước 9 đến bước 17.3.

3. Luồng tổng thể của dự án trên QLDA 360

Toàn bộ phần quy trình này có thể chia thành chín cụm nghiệp vụ.

Bước 9 làm nhiệm vụ lựa chọn đúng đường hồ sơ. Bước 10 chuẩn bị nhiệm vụ, lựa chọn và ký hợp đồng tư vấn. Bước 11 tổ chức khảo sát. Bước 12 hình thành bộ BCKTKT theo thiết kế một bước. Bước 13 thẩm tra thiết kế và dự toán. Bước 14 thực hiện thẩm định. Bước 15 tiếp thu và hoàn thiện hồ sơ. Bước 16 kiểm tra điều kiện, phê duyệt và khóa hồ sơ. Bước 17 quản lý mã dự án, tài khoản Kho bạc và kế hoạch vốn.

Điểm quan trọng là không nên coi chín cụm này là chín nhóm công việc độc lập.

Kết quả của một bước thường là đầu vào của bước tiếp theo.

Nhiệm vụ tư vấn được lập trước khi tổ chức lựa chọn nhà thầu. Quyết định kết quả lựa chọn nhà thầu là cơ sở để hoàn thiện hợp đồng. Hợp đồng sau đó là căn cứ quản lý tiến độ và sản phẩm tư vấn.

Tương tự, nhiệm vụ khảo sát phải được phê duyệt trước khi triển khai khảo sát. Kết quả khảo sát được nghiệm thu trước khi trở thành dữ liệu đầu vào đáng tin cậy cho thiết kế. Thuyết minh, thiết kế, dự toán và tài liệu chuyên ngành phải được kiểm tra đồng bộ trước khi phát hành đi thẩm tra. Kết quả thẩm tra lại trở thành một thành phần của bộ hồ sơ thẩm định.

Sau thẩm định, hồ sơ chưa được phê duyệt ngay mà phải qua bước tiếp thu, cập nhật và phát hành đúng phiên bản.

Có thể hình dung toàn bộ luồng bằng công thức:

Công việc → Hồ sơ đầu ra → Kiểm tra → Kết quả → Điều kiện mở bước tiếp theo.

Đây cũng chính là nguyên tắc nên sử dụng khi cấu hình workflow trong QLDA 360.

4. Bước 9 – Kiểm tra điều kiện áp dụng Báo cáo kinh tế - kỹ thuật

Đây là cổng đầu tiên và có ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình phía sau.

Nếu lựa chọn sai đường hồ sơ ở bước 9, dự án có thể tiếp tục sử dụng sai nhiệm vụ tư vấn, sai sản phẩm thiết kế và thậm chí sai cách tổ chức thẩm định.

Theo tài liệu tham chiếu, người xử lý phải đối chiếu dự án với các trường hợp chỉ phải lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật, trong đó có dự án tôn giáo; dự án có tổng mức đầu tư không quá 40 tỷ đồng nhưng không tính các khoản bồi thường, giải phóng mặt bằng và tiền sử dụng đất; dự án sửa chữa, bảo trì nhóm C; nạo vét duy tu; hoặc dự án chủ yếu mua sắm, lắp đặt đáp ứng điều kiện tương ứng.

Điểm cần chú ý là không nên chỉ nhìn vào một con số tổng mức đầu tư rồi kết luận.

Phiếu kiểm tra cần phản ánh dự án thuộc tiêu chí nào, căn cứ được sử dụng là gì, hồ sơ nào chứng minh điều kiện đó và người có trách nhiệm đã đưa ra kết luận như thế nào.

Hồ sơ đầu ra của bước 9 là Phiếu xác định loại hồ sơ dự án và quyết định chọn đường quy trình.

Đơn vị chủ trì là Chủ đầu tư hoặc cơ quan chuẩn bị dự án. Người quyết định đầu tư, cơ quan chuyên môn và tư vấn tham gia phối hợp.

Thời gian kiểm soát trong tài liệu là KHNB 2 ngày làm việc. Đây là kế hoạch nội bộ, không phải thời hạn pháp luật áp dụng mặc định cho mọi dự án.

Kiểm soát bước 9 trên QLDA 360

Trên phần mềm, người dùng tạo Phiếu kiểm tra điều kiện áp dụng BCKTKT.

Phiếu nên được chia theo từng tiêu chí thay vì chỉ có một lựa chọn “Đạt” hoặc “Không đạt”. Người xử lý ghi ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, kiểm tra từng tiêu chí, đính kèm căn cứ và đưa ra kết luận.

Nếu thiếu hồ sơ thì không nên vẫn để công việc chạy như bình thường. QLDA 360 cần tạo một yêu cầu bổ sung riêng. Yêu cầu đó phải ghi rõ đang thiếu gì, ai phải bổ sung và trạng thái hiện tại.

Sau khi đủ căn cứ, người có trách nhiệm kết luận và phát hành Phiếu xác định loại hồ sơ.

Đặc biệt, nếu người quyết định đầu tư yêu cầu thiết kế cơ sở, FEED hoặc thiết kế kỹ thuật do yêu cầu quản lý hoặc công nghệ, dự án phải chuyển sang đường Báo cáo nghiên cứu khả thi thay vì tiếp tục giữ quy trình BCKTKT.

5. Bước 10 – Chuẩn bị và lựa chọn nhà thầu tư vấn

Sau khi đã xác định đúng đường hồ sơ, dự án mới chuyển sang chuẩn bị và lựa chọn đơn vị tư vấn.

Ba bước 10.1, 10.2 và 10.3 cần được tách riêng vì chúng tạo ra ba loại kết quả khác nhau.

Nhiệm vụ và dự toán tư vấn là đầu vào để lựa chọn nhà thầu. Kết quả lựa chọn nhà thầu là cơ sở hoàn thiện hợp đồng. Hợp đồng đã ký mới trở thành căn cứ trực tiếp để quản lý phạm vi, tiến độ, nhân sự và sản phẩm bàn giao.

Bước 10.1 – Lập nhiệm vụ và dự toán tư vấn

Ở bước này, Chủ đầu tư hoặc Bên mời thầu xác định phạm vi khảo sát, nội dung lập BCKTKT, sản phẩm bàn giao, tiến độ và dự toán chi phí tư vấn.

