Quyết định chủ trương đầu tư: quy trình, hồ sơ và cách kiểm soát

Quyết định chủ trương đầu tư là mốc xác lập những nội dung chủ yếu của dự án trước khi chuyển sang chuẩn bị và quyết định đầu tư. Quy trình phải kiểm soát xuyên suốt từ giao nhiệm vụ, lập hồ sơ, tiếp nhận, thẩm định, giải trình, trình cấp có thẩm quyền, ký phát hành đến giao chủ đầu tư và bàn giao dữ liệu.

Hình 1: Quy trình quyết định chủ trương đầu tư dự án nhóm B gồm 8 công đoạn và 23 bước

Quyết định chủ trương đầu tư dự án nhóm B là gì?

Chủ trương đầu tư là quyết định của cấp có thẩm quyền về những nội dung chủ yếu của dự án, làm căn cứ để tiếp tục lập, thẩm định và quyết định đầu tư. Dự án nhóm B được phân loại theo ngành, lĩnh vực và tổng mức đầu tư tại Luật Đầu tư công. Đối với dự án nhóm B, Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư là tài liệu trình bày nghiên cứu sơ bộ về sự cần thiết, tính khả thi, hiệu quả, nguồn vốn và mức vốn để cấp có thẩm quyền xem xét.

Cần phân biệt rõ quyết định chủ trương đầu tư với quyết định đầu tư. Quyết định chủ trương xác lập mục tiêu, quy mô, nguồn lực và điều kiện ở mức định hướng; quyết định đầu tư được thực hiện ở giai đoạn sau, trên cơ sở hồ sơ dự án đã được lập và thẩm định theo quy định. Vì vậy, bước 7.2 trong bài này chưa phải là phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật.

Hình 2: Phân biệt quyết định chủ trương đầu tư với quyết định đầu tư dự án nhóm B

Toàn cảnh 8 công đoạn của quy trình

Hình 3: Sơ đồ trình tự trong file nguồn: phân rã đầu việc để nhập trên QLDA 360

VỀ MỐC 60 NGÀY: Tổng 60 ngày được tính bằng cách cộng tuần tự kế hoạch nội bộ của 23 bước. Đây là mô hình đào tạo và kiểm soát tiến độ; không phải thời hạn pháp luật áp dụng cho mọi dự án. Thời gian thực tế phải cấu hình theo thủ tục hành chính, phân cấp, ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, thời gian lấy ý kiến và các khoảng chờ bổ sung của từng dự án.

1. Giao nhiệm vụ chuẩn bị Báo cáo đề xuất

Công đoạn mở đầu xác lập đúng đơn vị chuẩn bị dự án và tạo mốc dữ liệu ban đầu. Nếu giao nhiệm vụ không rõ, các bước sau sẽ thiếu người chịu trách nhiệm và dễ nhầm giữa cơ quan chuẩn bị dự án, đơn vị thụ hưởng, Ban QLDA và chủ đầu tư.

Người có thẩm quyền giao một cơ quan hoặc đơn vị trực thuộc tổ chức lập Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư. Văn bản giao nhiệm vụ phải xác định tối thiểu tên dự án sơ bộ, mục tiêu chuẩn bị, phạm vi nghiên cứu, đơn vị chịu trách nhiệm, đầu mối phối hợp và thời điểm phải hoàn thành. Đối với dự án nhóm B, không tự thay Báo cáo đề xuất bằng Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi; nếu dự án có cơ chế đặc thù thì phải chỉ rõ căn cứ áp dụng.

Hồ sơ/kết quả: Văn bản giao nhiệm vụ và mã dự án sơ bộ.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan hoặc người có thẩm quyền quyết định chủ trương đầu tư. Phối hợp: Cơ quan tài chính và cơ quan/đơn vị dự kiến chuẩn bị dự án.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo dự án, chọn phân loại Nhóm B, mở đầu việc số 1; nhập pháp nhân chủ trì, đơn vị phối hợp, người xử lý, ngày giao, hạn nội bộ và đính kèm văn bản giao nhiệm vụ. Phiên bản đã phát hành phải được khóa để làm mốc kiểm soát.

Điểm cần tránh: Không dùng tên gọi chung như “đơn vị liên quan”; phải gắn đúng pháp nhân. Không nhầm cơ quan chuẩn bị dự án với chủ đầu tư khi chủ đầu tư chưa được xác định chính thức.

2. Thu thập dữ liệu, lập và rà soát hồ sơ

Đây là công đoạn dài nhất ở phía đơn vị chuẩn bị dự án, với kế hoạch nội bộ 20 ngày. Chất lượng Báo cáo đề xuất phụ thuộc trực tiếp vào độ tin cậy của dữ liệu đầu vào và sự thống nhất giữa thuyết minh, tổng mức đầu tư sơ bộ, nguồn vốn và phụ lục.

2.1: Thu thập và kiểm tra dữ liệu đầu vào

Thu thập nhu cầu đầu tư, quy hoạch có liên quan, hiện trạng, số liệu dân sinh - kinh tế, địa điểm dự kiến, nhu cầu sử dụng và khả năng bố trí vốn sơ bộ. Mỗi dữ liệu cần có nguồn, ngày cập nhật, đơn vị cung cấp và người xác nhận. Đơn vị thụ hưởng phải được tham gia từ đầu vì đây là cơ quan sẽ quản lý hoặc sử dụng kết quả đầu tư, chẳng hạn trường học, bệnh viện, trung tâm văn hóa, Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc đơn vị vận hành hạ tầng.

