Bài viết chi tiết

Quy trình nghiệm thu vật liệu đầu vào phục vụ thanh toán xây dựng

Nghiệm thu vật liệu đầu vào là một trong những công việc quan trọng trong quản lý chất lượng công trình. Hồ sơ vật liệu không chỉ chứng minh nguồn gốc và chất lượng sản phẩm được đưa vào thi công mà còn là căn cứ để nghiệm thu công việc, xác nhận khối lượng hoàn thành và lập hồ sơ thanh toán.

Trong thực tế, nhiều bộ hồ sơ thanh toán bị yêu cầu bổ sung vì thiếu chứng chỉ chất lượng, kết quả thí nghiệm, biên bản lấy mẫu hoặc tài liệu không thể hiện rõ vật liệu đã được sử dụng cho công tác nào.

Để hạn chế tình trạng này, hồ sơ vật liệu cần được quản lý ngay từ khi vật tư được đưa đến công trường, thay vì chờ đến cuối kỳ thanh toán mới tổng hợp.

Nghiệm thu vật liệu đầu vào là gì?

Nghiệm thu vật liệu đầu vào là quá trình kiểm tra và xác nhận vật liệu, sản phẩm, cấu kiện hoặc thiết bị trước khi được sử dụng cho công trình.

Nội dung kiểm tra thường bao gồm:

- Tên và chủng loại vật liệu;

- Nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp;

- Số lượng và quy cách;

- Nguồn gốc xuất xứ;

- Chứng nhận chất lượng;

- Kết quả thí nghiệm;

- Tình trạng thực tế khi giao nhận;

- Sự phù hợp với hồ sơ thiết kế và yêu cầu kỹ thuật.

Kết quả kiểm tra được lập thành biên bản và lưu cùng các tài liệu liên quan để phục vụ nghiệm thu công việc, thanh toán và hoàn thiện hồ sơ công trình.

Vì sao hồ sơ vật liệu ảnh hưởng đến thanh toán?

Một công tác đã thi công đủ khối lượng nhưng vật liệu sử dụng chưa có hồ sơ chứng minh chất lượng thì vẫn có thể chưa đủ điều kiện đưa vào thanh toán.

Ví dụ, khối lượng bê tông đã hoàn thành nhưng hồ sơ chưa có thiết kế cấp phối, phiếu giao nhận, biên bản lấy mẫu hoặc kết quả nén mẫu thì tư vấn giám sát và chủ đầu tư có thể yêu cầu bổ sung trước khi xác nhận.

Hồ sơ vật liệu giúp chứng minh:

- Vật liệu được sử dụng đúng chủng loại;

- Chất lượng phù hợp với yêu cầu thiết kế;

- Việc lấy mẫu và thí nghiệm được thực hiện đúng thời điểm;

- Kết quả kiểm tra đạt yêu cầu;

- Vật liệu được sử dụng cho đúng công tác và hạng mục;

- Khối lượng đề nghị thanh toán có đủ căn cứ chất lượng.

1. Lập danh mục vật liệu cần nghiệm thu

Trước khi thi công, nhà thầu nên lập danh mục toàn bộ vật liệu, cấu kiện và thiết bị cần sử dụng.

Danh mục nên có các thông tin:

Nội dung	Thông tin cần quản lý
Tên vật liệu	Xi măng, thép, cát, đá, gạch, sơn…
Quy cách	Kích thước, cấp độ bền, mác, chủng loại
Nhà cung cấp	Đơn vị sản xuất hoặc phân phối
Công tác sử dụng	Móng, cột, dầm, sàn, hoàn thiện…
Hồ sơ cần có	Chứng chỉ, kết quả thí nghiệm, phiếu giao hàng
Tần suất lấy mẫu	Theo khối lượng, lô hàng hoặc yêu cầu kỹ thuật
Người phụ trách	Cán bộ vật liệu hoặc kỹ thuật hiện trường

Không phải mọi vật liệu phụ đều cần lập một biên bản nghiệm thu riêng. Tuy nhiên, việc loại bỏ hoặc gộp vật liệu phải căn cứ vào yêu cầu kỹ thuật, hợp đồng và quy trình quản lý chất lượng của dự án.

Trong phần mềm Nghiệm thu 360, người dùng có thể lựa chọn các vật liệu cần nghiệm thu trong bảng tổng hợp vật liệu đầu vào và bỏ chọn những vật liệu phụ không cần lập hồ sơ riêng.