Nhiệm vụ tư vấn không nên được hiểu đơn giản là một tệp Word.

Đây chính là tài liệu xác lập đơn vị tư vấn sau này phải thực hiện những công việc nào và bàn giao những sản phẩm gì.

Nếu phạm vi không rõ từ đầu, khi lựa chọn nhà thầu và ký hợp đồng rất dễ xảy ra tình trạng thiếu công việc hoặc tranh luận về trách nhiệm.

Hồ sơ đầu ra là Nhiệm vụ và dự toán tư vấn.

Thời gian KHNB tham chiếu là 3–5 ngày.

Trên QLDA 360, người dùng tạo đầu việc 10.1, chọn đúng pháp nhân chủ trì, đơn vị phối hợp, người xử lý, ngày giao và thời hạn. Nhiệm vụ và dự toán được đính kèm vào đầu việc và quản lý theo phiên bản.

Nếu tài liệu được điều chỉnh sau kiểm tra thì phải tạo phiên bản mới. Hệ thống cần giữ được phiên bản đã từng được sử dụng làm đầu vào của bước lựa chọn nhà thầu.

Bước 10.2 – Tổ chức lựa chọn nhà thầu tư vấn

Khi nhiệm vụ và dự toán đã đủ điều kiện, Chủ đầu tư hoặc Bên mời thầu được giao tiến hành quá trình lựa chọn, đánh giá và phê duyệt kết quả.

Hồ sơ đầu ra là Hồ sơ lựa chọn và quyết định kết quả.

Thời gian KHNB tham chiếu trong tài liệu từ 10–35 ngày, tùy hình thức lựa chọn.

Trên QLDA 360, đây nên được quản lý dưới dạng hồ sơ gói thầu chứ không đơn thuần là một task.

Hệ thống cần lưu phương thức, mốc đóng/mở thầu, đơn vị xử lý, quan hệ phụ thuộc, hồ sơ lựa chọn và kết quả.

Nếu có thông tin cần ghi nhận từ Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia thì lưu lại dưới dạng nhật ký liên quan.

Sau khi quyết định kết quả được phát hành, bản kết quả đó phải được khóa.

Việc khóa rất quan trọng bởi nếu quyết định đã ban hành vẫn có thể bị thay file mà không để lại lịch sử thì dữ liệu hệ thống không còn giá trị kiểm soát.

Bước 10.3 – Hoàn thiện và ký hợp đồng tư vấn

Sau khi có kết quả lựa chọn, các bên thống nhất phạm vi, tiến độ, nhân sự, sản phẩm, trách nhiệm, điều kiện thanh toán và cơ chế quản lý thay đổi.

Hồ sơ đầu ra là Hợp đồng tư vấn đã ký.

Thời gian KHNB tham chiếu là 2–5 ngày.

Trên QLDA 360, hợp đồng nên được liên kết với các công việc tiếp theo.

Ví dụ hợp đồng quy định tư vấn hoàn thành khảo sát trong một khoảng thời gian nhất định và lập thuyết minh BCKTKT trong một khoảng khác. Khi bước 11 và 12 được mở, người quản lý phải có khả năng đối chiếu tiến độ các công việc với hợp đồng.

Như vậy, hợp đồng không còn là một file PDF để lưu trữ mà trở thành cơ sở điều khiển tiến độ và sản phẩm tư vấn.

6. Bước 11 – Quản lý khảo sát xây dựng phục vụ thiết kế

Khảo sát là nguồn dữ liệu nền của thiết kế.

Nếu dữ liệu khảo sát không đầy đủ hoặc không đáng tin cậy, sai lệch có thể tiếp tục đi vào giải pháp thiết kế, khối lượng và dự toán.

Vì vậy, không nên tạo duy nhất một công việc có tên “Khảo sát công trình”.

Quy trình chia thành năm bước từ lập nhiệm vụ đến nghiệm thu để bảo đảm dữ liệu khảo sát có thể truy vết.

Bước 11.1 – Lập nhiệm vụ khảo sát

Nhiệm vụ khảo sát xác định mục tiêu, phạm vi, loại khảo sát hiện trạng, địa hình, địa chất, tiêu chuẩn, khối lượng và sản phẩm.

Hồ sơ đầu ra là Nhiệm vụ khảo sát.

Chủ đầu tư chủ trì; tư vấn lập nhiệm vụ và đơn vị thụ hưởng phối hợp.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 1–2 ngày.

Khi quản lý trên QLDA 360, nhiệm vụ nên được liên kết với vị trí, đối tượng và loại khảo sát. Điều này giúp kiểm tra dữ liệu khảo sát có đáp ứng đủ nhu cầu đầu vào của thiết kế hay không.

Ví dụ, thiết kế cần đánh giá hiện trạng kết cấu nhưng nhiệm vụ khảo sát không có nội dung khảo sát hiện trạng kết cấu thì đây phải được phát hiện trước khi nhiệm vụ được duyệt.

Bước 11.2 – Phê duyệt nhiệm vụ khảo sát và nhiệm vụ thiết kế

Sau khi nhiệm vụ được lập, Chủ đầu tư kiểm tra sự phù hợp về phạm vi, tiêu chuẩn, sản phẩm và ban hành phê duyệt.

Hồ sơ đầu ra là Quyết định/phê duyệt nhiệm vụ khảo sát và thiết kế.

QLDA 360 phải bảo đảm người dùng đang trình và phê duyệt đúng phiên bản.

Sau khi phê duyệt, hệ thống ghi số văn bản, ngày văn bản, người ký, phạm vi, điều kiện kèm theo và khóa phiên bản đã duyệt.

Nếu sau đó cần điều chỉnh nhiệm vụ thì phải tạo phiên bản hoặc thủ tục điều chỉnh mới, không sửa trực tiếp tài liệu đã được phê duyệt.

Bước 11.3 – Lập và phê duyệt phương án kỹ thuật khảo sát

Nếu nhiệm vụ khảo sát trả lời câu hỏi “cần khảo sát những gì”, phương án kỹ thuật trả lời câu hỏi “sẽ thực hiện việc khảo sát đó bằng cách nào”.