Hồ sơ/kết quả: Bộ dữ liệu đầu vào và danh mục tài liệu.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị được giao chuẩn bị dự án. Phối hợp: Đơn vị thụ hưởng, tư vấn và cơ quan cung cấp dữ liệu.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo phiếu kiểm soát bước 2.1; khai báo ngày nhận đủ dữ liệu, nguồn phát hành, phiên bản, người kiểm tra và kết luận cho từng tiêu chí. Yêu cầu bổ sung được tạo thành bản ghi riêng, không ghi đè lên hồ sơ ban đầu.

Điểm cần tránh: Dữ liệu quy hoạch hoặc hiện trạng không rõ phiên bản sẽ làm sai quy mô, địa điểm và sơ bộ tổng mức. Không đóng bước khi còn tài liệu bắt buộc ở trạng thái chờ xác nhận.

2.2: Lập dự thảo Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư

Xây dựng dự thảo trên cơ sở nội dung của Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư dự án nhóm B theo Điều 35 Luật Đầu tư công: sự cần thiết và điều kiện thực hiện; mục tiêu, quy mô, địa điểm, phạm vi; tổng mức đầu tư sơ bộ, nguồn vốn và khả năng cân đối; tiến độ; tác động và hiệu quả đầu tư; cùng các nội dung liên quan theo tính chất dự án. Số liệu trong phần thuyết minh phải liên kết được với phụ lục và dữ liệu đầu vào.

Hồ sơ/kết quả: Dự thảo Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị được giao chuẩn bị dự án. Phối hợp: Đơn vị thụ hưởng, tư vấn và cơ quan cung cấp dữ liệu.

Thực hiện trên QLDA 360: Mở đầu việc 2.2, gắn báo cáo với bộ dữ liệu tại bước 2.1, quản lý phiên bản V0.1, V0.2…; giao người soạn, người kiểm tra và người duyệt nội bộ. Các thay đổi về quy mô, nguồn vốn hoặc địa điểm phải có nhật ký lý do.

Điểm cần tránh: Không viện dẫn Điều 34 cho nội dung báo cáo nhóm B; Điều 34 dành cho Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi của dự án quan trọng quốc gia và nhóm A. Tránh mô tả hiệu quả chung chung mà không có chỉ tiêu hoặc nguồn số liệu.

2.3: Rà soát nội bộ và phát hành hồ sơ

Đối chiếu tờ trình, báo cáo và các phụ lục để bảo đảm thống nhất về tên dự án, mục tiêu, quy mô, địa điểm, tổng mức đầu tư sơ bộ, cơ cấu nguồn vốn và tiến độ. Việc rà soát phải có người kiểm tra độc lập với người soạn, kết luận rõ đạt, cần sửa hoặc chưa đủ cơ sở. Chỉ phát hành khi bộ hồ sơ có cùng mã phiên bản và đầy đủ chữ ký hoặc xác nhận theo quy chế của đơn vị.

Hồ sơ/kết quả: Tờ trình, báo cáo và phụ lục số liệu đã kiểm tra.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị được giao chuẩn bị dự án. Phối hợp: Đơn vị thụ hưởng, tư vấn và cơ quan cung cấp dữ liệu.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo phiếu kiểm soát bước 2.3; gắn checklist thống nhất số liệu, ghi người kiểm tra, ngày kiểm tra và kết luận. Bộ hồ sơ phát hành được đánh dấu “Đã trình”, khóa chỉnh sửa và lưu lịch sử phiên bản.

Điểm cần tránh: Không gửi nhiều tệp có số liệu khác nhau trong cùng một bộ hồ sơ. Mọi sửa đổi sau phát hành phải tạo phiên bản mới, không thay tệp cũ khiến mất dấu vết.

Hình 4: Checklist lập Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư dự án nhóm B

3. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Công đoạn tiếp nhận tách rõ ba việc: lập phiếu nhận, kiểm tra thành phần và phát hành yêu cầu bổ sung hoặc xác nhận hợp lệ. Việc tách bước giúp xác định chính xác mốc thời gian và tránh nhầm kiểm tra thành phần với thẩm định nội dung.

3.1: Tiếp nhận và lập phiếu hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận ghi nhận ngày, giờ nhận; người nộp; mã hồ sơ; danh mục tệp; số lượng tài liệu; hình thức nộp và phiên bản. Mốc tiếp nhận cần tách với mốc xác nhận hồ sơ hợp lệ, vì thời gian xử lý theo thủ tục hoặc kế hoạch chỉ nên tính từ thời điểm được quy định cho từng quy trình cụ thể.

Hồ sơ/kết quả: Phiếu tiếp nhận và mã hồ sơ.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị tiếp nhận, chủ trì thẩm định theo phân cấp. Phối hợp: Cơ quan/đơn vị lập báo cáo.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo đầu việc 3.1 và số tiếp nhận; đính kèm phiếu nhận, lưu toàn bộ danh mục tệp bằng mã băm hoặc thông tin phiên bản, người giao và người nhận. Hệ thống cần giữ cả thời điểm nhận lần đầu và lần nhận bổ sung.

Điểm cần tránh: Không coi ngày gửi thư điện tử là ngày hồ sơ hợp lệ nếu quy trình chưa xác nhận. Thiếu biên nhận sẽ khó xác định trách nhiệm và mốc theo dõi.

3.2: Kiểm tra thành phần và tính thống nhất

Kiểm tra thành phần bắt buộc và tính nhất quán giữa tờ trình, Báo cáo đề xuất, tổng mức đầu tư sơ bộ, nguồn vốn, quy hoạch và các tài liệu chứng minh. Checklist phải chỉ ra từng tiêu chí, kết quả đạt/không đạt, bằng chứng đối chiếu và người kiểm tra. Đây là bước kiểm tra điều kiện tiếp nhận, chưa thay thế cho việc thẩm định nội dung chuyên môn.

Hồ sơ/kết quả: Checklist hồ sơ chủ trương đầu tư.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị tiếp nhận, chủ trì thẩm định theo phân cấp. Phối hợp: Cơ quan/đơn vị lập báo cáo.

Thực hiện trên QLDA 360: Dùng phiếu kiểm soát bước 3.2; cấu hình tiêu chí bắt buộc, liên kết mỗi kết luận với đúng tệp và trang tham chiếu. Hệ thống không cho chuyển thẩm định khi tiêu chí bắt buộc chưa có kết luận.

Điểm cần tránh: Không ghi “đủ hồ sơ” chỉ bằng một ô đánh dấu tổng quát. Cần phân biệt thiếu tài liệu với tài liệu có nhưng số liệu không thống nhất.

3.3: Yêu cầu bổ sung hoặc xác nhận đủ điều kiện

Nếu hồ sơ chưa đạt, phát hành một danh mục bổ sung rõ nội dung thiếu, căn cứ yêu cầu, đơn vị xử lý và hạn phản hồi; nếu đạt, xác nhận đủ điều kiện chuyển sang thẩm định. Nên gom yêu cầu sau một vòng kiểm tra đầy đủ để hạn chế phát sinh nhiều văn bản rời rạc, nhưng vẫn phải cho phép bổ sung nội dung mới khi xuất hiện vấn đề chuyên môn trong quá trình thẩm định.

Hồ sơ/kết quả: Phiếu yêu cầu bổ sung hoặc thông báo hồ sơ hợp lệ.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị tiếp nhận, chủ trì thẩm định theo phân cấp. Phối hợp: Cơ quan/đơn vị lập báo cáo.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo đầu việc 3.3, đánh số từng yêu cầu và theo dõi trạng thái Chưa xử lý/Đã phản hồi/Đạt/Cần làm rõ. Thời gian chờ bổ sung được theo dõi riêng để không làm sai báo cáo thời gian xử lý thực tế.

Điểm cần tránh: Yêu cầu bổ sung không rõ tiêu chí hoặc không gắn người chịu trách nhiệm dễ gây vòng lặp. Không xóa yêu cầu đã đóng; phải giữ lịch sử để truy vết.

4. Thẩm định chủ trương đầu tư

Công đoạn thẩm định được phân thành nhu cầu - quy hoạch, tổng mức - nguồn vốn, ý kiến chuyên ngành và báo cáo kết quả. Kế hoạch 20 ngày là phân bổ nội bộ trong file nguồn; thời gian yêu cầu hoặc chờ bổ sung phải theo dõi riêng.

4.1: Thẩm định sự phù hợp và nhu cầu đầu tư

Đánh giá sự cần thiết, mục tiêu, quy mô, địa điểm và mức độ phù hợp với chiến lược, kế hoạch phát triển, quy hoạch có liên quan. Kết luận phải dựa trên tài liệu cụ thể và trả lời được dự án có trùng lặp với chương trình, dự án đã được quyết định hay không. Trường hợp có nhiều phương án, cần nêu lý do lựa chọn phương án đề xuất.

Hồ sơ/kết quả: Phiếu thẩm định nội dung đầu tư.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị chủ trì thẩm định theo phân cấp. Phối hợp: Cơ quan tài chính và cơ quan chuyên ngành có liên quan.

Thực hiện trên QLDA 360: Ghi ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, người thẩm định, căn cứ đối chiếu và kết luận từng nội dung. Mỗi ý kiến phải có trạng thái, mức độ ảnh hưởng và đơn vị xử lý.

Điểm cần tránh: Không kết luận bằng các từ “cơ bản phù hợp” mà thiếu điều kiện kèm theo. Những điểm chưa đủ bằng chứng phải được chuyển thành yêu cầu làm rõ có hạn xử lý.

4.2: Thẩm định tổng mức đầu tư sơ bộ và nguồn vốn

Kiểm tra cơ sở xác định tổng mức đầu tư sơ bộ, cơ cấu từng nguồn vốn, khả năng bố trí vốn theo tiến độ và khả năng cân đối. Nếu có nhiều nguồn vốn, phải làm rõ tỷ lệ, điều kiện huy động và trách nhiệm của từng bên. Số liệu trong ý kiến nguồn vốn phải khớp với Báo cáo đề xuất và dự thảo quyết định.

Hồ sơ/kết quả: Ý kiến thẩm định nguồn vốn và khả năng cân đối vốn.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị chủ trì thẩm định theo phân cấp. Phối hợp: Cơ quan tài chính và cơ quan chuyên ngành có liên quan.

Thực hiện trên QLDA 360: Thiết lập bảng cơ cấu vốn, kỳ dự kiến bố trí và nguồn bằng chứng; khóa đơn vị tiền tệ và thời điểm giá. Khi thay đổi tổng mức hoặc cơ cấu vốn, hệ thống cảnh báo các tài liệu liên quan cần cập nhật.

Điểm cần tránh: Không dùng số liệu nguồn vốn khác nhau giữa tờ trình, báo cáo và dự thảo quyết định. Tránh coi cam kết chung là bằng chứng cân đối vốn khi chưa đúng thẩm quyền.