Nhà thầu khảo sát đề xuất phương pháp, thiết bị, vị trí, khối lượng, yêu cầu an toàn và kiểm soát chất lượng. Chủ đầu tư xem xét, chấp thuận.

Kết quả là Phương án kỹ thuật khảo sát đã phê duyệt.

Trên QLDA 360, phương án cần được liên kết với nhiệm vụ khảo sát, các vị trí, thiết bị và khối lượng dự kiến. Sau khi được duyệt, phiên bản phải được khóa.

Bước 11.4 – Thực hiện khảo sát hiện trường

Đây là bước tạo ra dữ liệu thực tế.

Nhà thầu triển khai đo đạc hoặc khảo sát, ghi nhật ký, tọa độ, hình ảnh, mẫu thí nghiệm, hiện trạng hư hỏng và nguyên nhân.

Hồ sơ đầu ra gồm Nhật ký, số liệu, ảnh và kết quả thí nghiệm.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 5–10 ngày.

QLDA 360 cần tổ chức dữ liệu hiện trường theo đối tượng thay vì chỉ theo thư mục.

Không nên tải hàng trăm ảnh lên một thư mục tên “Ảnh khảo sát”. Một bức ảnh có giá trị quản lý khi có thể biết nó được chụp ở vị trí nào, thời gian nào, thuộc nội dung khảo sát nào và do ai ghi nhận.

Tương tự, kết quả thí nghiệm phải liên kết được với mẫu, vị trí hoặc đối tượng tương ứng.

Mọi sửa đổi sau khi bản ghi đã xác nhận cần có lịch sử.

Bước 11.5 – Nghiệm thu kết quả khảo sát

Hoàn thành việc khảo sát ngoài hiện trường chưa đồng nghĩa với hoàn thành bước khảo sát.

Chủ đầu tư phải kiểm tra khối lượng, độ tin cậy, tính đầy đủ và mức độ phù hợp với nhiệm vụ.

Hồ sơ đầu ra là Báo cáo khảo sát và biên bản nghiệm thu.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 2–4 ngày.

Biên bản nghiệm thu trên QLDA 360 phải liên kết được với nhiệm vụ, phương án kỹ thuật, nhật ký, hình ảnh và kết quả thí nghiệm.

Nếu chưa đạt, hệ thống phải trả về đúng nội dung cần khắc phục và không được cho đóng bước.

Đây là một nguyên tắc quản lý quan trọng:

Hoàn thành hoạt động ngoài hiện trường không đồng nghĩa với hoàn thành hồ sơ.

7. Bước 12 – Lập BCKTKT và thiết kế bản vẽ thi công

Đây là cụm công việc trung tâm của toàn bộ quy trình.

Bộ BCKTKT phải được xem như một hệ hồ sơ thống nhất.

Thuyết minh trình bày sự cần thiết, mục tiêu, quy mô và giải pháp. Thiết kế bản vẽ thi công thể hiện giải pháp đó thành các thông tin đủ phục vụ thi công. Dự toán lượng hóa giải pháp thành khối lượng và chi phí. Hồ sơ chuyên ngành bổ sung những yêu cầu khác theo phạm vi dự án.

Vì thế nếu một nội dung thay đổi thì phải kiểm tra tác động đến những thành phần còn lại.

Bước 12.1 – Lập thuyết minh BCKTKT

Thuyết minh mô tả sự cần thiết, mục tiêu, quy mô, địa điểm, giải pháp, tiến độ, tổ chức thực hiện và hiệu quả.

Hồ sơ đầu ra là Thuyết minh BCKTKT.

Nhà thầu tư vấn lập dự án hoặc thiết kế chủ trì; Chủ đầu tư, đơn vị thụ hưởng và tư vấn chuyên ngành phối hợp.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 6–8 ngày.

Trên QLDA 360, tạo đầu việc 12.1, giao đúng người xử lý và đơn vị chịu trách nhiệm.

Tệp phải mang tên phản ánh đúng nội dung “Thuyết minh BCKTKT”, tránh đặt những tên quá chung chung như “Dự án mới”, “Bản cuối” hoặc “Dự án sửa”.

Tài liệu nguồn sử dụng mã luồng BCKTKT-1B.

Bước 12.2 – Lập thiết kế bản vẽ thi công

Thiết kế phải thể hiện giải pháp kiến trúc, kết cấu, hệ thống kỹ thuật, chi tiết thi công và yêu cầu vật liệu theo phạm vi công trình.

Hồ sơ đầu ra là Bộ bản vẽ thi công.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 12–18 ngày.

Trên QLDA 360, bộ bản vẽ cần được quản lý theo danh mục và phiên bản.

Ví dụ bản vẽ KT-01 V03 đã được sử dụng để bóc khối lượng. Sau đó tư vấn cập nhật thành V04. Hệ thống phải giữ được V03 và xác định V04 là phiên bản mới. Nếu việc thay đổi ảnh hưởng đến khối lượng, bước kiểm soát sau đó phải có khả năng nhận ra dự toán cần được cập nhật.

Không được thay file V03 bằng V04 rồi vẫn giữ nguyên lịch sử như chưa từng có thay đổi.

Bước 12.3 – Lập dự toán xây dựng

Dự toán được hình thành bằng việc bóc tách khối lượng, áp dụng đơn giá hoặc định mức, xác định chi phí và tổng hợp.

Hồ sơ đầu ra là Dự toán và bảng khối lượng.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 6–9 ngày.

Điểm cần kiểm soát không phải chỉ là đã có file dự toán hay chưa.

Người quản lý phải xác định được bảng khối lượng và dự toán đó được lập dựa trên phiên bản thiết kế nào.

Nếu bản vẽ đã chuyển sang V04 nhưng dự toán vẫn dùng khối lượng của V03, bộ hồ sơ chưa thể coi là đồng bộ.

Bước 12.4 – Hoàn thiện tài liệu chuyên ngành

Bộ BCKTKT còn có thể cần chỉ dẫn kỹ thuật, tài liệu PCCC, môi trường, đấu nối, an toàn, vận hành, bảo trì và các hồ sơ chuyên ngành theo phạm vi cụ thể.