4.3: Lấy và tổng hợp ý kiến chuyên ngành

Gửi lấy ý kiến cơ quan chuyên ngành khi tính chất dự án yêu cầu; xác định rõ câu hỏi cần trả lời, thời hạn phản hồi và hồ sơ kèm theo. Ý kiến nhận được phải được tổng hợp theo từng vấn đề, không chỉ lưu dưới dạng các văn bản rời. Trường hợp ý kiến khác nhau, cơ quan chủ trì cần nêu phương án xử lý và cơ sở lựa chọn.

Hồ sơ/kết quả: Văn bản lấy ý kiến và bảng tổng hợp phản hồi.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị chủ trì thẩm định theo phân cấp. Phối hợp: Cơ quan tài chính và cơ quan chuyên ngành có liên quan.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo từng yêu cầu ý kiến với đơn vị nhận, người đầu mối, hạn phản hồi và nội dung chuyên môn. Bảng tổng hợp tự liên kết đến văn bản phản hồi và đánh dấu các điều kiện bắt buộc phải tiếp thu.

Điểm cần tránh: Không gửi yêu cầu chung chung khiến cơ quan phối hợp không biết nội dung cần kết luận. Ý kiến đến muộn hoặc ngoài phạm vi phải được ghi nhận riêng, không âm thầm bỏ qua.

4.4: Lập và phát hành báo cáo thẩm định

Tổng hợp kết quả thẩm định thành báo cáo có kết luận rõ đạt, chưa đạt hoặc đạt kèm điều kiện; nêu nội dung phải hoàn thiện và kiến nghị cấp có thẩm quyền. Báo cáo cần phản ánh cả ý kiến về nhu cầu đầu tư, quy hoạch, quy mô, nguồn vốn, tiến độ, hiệu quả và các vấn đề chuyên ngành. Mọi kết luận phải truy ngược được tới phiếu thẩm định hoặc văn bản phản hồi.

Hồ sơ/kết quả: Báo cáo kết quả thẩm định.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị chủ trì thẩm định theo phân cấp. Phối hợp: Cơ quan tài chính và cơ quan chuyên ngành có liên quan.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo phiên bản báo cáo thẩm định chính thức, liên kết toàn bộ phiếu và ý kiến đầu vào; nhập người ký, số, ngày văn bản và phạm vi kết luận. Phiên bản phát hành được khóa.

Điểm cần tránh: Không để kết luận trong báo cáo trái với phiếu thẩm định hoặc bỏ sót điều kiện của cơ quan chuyên ngành. Tránh dùng một báo cáo chưa ký làm căn cứ trình quyết định.

Hình 5: Dashboard thẩm định: nhu cầu, nguồn vốn, ý kiến chuyên ngành và kết luận

5. Giải trình và hoàn thiện hồ sơ

Sau thẩm định, hồ sơ không nên được sửa bằng các trao đổi rời rạc. Cần quản lý từng ý kiến, bằng chứng tiếp thu, phiên bản cập nhật và bước kiểm tra cuối để bảo đảm bộ hồ sơ trình quyết định phản ánh đầy đủ kết luận thẩm định.

5.1: Lập bảng giải trình từng ý kiến – KHNB 1 ngày

Mã hóa từng ý kiến trong báo cáo thẩm định, giao đúng đơn vị xử lý và xác định trạng thái Đã tiếp thu, Không tiếp thu có giải trình hoặc Cần làm rõ. Mỗi dòng giải trình phải chỉ ra vị trí đã sửa trong báo cáo và tài liệu chứng minh. Cách làm này biến quá trình hoàn thiện thành danh sách có thể kiểm tra thay vì trao đổi rời rạc qua thư điện tử.

Hồ sơ/kết quả: Bảng giải trình tiếp thu.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị chuẩn bị dự án. Phối hợp: Tư vấn, đơn vị thụ hưởng và cơ quan thẩm định.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo đầu việc 5.1; mỗi ý kiến là một bản ghi có mã, người chịu trách nhiệm, hạn, phản hồi, bằng chứng và người xác nhận đóng. Bảng giải trình được kết xuất từ dữ liệu thay vì soạn tách rời.

Điểm cần tránh: Không đánh dấu “đã tiếp thu” nếu chưa chỉ ra nội dung và phiên bản đã sửa. Ý kiến không tiếp thu phải có lý do và người có thẩm quyền chấp nhận.

5.2: Cập nhật báo cáo và phụ lục – KHNB 3 ngày

Chỉnh sửa Báo cáo đề xuất và phụ lục về quy mô, tổng mức đầu tư sơ bộ, cơ cấu nguồn vốn, tiến độ, phạm vi hoặc số liệu khác theo kết luận thẩm định. Sau mỗi thay đổi quan trọng phải kiểm tra tác động dây chuyền tới tờ trình, bảng vốn, tiến độ và dự thảo quyết định. Phiên bản hoàn thiện cần phân biệt rõ với bản đã trình thẩm định.

Hồ sơ/kết quả: Báo cáo hoàn thiện và phụ lục cập nhật.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị chuẩn bị dự án. Phối hợp: Tư vấn, đơn vị thụ hưởng và cơ quan thẩm định.

Thực hiện trên QLDA 360: Mở phiên bản mới tại bước 5.2, gắn từng thay đổi với mã ý kiến 5.1 và chạy kiểm tra chéo các trường dữ liệu trọng yếu. Chỉ cho phép phát hành khi không còn ý kiến bắt buộc ở trạng thái mở.

Điểm cần tránh: Không sửa báo cáo mà quên cập nhật phụ lục hoặc dự thảo quyết định. Việc ghi đè bản cũ sẽ làm mất căn cứ so sánh trước và sau thẩm định.