Hồ sơ đầu ra là Chỉ dẫn kỹ thuật và hồ sơ chuyên ngành.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 3–5 ngày.

Nguyên tắc trên QLDA 360 là khi hồ sơ được chỉnh sửa sau kiểm tra, phải tạo phiên bản mới và không ghi đè bản cũ.

Điều này rất quan trọng vì một tài liệu chuyên ngành có thể đã được một đơn vị sử dụng làm căn cứ trước khi phiên bản mới được tạo.

Bước 12.5 – Kiểm tra đồng bộ và phát hành hồ sơ

Đây là cổng kiểm soát chất lượng của toàn bộ bước 12.

Người kiểm tra phải đối chiếu thuyết minh, bản vẽ và dự toán, xử lý các xung đột, kiểm tra tài liệu chuyên ngành và lập danh mục phiên bản.

Hồ sơ đầu ra là Bộ BCKTKT đồng bộ, có danh mục phiên bản.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 3–5 ngày.

Trên QLDA 360, người dùng tạo phiếu kiểm soát 12.5.

Nếu bản vẽ đã thay đổi nhưng dự toán chưa cập nhật, phiếu phải tạo yêu cầu bổ sung và không cho phát hành bộ hồ sơ.

Nếu thuyết minh mô tả một giải pháp nhưng bản vẽ thể hiện giải pháp khác thì cũng chưa đạt.

Chỉ khi mọi thành phần phù hợp mới phát hành bộ hồ sơ.

Danh mục phiên bản cần trả lời được chính xác thuyết minh version nào, bản vẽ version nào, dự toán version nào và tài liệu chuyên ngành version nào đang tạo thành bộ hồ sơ trình.

8. Bước 13 – Thẩm tra thiết kế và dự toán

Thẩm tra không nên được quản lý bằng một trạng thái chung “Đã thẩm tra”.

Thiết kế và chi phí là hai phạm vi khác nhau và có thể do những đơn vị khác nhau thực hiện.

Vì vậy, quy trình tách 13.1 và 13.2 rồi mới tổng hợp tại 13.3.

Bước 13.1 – Thẩm tra thiết kế

Tư vấn thẩm tra kiểm tra giải pháp, quy chuẩn, tiêu chuẩn, an toàn, khả năng thi công và sự phù hợp với nhiệm vụ.

Kết quả là Báo cáo thẩm tra thiết kế.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 3–5 ngày.

Trên QLDA 360, tạo phiếu kiểm soát 13.1, ghi ngày nhận đủ hồ sơ, người xử lý và kết luận từng tiêu chí.

Nếu phát hiện vấn đề thì yêu cầu bổ sung phải được quản lý riêng.

Một lưu ý quan trọng là nếu thẩm tra thiết kế và thẩm tra chi phí do hai đơn vị hoặc hai phạm vi khác nhau thực hiện thì phải quản lý thành hai báo cáo riêng. Không nên tải một file “Thẩm tra chung” nhưng không có kết luận rõ cho từng phạm vi.

Bước 13.2 – Thẩm tra khối lượng và dự toán

Bước này kiểm tra khối lượng, đơn giá, định mức, chi phí, tổng hợp và dự phòng.

Kết quả là Báo cáo thẩm tra dự toán.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 2–4 ngày.

Sai lệch phát hiện trong quá trình thẩm tra không nên chỉ nằm trong một file PDF.

Ví dụ, tư vấn thẩm tra phát hiện khối lượng bê tông không phù hợp với bản vẽ. Nội dung này nên trở thành một yêu cầu xử lý trên hệ thống, liên kết với bảng khối lượng và bản vẽ tương ứng.

Sau khi tư vấn sửa, hệ thống biết phiên bản mới nào đã xử lý yêu cầu đó.

Bước 13.3 – Kết luận và phát hành báo cáo thẩm tra

Sau khi hoàn thành thẩm tra thiết kế và chi phí, đơn vị thẩm tra tổng hợp sai lệch, kiến nghị chỉnh sửa và kết luận hồ sơ đủ hay chưa đủ điều kiện trình thẩm định.

Kết quả là Báo cáo thẩm tra hoàn chỉnh.

Thời gian HĐ/KHNB tham chiếu 2–3 ngày.

QLDA 360 chỉ nên đóng bước khi các yêu cầu cần giải quyết đã được xử lý theo trạng thái phù hợp.

9. Bước 14 – Thẩm định Báo cáo kinh tế - kỹ thuật

Thẩm định là một cụm nghiệp vụ đặc biệt bởi cơ quan chủ trì không nên được hard-code giống nhau cho mọi dự án.

Phải xác định theo quyết định phân công và phạm vi nội dung thực tế.

Bước 14.1 – Nộp và kiểm tra hồ sơ thẩm định

Bộ hồ sơ nộp gồm văn bản đề nghị, BCKTKT, thiết kế, dự toán, hồ sơ pháp lý và báo cáo thẩm tra.

Kết quả là Biên nhận và checklist hồ sơ thẩm định.

Trên QLDA 360, người dùng chọn đúng cơ quan được giao chủ trì và đúng phạm vi thẩm định.

Đồng thời phải ghi nhận ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Điểm này rất quan trọng vì ngày một đơn vị gửi hồ sơ không nhất thiết là ngày cơ quan tiếp nhận xác nhận hồ sơ đã đầy đủ.

Tài liệu tham chiếu cũng nhấn mạnh không có một số ngày pháp luật chung áp dụng cho toàn bộ BCKTKT. Chỉ khi TTHC hoặc quyết định phân cấp cụ thể có quy định thì QLDA 360 mới ghi nhận đó là thời hạn PL/TTHC.

Bước 14.2 – Thẩm định nội dung BCKTKT

Cơ quan được giao đánh giá giải pháp, thiết kế, dự toán, tổng mức, an toàn và các nội dung thuộc phạm vi thẩm quyền.

Kết quả là Phiếu hoặc báo cáo thẩm định chuyên môn.