5.3: Kiểm tra phiên bản hoàn thiện – KHNB 1 ngày

Đối chiếu phiên bản hoàn thiện với báo cáo thẩm định và bảng giải trình; xác nhận từng yêu cầu đã có bằng chứng, số liệu giữa các tài liệu thống nhất và bộ hồ sơ đủ điều kiện trình quyết định. Người kiểm tra cuối nên độc lập với người trực tiếp sửa hồ sơ để giảm nguy cơ bỏ sót.

Hồ sơ/kết quả: Biên bản hoặc phiếu kiểm tra phiên bản cuối.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/đơn vị chuẩn bị dự án. Phối hợp: Tư vấn, đơn vị thụ hưởng và cơ quan thẩm định.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo phiếu kiểm soát 5.3, ghi người kiểm tra, ngày kiểm tra, danh mục phiên bản và kết luận. Hệ thống đóng băng bộ tệp đạt yêu cầu để chuyển bước 6.

Điểm cần tránh: Không dùng cụm từ “đã hoàn thiện” nếu còn ý kiến chưa xác nhận. Phải kiểm tra cả tệp đính kèm và số liệu cấu trúc, không chỉ đọc bản PDF cuối.

Hình 6: Ma trận ý kiến thẩm định - giải trình - bằng chứng - trạng thái

6. Hoàn thiện bộ hồ sơ trình cấp có thẩm quyền

File nguồn dành ba bước riêng cho việc tổng hợp hồ sơ, hoàn thiện tờ trình - dự thảo quyết định và ghi nhận biên nhận. Cách phân rã này giúp kiểm soát đúng thẩm quyền, đúng phiên bản và đúng đầu mối theo dõi.

6.1: Tổng hợp bộ hồ sơ trình

Kiểm tra đủ Báo cáo đề xuất hoàn thiện, báo cáo thẩm định, ý kiến nguồn vốn, dự thảo quyết định và các tài liệu liên quan. Danh mục bộ hồ sơ cần ghi tên tệp, mã phiên bản, ngày phát hành, người ký và số trang hoặc phụ lục. Đây là gói hồ sơ chính thức để cơ quan trình và văn phòng cấp có thẩm quyền kiểm soát.

Hồ sơ/kết quả: Danh mục bộ hồ sơ trình.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan chủ trì thẩm định hoặc cơ quan trình theo phân cấp. Phối hợp: Văn phòng cơ quan có thẩm quyền.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo đầu việc 6.1, sinh danh mục tệp từ hệ thống và xác nhận không có tài liệu nháp. Chọn đúng cơ quan, người ký dự kiến và luồng trình theo dữ liệu phân cấp của dự án.

Điểm cần tránh: Không ghi chung “cấp có thẩm quyền”. Hồ sơ phải xác định đúng pháp nhân và chức danh theo nguồn vốn, cấp quản lý và quy định hiện hành.

6.2: Hoàn thiện tờ trình và dự thảo quyết định – KHNB 1 ngày

Tờ trình và dự thảo quyết định phải phản ánh đúng mục tiêu, quy mô, tổng mức đầu tư sơ bộ, cơ cấu nguồn vốn, địa điểm, thời gian thực hiện và cơ quan tổ chức thực hiện. Cách gọi tên cơ quan, chức danh người ký, hình thức văn bản và căn cứ pháp lý cần cập nhật theo mô hình tổ chức hiện hành, đặc biệt sau khi thực hiện chính quyền địa phương hai cấp.

Hồ sơ/kết quả: Tờ trình và dự thảo nghị quyết/quyết định.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan chủ trì thẩm định hoặc cơ quan trình theo phân cấp. Phối hợp: Văn phòng cơ quan có thẩm quyền.

Thực hiện trên QLDA 360: Mở đầu việc 6.2, dùng dữ liệu dự án để điền tự động các trường trọng yếu và chạy đối chiếu với Báo cáo đề xuất. Lưu dự thảo theo phiên bản và chỉ đánh dấu “Sẵn sàng trình” sau kiểm tra pháp nhân/người ký.

Điểm cần tránh: Không sao chép mẫu cũ có tên cơ quan hoặc cấp hành chính không còn phù hợp. Tránh để tổng mức, nguồn vốn hoặc thời gian khác với hồ sơ đã thẩm định.

 6.3: Trình cấp có thẩm quyền – KHNB 1 ngày

Gửi bộ hồ sơ, nhận biên nhận, ghi lịch xử lý và đầu mối theo dõi. Nếu có yêu cầu làm rõ, phải tạo thành yêu cầu chính thức, liên kết với bộ hồ sơ đã trình và ghi thời gian phản hồi. Cơ quan trình chịu trách nhiệm bảo đảm đúng thẩm quyền và đúng phiên bản.

Hồ sơ/kết quả: Phiếu trình hoặc biên nhận hồ sơ.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan chủ trì thẩm định hoặc cơ quan trình theo phân cấp. Phối hợp: Văn phòng cơ quan có thẩm quyền.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo đầu việc 6.3, nhập số biên nhận, ngày trình, người tiếp nhận và dự kiến lịch xử lý. Mọi yêu cầu làm rõ được quản lý như một vòng phản hồi, không trao đổi ngoài hệ thống mà không cập nhật hồ sơ.

Điểm cần tránh: Trình sai thẩm quyền hoặc sai phiên bản có thể làm lại toàn bộ vòng xử lý. Không để hồ sơ ở trạng thái “đã trình” khi chưa có bằng chứng tiếp nhận.