Trên QLDA 360, nếu nhiều nội dung được giao cho nhiều đơn vị khác nhau thì phải phản ánh đúng sự phân công.

Điều này giúp sau này truy được cơ quan hoặc đơn vị nào đưa ra kết luận cho từng phạm vi.

Bước 14.3 – Lấy ý kiến và xử lý yêu cầu bổ sung

Trong quá trình thẩm định có thể cần lấy ý kiến PCCC, môi trường, quy hoạch hoặc các chuyên ngành khác khi thuộc diện áp dụng.

Hồ sơ hình thành gồm Văn bản lấy ý kiến, yêu cầu bổ sung và hồ sơ giải trình.

Đây là một trong những bước QLDA 360 cần quản lý thời gian rất kỹ.

Ví dụ ngày 10 hồ sơ bị yêu cầu bổ sung và đến ngày 15 Chủ đầu tư mới nộp lại. Không nên chỉ đẩy deadline thêm 5 ngày rồi mất nguyên nhân.

Hệ thống cần ghi nhận giai đoạn 10–15 là thời gian xử lý bổ sung.

Nhờ vậy khi xem báo cáo tiến độ, người quản lý biết hồ sơ chậm vì cơ quan thẩm định đang xử lý hay vì đơn vị tư vấn đang bổ sung.

Một yêu cầu nên có quan hệ:

Yêu cầu → Người xử lý → Tài liệu liên quan → Phiên bản sửa → Hồ sơ giải trình → Gửi lại → Kết quả.

Bước 14.4 – Ban hành thông báo kết quả thẩm định

Sau quá trình kiểm tra và xử lý ý kiến, cơ quan chủ trì tổng hợp kết luận, điều kiện và những nội dung phải hoàn thiện trước khi phê duyệt.

Kết quả là Thông báo kết quả thẩm định BCKTKT.

Thông báo này không đồng nghĩa với việc hồ sơ đã sẵn sàng phê duyệt.

Nó là đầu vào của toàn bộ bước 15 về tiếp thu và hoàn thiện.

10. Bước 15 – Tiếp thu và hoàn thiện hồ sơ sau thẩm định

Đây là một phần rất quan trọng nhưng dễ bị quản lý sơ sài.

Một thông báo thẩm định có thể gồm nhiều ý kiến khác nhau.

Nếu QLDA 360 chỉ tạo một task “Tiếp thu kết quả thẩm định” rồi giao cho một người, người quản lý khó biết chính xác ý kiến nào đã xử lý và ý kiến nào còn tồn tại.

Bước 15.1 – Lập bảng tiếp thu kết quả thẩm định

Chủ đầu tư và tư vấn phải tách từng ý kiến, xác định người xử lý, tài liệu liên quan và trạng thái.

Kết quả là Bảng tiếp thu/giải trình.

Thời gian KHNB tham chiếu 1–2 ngày làm việc nội bộ.

Ví dụ thông báo thẩm định có 15 ý kiến thì trên QLDA 360 có thể có 15 nội dung kiểm soát.

Ý kiến số 1 thuộc thuyết minh.

Ý kiến số 2 thuộc kiến trúc.

Ý kiến số 3 thuộc kết cấu.

Ý kiến số 4 thuộc dự toán.

Khi đó hệ thống có thể hiển thị 13/15 nội dung đã xử lý và còn 2 nội dung đang chờ.

Điều này có giá trị hơn nhiều so với một trạng thái chung “Hoàn thành 80%”.

Đặc biệt, tài liệu nguồn yêu cầu mỗi tệp sau chỉnh sửa phải tăng phiên bản và không ghi đè bản đã trình thẩm định.

Đây là nguyên tắc bắt buộc để có thể truy vết.

Bước 15.2 – Cập nhật thiết kế, dự toán và tổng mức

Sau khi bóc tách ý kiến, tư vấn chỉnh sửa hồ sơ.

Mỗi thay đổi nên được liên kết với nguyên nhân tạo ra thay đổi đó.

Nếu ý kiến số 7 yêu cầu điều chỉnh giải pháp kết cấu, bản vẽ V05 sau sửa nên liên kết được với ý kiến số 7.

Nếu thay đổi kết cấu làm tăng khối lượng, dự toán mới cũng phải liên kết.

Kết quả cuối cùng là BCKTKT phiên bản hoàn thiện.

Thời gian KHNB tham chiếu 3–6 ngày.

Sau chỉnh sửa, phải kiểm tra lại tính đồng bộ của bộ hồ sơ chứ không chỉ xác nhận từng ý kiến đã có câu trả lời.

Bước 15.3 – Kiểm tra và phát hành phiên bản trình phê duyệt

Trước khi trình người quyết định đầu tư, Chủ đầu tư và tư vấn đối chiếu phiên bản, ký nháy, lập danh mục và phát hành bộ trình phê duyệt.

Kết quả là Bộ hồ sơ trình phê duyệt và bảng phiên bản.

Thời gian KHNB tham chiếu 1–2 ngày.

QLDA 360 nên sử dụng bước này như một Quality Gate.

Nếu bảng tiếp thu còn nội dung chưa đóng thì chưa được phát hành.

Nếu một bản vẽ trên danh mục không đúng với version đã tiếp thu thì chưa được phát hành.

Nếu dự toán không tương ứng với thiết kế thì chưa được phát hành.

Chỉ khi tất cả điều kiện đều đạt mới chuyển sang bước 16.

11. Bước 16 – Kiểm tra, phê duyệt và khóa hồ sơ

Phê duyệt là thời điểm một phiên bản hồ sơ chuyển từ trạng thái đang xử lý thành hồ sơ chính thức.

Vì vậy, đây là một cổng đặc biệt quan trọng đối với quản lý phiên bản.

Bước 16.1 – Kiểm tra điều kiện phê duyệt

Cơ quan chủ trì thẩm định kiểm tra hồ sơ đã hoàn thiện, đủ kết quả thẩm định, nguồn vốn và thẩm quyền.

Kết quả là Phiếu kiểm tra điều kiện phê duyệt.

Thời gian KHNB tham chiếu 1–2 ngày, thực hiện sau khi hồ sơ đã tiếp thu đầy đủ.