7. Xem xét, ký và phát hành quyết định

Quyết định chủ trương đầu tư chỉ được ký trên bộ hồ sơ đã qua thẩm định và hoàn thiện. Bước xem xét, bước ký và bước phát hành cần tách riêng vì người xử lý, bằng chứng hoàn thành và rủi ro pháp lý khác nhau.

7.1: Xem xét hồ sơ và điều kiện quyết định – KHNB 2 ngày

Cơ quan hoặc người có thẩm quyền xem xét bộ hồ sơ, kết quả thẩm định, khả năng cân đối nguồn lực và các điều kiện kèm theo. Những nội dung chưa đủ rõ phải được phản hồi về đúng đầu mối xử lý. Kết quả xem xét cần cho biết hồ sơ đủ điều kiện ký, cần chỉnh kỹ thuật hay phải hoàn thiện nội dung.

Hồ sơ/kết quả: Phiếu hoặc ý kiến xem xét.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/người có thẩm quyền quyết định chủ trương đầu tư. Phối hợp: Cơ quan trình.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo đầu việc 7.1 và gắn phiếu xem xét với bộ hồ sơ trình. Mỗi điều kiện trước khi ký phải có người xử lý, thời hạn và xác nhận hoàn tất.

Điểm cần tránh: Không bỏ qua điều kiện quyết định chủ trương đầu tư về quy hoạch, không trùng lặp, khả năng cân đối vốn và hiệu quả. Chỉnh kỹ thuật cũng phải được lưu dấu vết.

7.2: Ký quyết định chủ trương đầu tư – KHNB 1 ngày

Ban hành nghị quyết hoặc quyết định xác định rõ mục tiêu, quy mô, tổng mức đầu tư sơ bộ, cơ cấu nguồn vốn, địa điểm, thời gian và cơ quan thực hiện theo thẩm quyền. Trước khi ký cần đối chiếu lần cuối với báo cáo thẩm định và phiên bản hồ sơ đã được xác nhận.

Hồ sơ/kết quả: Nghị quyết hoặc Quyết định chủ trương đầu tư.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/người có thẩm quyền quyết định chủ trương đầu tư. Phối hợp: Cơ quan trình.

Thực hiện trên QLDA 360: Chọn đúng phiên bản tại bước 7.2; nhập pháp nhân/người ký, số, ngày văn bản, phạm vi và điều kiện kèm theo. Sau phát hành, khóa văn bản đã duyệt và chuyển trạng thái dự án.

Điểm cần tránh: Không ký trên bản dự thảo chưa được đồng bộ số liệu. Quyết định đã phát hành là mốc pháp lý, vì vậy mọi điều chỉnh sau đó phải theo đúng quy trình điều chỉnh chủ trương đầu tư.

7.3: Phát hành, công bố và lưu hồ sơ – KHNB 2 ngày

Đóng dấu hoặc hoàn tất ký số, phát hành tới đúng nơi nhận, cập nhật mốc khóa phạm vi và lưu bản có hiệu lực. Danh sách nơi nhận phải phù hợp với trách nhiệm triển khai bước tiếp theo. Hồ sơ lưu gồm cả bộ trình, báo cáo thẩm định, quyết định và lịch sử giải trình.

Hồ sơ/kết quả: Bản phát hành và danh sách nơi nhận.

Chủ trì và phối hợp: Cơ quan/người có thẩm quyền quyết định chủ trương đầu tư. Phối hợp: Cơ quan trình.

Thực hiện trên QLDA 360: Mở đầu việc 7.3, tải bản ký số hoặc bản scan có hiệu lực, nhập danh sách nơi nhận và ngày phát hành. Thiết lập quyền chỉ đọc cho bộ hồ sơ đã chốt và lưu nhật ký truy cập.

Điểm cần tránh: Không dùng bản dự thảo hoặc bản chưa ký làm căn cứ triển khai. Thiếu danh sách nơi nhận sẽ làm đứt chuỗi bàn giao trách nhiệm.

8. Giao chủ đầu tư và chuyển sang chuẩn bị dự án

Quyết định chủ trương đầu tư chưa tự động hoàn tất việc tổ chức thực hiện. Phải xác định đúng chủ đầu tư, bàn giao hồ sơ và lập kế hoạch chuẩn bị dự án - vốn để nối liền dữ liệu từ giai đoạn chủ trương sang giai đoạn quyết định đầu tư.

8.1: Xác định và giao chủ đầu tư

Xác định đúng pháp nhân chủ đầu tư, vai trò của Ban quản lý đầu tư xây dựng và phạm vi ủy quyền; sau đó ban hành văn bản giao. Theo cách tiếp cận của Luật Xây dựng 2025 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, hình thức quản lý dự án được tổ chức lại để tăng tính chủ động cho chủ đầu tư. Vì vậy không được mặc định Ban QLDA luôn là chủ đầu tư; Ban có thể là chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý dự án theo nhiệm vụ, ủy quyền cụ thể.

Hồ sơ/kết quả: Quyết định hoặc văn bản giao chủ đầu tư.

Chủ trì và phối hợp: Người quyết định đầu tư hoặc cơ quan được giao theo phân cấp. Phối hợp: Chủ đầu tư, Ban QLDA và đơn vị thụ hưởng.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo đầu việc 8.1, khai báo pháp nhân chủ đầu tư, đơn vị quản lý dự án, người đại diện, căn cứ giao nhiệm vụ và phạm vi ủy quyền. Phân quyền hệ thống phải bám đúng vai trò đã được giao.