QLDA 360 phải đối chiếu các tài liệu liên quan trước khi mở cổng phê duyệt.

Nếu một điều kiện bắt buộc còn thiếu thì không nên chỉ hiện cảnh báo rồi vẫn cho người dùng chuyển bước.

Nếu đã thiết kế Quality Gate, mục đích chính là ngăn quy trình đi tiếp khi chưa đủ điều kiện.

Bước 16.2 – Ký quyết định phê duyệt BCKTKT

Người quyết định đầu tư thực hiện phê duyệt BCKTKT, tổng mức đầu tư, thiết kế bản vẽ thi công, dự toán và các nội dung liên quan.

Kết quả là Quyết định phê duyệt BCKTKT.

Thời gian KHNB tham chiếu 1 ngày làm việc nội bộ.

Trên QLDA 360, phải chọn đúng bộ phiên bản đang trình, nhập người ký, số quyết định, ngày quyết định, phạm vi và điều kiện kèm theo.

Khi quyết định được phát hành, phải tạo được quan hệ rõ:

Quyết định phê duyệt → Bộ BCKTKT → Danh mục các version được phê duyệt.

Không nên chỉ lưu Quyết định PDF vào một thư mục chứa các file có thể tiếp tục bị thay.

Bước 16.3 – Phát hành và khóa hồ sơ phê duyệt

Sau khi quyết định được ký, hệ thống gắn bộ hồ sơ đi kèm, khóa phiên bản và chuyển dự án sang giai đoạn tiếp theo.

Kết quả là Bản phát hành và bộ hồ sơ đã khóa.

Thời gian KHNB tham chiếu 2 ngày.

Từ thời điểm này, bộ hồ sơ trở thành baseline được phê duyệt.

Nếu dự án cần điều chỉnh sau đó, không được mở lại baseline cũ rồi sửa file.

Phải hình thành một quy trình điều chỉnh và một phiên bản mới.

Đây là nguyên tắc giúp QLDA 360 trả lời được câu hỏi rất quan trọng:

Tại ngày ban hành quyết định phê duyệt, chính xác hồ sơ nào đã được người quyết định đầu tư phê duyệt?

12. Bước 17 – Quản lý mã dự án, Kho bạc và kế hoạch vốn

Sau khi BCKTKT được phê duyệt và khóa, quy trình tiếp tục sang các thủ tục phục vụ quản lý tài chính.

Ba bước 17.1, 17.2 và 17.3 không nên gộp thành một công việc duy nhất bởi kết quả của chúng khác nhau.

Bước 17.1 – Đăng ký mã dự án và mã quan hệ ngân sách

Chủ đầu tư hoàn thiện mã đầu tư công, mã quan hệ ngân sách và thông tin dự án phục vụ giao dịch.

Kết quả là Mã dự án và mã quan hệ ngân sách.

Thời gian KHNB tham chiếu 2–3 ngày.

Trên QLDA 360, tạo đầu việc 17.1, giao người xử lý, nhập ngày giao, hạn và đính kèm hồ sơ kết quả.

Thời gian thực tế phải hiệu chỉnh theo TTHC, phân cấp và thủ tục tài chính cụ thể.

Bước 17.2 – Mở tài khoản giao dịch tại Kho bạc

Chủ đầu tư chuẩn bị hồ sơ, đăng ký tài khoản và cập nhật đơn vị giao dịch.

Kết quả là Tài khoản giao dịch và hồ sơ KBNN.

Thời gian KHNB tham chiếu 1–2 ngày.

Tách bước này khỏi 17.1 giúp người quản lý biết một dự án có thể đã có mã quan hệ ngân sách nhưng chưa hoàn tất tài khoản giao dịch.

Bước 17.3 – Cập nhật kế hoạch vốn và hồ sơ kiểm soát

Chủ đầu tư cập nhật nguồn vốn, niên độ, kế hoạch giao vốn và danh mục hồ sơ phục vụ kiểm soát thanh toán.

Kết quả là Kế hoạch vốn và bộ hồ sơ kiểm soát.

Thời gian KHNB tham chiếu 2–5 ngày.

Trên QLDA 360, kế hoạch vốn cần được gắn đúng dự án và đúng niên độ để phục vụ quản lý tiếp theo.

13. Quản lý phiên bản – nguyên tắc không thể bỏ qua trên QLDA 360

Trong toàn bộ quy trình từ bước 9 đến 17, quản lý phiên bản là một trong những nguyên tắc xuất hiện nhiều nhất.

Giả sử Thuyết minh BCKTKT được lập lần đầu là V01.

Sau kiểm tra nội bộ, tư vấn chỉnh sửa thành V02.

Bản gửi thẩm định là V03.

Cơ quan thẩm định yêu cầu điều chỉnh và tư vấn tạo V04.

V04 được kiểm tra đồng bộ với thiết kế và dự toán rồi đưa vào bộ trình phê duyệt.

Sau khi quyết định được ban hành, V04 trở thành một thành phần của baseline được phê duyệt.

Nếu người sử dụng chỉ có một file ThuyetMinh.docx rồi liên tục thay nội dung, toàn bộ lịch sử này sẽ mất.

Khi đó không thể trả lời cơ quan thẩm định đã xem V03 hay V04.

Không thể biết báo cáo thẩm tra được lập trên phiên bản nào.

Cũng không thể chứng minh bộ hồ sơ phê duyệt khác bộ hồ sơ ban đầu ở điểm nào.

Vì vậy, QLDA 360 phải giữ Version History.

Tài liệu đã trình không ghi đè.

Tài liệu đã duyệt phải khóa.

Tài liệu điều chỉnh phải tạo phiên bản mới.

Đây không phải tính năng “tiện ích”. Đây là điều kiện để dữ liệu có khả năng truy vết và kiểm soát.

14. Quản lý yêu cầu bổ sung – đừng để mọi thứ nằm trong Zalo, email hoặc ghi chú

Trong thực tế, nhiều dự án chậm không phải vì thời gian xử lý chính quá dài mà vì phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Nếu các yêu cầu này chỉ nằm trong email, nhóm chat hoặc văn bản PDF, rất khó tổng hợp nguyên nhân chậm.