Điểm cần tránh: Nhập sai chủ đầu tư sẽ kéo theo sai thẩm quyền phê duyệt, ký hợp đồng và quản lý vốn. Không dùng tên Ban QLDA thay cho pháp nhân nếu văn bản giao không quy định như vậy.

8.2: Bàn giao hồ sơ chủ trương đầu tư

Lập danh mục và bàn giao toàn bộ tờ trình, Báo cáo đề xuất, kết quả thẩm định, ý kiến nguồn vốn, quyết định chủ trương đầu tư và dữ liệu nền. Biên bản phải ghi bên giao, bên nhận, danh mục phiên bản, tài liệu còn thiếu nếu có, quyền truy cập và trách nhiệm bảo quản. Bàn giao dữ liệu số cần bảo đảm bên nhận mở và kiểm tra được tệp.

Hồ sơ/kết quả: Biên bản bàn giao hồ sơ.

Chủ trì và phối hợp: Người quyết định đầu tư hoặc cơ quan được giao theo phân cấp. Phối hợp: Chủ đầu tư, Ban QLDA và đơn vị thụ hưởng.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo biên bản bước 8.2, liên kết toàn bộ hồ sơ nguồn, nhập thành phần ký và các tồn tại. Chỉ đóng bước khi bên nhận xác nhận đủ tệp, đúng phiên bản và có quyền truy cập.

Điểm cần tránh: Không chỉ bàn giao file PDF quyết định mà bỏ dữ liệu nền và lịch sử thẩm định. Thiếu quyền truy cập thực tế được xem là chưa hoàn tất bàn giao số.

8.3: Lập kế hoạch chuẩn bị dự án và vốn

Từ quyết định chủ trương đầu tư, xác định các đầu việc chuẩn bị dự án như khảo sát, lựa chọn tư vấn, lập hồ sơ dự án, các mốc thẩm định - quyết định đầu tư và nhu cầu vốn chuẩn bị đầu tư. Kế hoạch phải chỉ ra quan hệ phụ thuộc, đơn vị chịu trách nhiệm, sản phẩm bàn giao và nguồn vốn. Đây là cầu nối từ giai đoạn chủ trương sang giai đoạn lập và quyết định đầu tư.

Hồ sơ/kết quả: Kế hoạch chuẩn bị dự án và kế hoạch vốn.

Chủ trì và phối hợp: Người quyết định đầu tư hoặc cơ quan được giao theo phân cấp. Phối hợp: Chủ đầu tư, Ban QLDA và đơn vị thụ hưởng.

Thực hiện trên QLDA 360: Tạo đầu việc 8.3, cấu hình WBS chuẩn bị dự án, quan hệ trước-sau, mốc phê duyệt và dòng vốn dự kiến. Dữ liệu từ quyết định chủ trương được tái sử dụng, không nhập lại bằng tay nếu hệ thống đã có.

Điểm cần tránh: Không lập kế hoạch chỉ bằng danh sách công việc không có quan hệ phụ thuộc. Phải tách thời hạn pháp luật, thời hạn hợp đồng và thời hạn kiểm soát nội bộ.

Hình 7: Sơ đồ bàn giao hồ sơ và tạo WBS chuẩn bị dự án

9. Cách cấu hình quy trình 23 bước trên QLDA 360

Mục tiêu của số hóa không phải chỉ là tải tệp lên hệ thống, mà là biến mỗi bước thành một điểm kiểm soát có chủ trì, phối hợp, thời hạn, hồ sơ đầu ra, phiên bản, kết luận và bằng chứng. Từ nội dung trong file nguồn, cấu hình tối thiểu nên gồm các lớp sau.

Cấu trúc công việc

Tạo 8 công đoạn cha và 23 đầu việc con theo đúng mã 1, 2.1…8.3. Hai khối số 6 và số 7 trong sơ đồ hình ảnh phải được phân rã thành các bước con theo bảng chi tiết.

Vai trò và pháp nhân

Mỗi bước có đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người xử lý và người phê duyệt. Hệ thống phải phân biệt cơ quan chuẩn bị dự án, cơ quan thẩm định, cơ quan trình, người có thẩm quyền, chủ đầu tư, Ban QLDA và đơn vị thụ hưởng.

Mốc thời gian

Lưu riêng ngày giao, hạn KHNB, ngày nhận hồ sơ, ngày xác nhận hồ sơ hợp lệ, thời gian chờ bổ sung và ngày hoàn thành. Báo cáo tiến độ không được trộn thời gian nội bộ với thời hạn pháp luật.

Hồ sơ và phiên bản

Mỗi đầu việc có danh mục sản phẩm bắt buộc. Tệp đã phát hành được khóa; thay đổi tạo phiên bản mới và giữ lịch sử so sánh, người sửa, lý do sửa.

Phiếu kiểm soát

Các bước 2.1, 2.3, 3.2, 5.3 cần checklist hoặc phiếu kiểm soát có tiêu chí, kết quả, bằng chứng và người xác nhận. Không dùng một ô “Đạt” cho cả bộ hồ sơ.

Ý kiến và giải trình

Yêu cầu bổ sung, ý kiến chuyên ngành và ý kiến thẩm định phải được mã hóa, giao người xử lý, đặt hạn và liên kết tới phản hồi, bằng chứng tiếp thu.

Phát hành và bàn giao

Quyết định đã ký, danh sách nơi nhận và biên bản bàn giao phải gắn với đúng bộ hồ sơ. Quyền truy cập được chuyển theo vai trò mới sau khi giao chủ đầu tư.