Trên QLDA 360, mỗi yêu cầu bổ sung nên có nội dung, ngày phát sinh, người yêu cầu, người được giao xử lý, tài liệu liên quan, hạn xử lý, phiên bản sửa đổi, nội dung giải trình và trạng thái.

Ví dụ, cơ quan thẩm định yêu cầu điều chỉnh dự toán do một số khối lượng chưa phù hợp với thiết kế.

Yêu cầu đó cần liên kết tới chính bảng khối lượng và bản vẽ liên quan.

Sau khi tư vấn chỉnh sửa, dự toán V05 được tải lên và liên kết với yêu cầu.

Người kiểm soát kiểm tra V05, xác nhận đáp ứng rồi mới đóng yêu cầu.

Nhờ đó, sau này người quản lý có thể xem được toàn bộ quá trình:

Ai yêu cầu → yêu cầu gì → ai xử lý → sửa tài liệu nào → version nào → mất bao nhiêu ngày → kết quả ra sao.

Đây là dữ liệu rất có giá trị để quản lý tiến độ.

15. Phân biệt KHNB, HĐ và PL/TTHC khi thiết lập thời gian

Một trong những nội dung cần đặc biệt lưu ý trong tài liệu là loại thời gian.

Không phải thấy một công việc có ghi “3–5 ngày” thì hiểu rằng pháp luật bắt buộc phải hoàn thành trong 3–5 ngày.

KHNB là kế hoạch nội bộ dùng để quản lý.

HĐ là thời gian theo hợp đồng, tiến độ và điều kiện nghiệm thu.

PL/TTHC chỉ nên sử dụng khi pháp luật, thủ tục hành chính hoặc quyết định phân cấp áp dụng cho hồ sơ cụ thể có quy định.

Ví dụ một đầu việc chậm hai ngày so với KHNB có nghĩa là chậm kế hoạch nội bộ. Nó không tự động trở thành vi phạm thời hạn pháp luật.

Ngược lại, nếu một TTHC cụ thể quy định thời hạn xử lý và hồ sơ đã đủ điều kiện tính thời gian thì QLDA 360 cần cảnh báo theo loại thời hạn pháp lý.

Vì vậy, Dashboard không nên chỉ có một trạng thái “Overdue”.

Nên phân biệt bản chất của việc quá hạn để người quản lý biết rủi ro nằm ở kế hoạch, hợp đồng hay thủ tục.

16. Khi nào một công việc thực sự được coi là hoàn thành?

Một sai lầm phổ biến khi số hóa quy trình là đánh đồng “người thực hiện đã làm xong việc” với “bước nghiệp vụ đã hoàn thành”.

Ví dụ nhà thầu đã khảo sát xong hiện trường nhưng chưa có Báo cáo khảo sát và biên bản nghiệm thu. Khi đó bước 11.5 chưa thể hoàn thành.

Tương tự, tư vấn đã hoàn tất bản vẽ nhưng bước 12.5 phát hiện dự toán chưa cập nhật theo thiết kế mới thì bộ BCKTKT chưa được phát hành.

Hoặc tư vấn đã trả lời toàn bộ ý kiến thẩm định nhưng chưa kiểm tra lại tính đồng bộ của hồ sơ thì cũng chưa nên mở cổng phê duyệt.

Do đó, trạng thái hoàn thành trên QLDA 360 phải gắn với điều kiện đầu ra, không chỉ gắn với % tiến độ.

Một bước chỉ nên đóng khi hồ sơ đầu ra đã đủ, yêu cầu tồn tại đã được xử lý và điều kiện chuyển bước đã đạt.

Đây chính là điểm khác biệt giữa phần mềm quản lý quy trình dự án và một danh sách task thông thường.

17. Những điểm cần kiểm tra trước khi đóng một bước trên QLDA 360

Trước khi chuyển bất kỳ bước nào sang trạng thái hoàn thành, người phụ trách nên xác nhận một lần cuối: đúng pháp nhân chủ trì và người chịu trách nhiệm; đầu vào đã đủ; hồ sơ đầu ra đã phát hành; tài liệu đang đúng phiên bản; các yêu cầu bổ sung đã được xử lý; loại thời hạn được cấu hình đúng; hồ sơ đã trình không bị ghi đè; và nếu là tài liệu đã phê duyệt thì phiên bản đã được khóa.

Nếu một trong các điều kiện quan trọng chưa đạt, nên giữ bước ở trạng thái đang xử lý hoặc chờ bổ sung thay vì cố hoàn thành để “đẹp tiến độ”.

Một Dashboard có 100% công việc hoàn thành nhưng hồ sơ không đúng phiên bản không có giá trị bằng một Dashboard phản ánh chính xác 90% hoàn thành và chỉ rõ 10% còn tồn tại ở đâu.

18. QLDA 360 khác một ổ lưu trữ hồ sơ ở điểm nào?

Nếu phần mềm chỉ có chức năng tạo folder và tải file thì chưa thể gọi đó là quản lý toàn bộ quy trình dự án.

Giá trị của QLDA 360 nằm ở khả năng kết nối từng tài liệu với ngữ cảnh nghiệp vụ.

Khi mở một hồ sơ, người dùng phải biết nó thuộc bước nào, được lập bởi ai, đang ở version nào, đã từng được trình ở đâu, được cơ quan nào nhận, liên quan yêu cầu bổ sung nào và cuối cùng có nằm trong bộ được phê duyệt hay không.

Khi mở một công việc, người quản lý phải biết nó đang chờ ai, chậm vì lý do gì và điều kiện nào còn thiếu.

Khi mở một quyết định phê duyệt, hệ thống phải xác định chính xác bộ hồ sơ đi kèm.

Đó chính là chuỗi:

Quy trình → Công việc → Người thực hiện → Hồ sơ → Phiên bản → Kiểm tra → Quyết định → Lịch sử.

Khi các mắt xích này được kết nối, dữ liệu mới thực sự hỗ trợ người quản lý ra quyết định.

19. Câu hỏi thường gặp khi sử dụng QLDA 360 cho quy trình BCKTKT

Dự án nhóm C có mặc định được lập BCKTKT không?