10. Checklist đóng Giai đoạn 1

11. Câu hỏi thường gặp về quyết định chủ trương đầu tư dự án nhóm B

Dự án nhóm B lập Báo cáo đề xuất hay Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi?

Theo cấu trúc của Luật Đầu tư công, dự án nhóm B sử dụng Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư làm cơ sở quyết định chủ trương; Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi được quy định cho dự án quan trọng quốc gia và dự án nhóm A. Nếu dự án có cơ chế đặc thù, đơn vị lập hồ sơ phải ghi rõ căn cứ thay vì tự đổi loại báo cáo.

Nội dung Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư nhóm B căn cứ điều nào?

Nội dung chủ yếu được quy định tại Điều 35 Luật Đầu tư công hiện hành. Khi áp dụng nên tra cứu Văn bản hợp nhất số 03/VBHN-VPQH và các quy định hướng dẫn, đồng thời đối chiếu tính chất riêng của dự án.

60 ngày trong quy trình có phải thời hạn pháp luật không?

Không. Đây là tổng kế hoạch kiểm soát nội bộ của file nguồn khi cộng tuần tự 23 bước. Thời hạn thực tế phải theo thủ tục hành chính, phân cấp, ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và quy định áp dụng cho từng dự án.

Ai quyết định chủ trương đầu tư dự án nhóm B?

Thẩm quyền phụ thuộc nguồn vốn, cấp quản lý và loại chủ thể. Cần kiểm tra Điều 18 Luật Đầu tư công hiện hành, quy định trình tự tương ứng, phân cấp của địa phương hoặc Bộ, cơ quan trung ương; không nên dùng một câu trả lời chung cho mọi dự án.

Ban QLDA có luôn là chủ đầu tư không?

Không. Ban QLDA có thể là chủ đầu tư hoặc là đơn vị quản lý dự án theo nhiệm vụ, ủy quyền. Hồ sơ phải ghi đúng pháp nhân, căn cứ giao nhiệm vụ và phạm vi quyền hạn, đặc biệt theo cơ chế quản lý dự án được cập nhật từ ngày 01/07/2026.

Khi nào được tính là đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ?

Mốc này phải được cơ quan tiếp nhận xác nhận theo thủ tục áp dụng, sau khi kiểm tra thành phần và tính thống nhất. Ngày gửi lần đầu, ngày tiếp nhận và ngày xác nhận hợp lệ nên được lưu thành các trường khác nhau.

Có được sửa trực tiếp tệp đã trình thẩm định không?

Không nên ghi đè. Tệp đã trình phải được khóa làm mốc; nội dung sửa theo ý kiến thẩm định được phát hành thành phiên bản mới và liên kết với bảng giải trình để bảo đảm truy vết.

QLDA 360 hỗ trợ điểm nào trong quy trình?

Phần mềm có thể quản lý WBS 23 bước, pháp nhân và phân quyền, thời hạn, hồ sơ bắt buộc, phiên bản, checklist, yêu cầu bổ sung, ý kiến - giải trình, ký/phát hành, bàn giao và lịch sử thay đổi trên một luồng dữ liệu thống nhất.

Kết luận

Quy trình quyết định chủ trương đầu tư dự án nhóm B trong tài liệu nguồn không phải một chuỗi năm bước khái quát, mà là hệ thống 8 công đoạn và 23 bước có sản phẩm đầu ra, trách nhiệm, thời hạn kiểm soát và bằng chứng riêng. Giá trị lớn nhất của việc phân rã này là giúp cơ quan chuẩn bị dự án, cơ quan thẩm định, cơ quan trình và chủ đầu tư biết chính xác mình phải làm gì, bàn giao gì và chịu trách nhiệm ở thời điểm nào.

Khi triển khai trên QLDA 360, cần giữ ba nguyên tắc: đúng thẩm quyền và pháp nhân; đúng phiên bản hồ sơ; tách rõ thời hạn pháp luật với kế hoạch nội bộ. Nếu ba nguyên tắc này được kiểm soát từ giai đoạn chủ trương, dữ liệu của dự án sẽ liền mạch hơn khi chuyển sang khảo sát, lập dự án, lựa chọn nhà thầu và thực hiện đầu tư.

Nguồn pháp lý kiểm chứng

• Văn bản hợp nhất số 03/VBHN-VPQH ngày 05/02/2026 về Luật Đầu tư công

• Luật Đầu tư công số 58/2024/QH15

• Luật số 90/2025/QH15

• Nghị định số 85/2025/NĐ-CP

• Nghị định số 275/2025/NĐ-CP

• Luật Xây dựng số 135/2025/QH15

• Nghị định số 217/2026/NĐ-CP

MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ

• Địa chỉ công ty: 122 Lê Lai, khu 4, phường Quang Trung, tỉnh Thanh Hóa.

• Văn phòng Hà Nội: CT5B, Khu đô thị Xa La, phường Hà Đông (xã Tân Triều), Hà Nội.

• Văn phòng TP.HCM: 36/31A/12 Đường Số 4, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh.

• Hotline: Mobifone 0787 64 65 68; Viettel 096 636 0702; Vinaphone 091 222 4669 (Zalo).

• Email: nghiemthuxaydung.qlcl@gmail.com

• Website TBT Việt Nam: bimxaydung.com

PHẠM VI SỬ DỤNG: Bài viết là tài liệu hướng dẫn quản trị nội bộ và truyền thông chuyên môn, không thay thế việc kiểm tra thủ tục hành chính, quyết định phân cấp hoặc ý kiến pháp lý cho một dự án cụ thể.