Không nên mặc định chỉ dựa vào tên nhóm dự án. Bước 9 phải được sử dụng để kiểm tra điều kiện và lựa chọn đúng đường hồ sơ trước khi mở các công việc tiếp theo.

KHNB trên phần mềm có phải thời hạn pháp luật không?

Không. KHNB là kế hoạch kiểm soát nội bộ. Người quản lý phải phân biệt rõ KHNB, thời gian theo hợp đồng và thời hạn PL/TTHC.

Tại sao phải giữ phiên bản hồ sơ cũ?

Vì phiên bản cũ có thể đã được sử dụng để kiểm tra, thẩm tra hoặc thẩm định. Xóa hoặc ghi đè nó sẽ làm mất khả năng truy vết quá trình xử lý hồ sơ.

Có thể thay file trong bộ hồ sơ đã phê duyệt không?

Không nên. Bộ hồ sơ đã phê duyệt phải được khóa. Nếu phát sinh điều chỉnh thì cần tạo phiên bản và quy trình điều chỉnh mới.

Vì sao thẩm tra thiết kế và thẩm tra dự toán nên tách riêng?

Hai phạm vi có nội dung kiểm tra khác nhau và trong một số trường hợp có thể do các đơn vị hoặc phạm vi tư vấn khác nhau thực hiện. Tách riêng giúp kết luận rõ ràng và dễ truy vết.

Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung thì có cần tạo việc mới không?

Nên có một đối tượng yêu cầu bổ sung riêng hoặc chức năng tương đương để quản lý người xử lý, thời gian, tài liệu liên quan, phiên bản sửa đổi và kết quả.

Khi nào bước khảo sát được coi là hoàn thành?

Không chỉ khi hoạt động ngoài hiện trường kết thúc. Hồ sơ khảo sát và biên bản nghiệm thu phải đầy đủ theo điều kiện của bước.

Bước 12.5 có vai trò gì?

Đây là cổng kiểm tra đồng bộ thuyết minh, bản vẽ, dự toán và tài liệu chuyên ngành trước khi phát hành bộ BCKTKT trình thẩm tra.

Tại sao phải có bảng phiên bản trước khi trình phê duyệt?

Bảng phiên bản xác định chính xác các tài liệu tạo thành bộ hồ sơ đang được trình. Nó giúp tránh trường hợp cùng một thư mục tồn tại nhiều bản khác nhau nhưng không biết bản nào có giá trị.

QLDA 360 có chỉ dùng để quản lý hồ sơ không?

Không. Mục tiêu của hệ thống là kết nối quy trình, công việc, trách nhiệm, tiến độ, hồ sơ, phiên bản và phê duyệt thành một chuỗi quản lý thống nhất.

20. Kết luận

Quy trình lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật theo thiết kế một bước không phải là một công việc đơn lẻ mang tên “Lập BCKTKT”.

Đó là một chuỗi nghiệp vụ bắt đầu từ kiểm tra điều kiện áp dụng, sau đó chuẩn bị và lựa chọn tư vấn, tổ chức khảo sát, lập thuyết minh, thiết kế bản vẽ thi công, dự toán và hồ sơ chuyên ngành.

Các thành phần này được kiểm tra đồng bộ trước khi đưa sang thẩm tra.

Kết quả thẩm tra trở thành một phần của hồ sơ thẩm định.

Các ý kiến thẩm định tiếp tục được bóc tách, giao người xử lý và liên kết với phiên bản hồ sơ sửa đổi.

Chỉ sau khi toàn bộ nội dung được tiếp thu, kiểm tra lại và phát hành thành bộ trình phê duyệt thì người quyết định đầu tư mới thực hiện phê duyệt.

Bộ hồ sơ đã phê duyệt sau đó phải được khóa để trở thành baseline chính thức.

Quy trình tiếp tục tới mã dự án, tài khoản Kho bạc và kế hoạch vốn.

QLDA 360 có nhiệm vụ kết nối toàn bộ hành trình này trên một môi trường thống nhất.

Thay vì hỏi:

“Hồ sơ đang ở đâu?”

Hệ thống cần trả lời được dự án đang ở bước nào.

Thay vì hỏi:

“Ai đang giữ việc?”

Hệ thống phải xác định được người chịu trách nhiệm.

Thay vì hỏi:

“Bản nào mới nhất?”

Hệ thống phải biết version nào đang làm việc, version nào đã trình và version nào đã được phê duyệt.

Thay vì hỏi:

“Tại sao hồ sơ chậm?”

Hệ thống phải cho biết đang chờ xử lý chính, đang chờ bổ sung hay đã quá hạn một mốc cụ thể.

Và quan trọng nhất, thay vì chỉ lưu một Quyết định phê duyệt trong cùng thư mục với hàng chục file, hệ thống phải xác định được chính xác bộ hồ sơ nào đã được phê duyệt bởi quyết định đó.

Khi làm được những điều này, QLDA 360 không còn đơn thuần là công cụ số hóa hồ sơ. Nó trở thành hệ thống kiểm soát quy trình quản lý dự án, trong đó mọi công việc, trách nhiệm, hồ sơ, phiên bản và quyết định được kết nối và có khả năng truy vết xuyên suốt vòng đời dự án.

MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ

• Địa chỉ công ty: 122 Lê Lai, khu 4, phường Quang Trung, tỉnh Thanh Hóa.

• Văn phòng Hà Nội: CT5B, Khu đô thị Xa La, phường Hà Đông (xã Tân Triều), Hà Nội.

• Văn phòng TP.HCM: 36/31A/12 Đường Số 4, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh.

• Hotline: Mobifone 0787 64 65 68; Viettel 096 636 0702; Vinaphone 091 222 4669 (Zalo).

• Email: nghiemthuxaydung.qlcl@gmail.com

• Website TBT Việt Nam: bimxaydung.com

PHẠM VI SỬ DỤNG: Bài viết là tài liệu hướng dẫn quản trị nội bộ và truyền thông chuyên môn, không thay thế việc kiểm tra thủ tục hành chính, quyết định phân cấp hoặc ý kiến pháp lý cho một dự án cụ thể.