2. Thu thập hồ sơ trước khi vật liệu được sử dụng

Hồ sơ vật liệu cần được thu thập trước hoặc ngay khi vật liệu được đưa đến công trường.

Tùy từng loại vật liệu, tài liệu có thể gồm:

- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng;

- Phiếu giao hàng;

- Chứng nhận xuất xưởng;

- Chứng nhận chất lượng;

- Chứng nhận hợp quy;

- Kết quả thí nghiệm của nhà sản xuất;

- Tài liệu kỹ thuật;

- Catalog;

- Biên bản kiểm tra ngoại quan;

- Biên bản lấy mẫu;

- Kết quả thí nghiệm tại phòng thí nghiệm.

Thông tin trên tài liệu phải thống nhất với vật liệu thực tế. Cần kiểm tra tên sản phẩm, lô sản xuất, ngày sản xuất, quy cách và khối lượng.

Không nên chỉ lưu một chứng chỉ chất lượng chung cho nhiều đợt vật liệu nếu không xác định được chứng chỉ đó áp dụng cho lô hàng nào.

3. Kiểm tra vật liệu tại công trường

Khi vật liệu được giao đến, cán bộ phụ trách cần kiểm tra:

- Số lượng;

- Quy cách;

- Bao bì và nhãn mác;

- Tình trạng hư hỏng;

- Điều kiện bảo quản;

- Sự phù hợp với mẫu đã được chấp thuận;

- Hồ sơ đi kèm.

Đối với vật liệu không phù hợp, cần thực hiện một trong các biện pháp:

1. Từ chối tiếp nhận;

2. Cách ly tại khu vực riêng;

3. Yêu cầu bổ sung hồ sơ;

4. Tổ chức kiểm tra hoặc thí nghiệm bổ sung;

5. Chỉ cho phép sử dụng sau khi có chấp thuận.

Không nên để vật liệu chưa được kiểm tra nằm chung với vật liệu đã được nghiệm thu vì có thể gây nhầm lẫn khi cấp phát cho thi công.

4. Gộp vật liệu vào biên bản phù hợp

Các vật liệu có cùng nhóm, cùng nguồn cung cấp hoặc cùng đợt kiểm tra có thể được bố trí trong một biên bản nếu phù hợp với quy trình dự án.

Ví dụ:

- Các loại thép cùng đợt giao;

- Xi măng cùng nhà sản xuất và lô hàng;

- Các loại phụ kiện của cùng một hệ thống;

- Vật liệu hoàn thiện được nghiệm thu trong cùng thời điểm.

Trong tài liệu Nghiệm thu 360, các vật liệu cần nghiệm thu chung có thể được nhập cùng một số biên bản. Ví dụ, nhóm xi măng có thể sử dụng một số biên bản, nhóm thép sử dụng một số khác.

Tuy nhiên, không nên gộp các vật liệu khác nguồn gốc, khác lô sản xuất hoặc khác thời điểm tiếp nhận nếu việc gộp làm mất khả năng truy xuất.

5. Lập kế hoạch lấy mẫu thí nghiệm

Không phải mọi chỉ tiêu chất lượng đều có thể kiểm tra bằng quan sát. Một số vật liệu và công tác cần được lấy mẫu để thí nghiệm.

Các trường hợp thường gặp gồm:

- Thép xây dựng;

- Xi măng;

- Cát và đá;

- Bê tông;

- Vữa xây, trát;

- Đất đắp;

- Gạch xây;

- Vật liệu chống thấm;

- Cáp điện;

- Đường ống;

- Vật liệu hoàn thiện đặc thù.

Kế hoạch lấy mẫu cần xác định:

- Vật liệu hoặc công tác lấy mẫu;

- Vị trí lấy mẫu;

- Thời gian;

- Số lượng mẫu;

- Chỉ tiêu thí nghiệm;

- Phòng thí nghiệm;

- Thành phần chứng kiến;

- Thời hạn nhận kết quả.

Trong phần vật liệu hiện trường, phần mềm cho phép lựa chọn các công tác cần lấy mẫu như công tác đắp hoặc bê tông để hình thành danh sách lấy mẫu gửi phòng thí nghiệm.

6. Kiểm soát thời điểm lấy mẫu

Ngày lấy mẫu phải phù hợp với:

- Ngày vật liệu được tiếp nhận;

- Ngày thi công;

- Ngày nghiệm thu;

- Thời gian trả kết quả;

- Điều kiện cho phép sử dụng vật liệu.

Ví dụ, kết quả thí nghiệm xi măng hoặc thiết kế cấp phối phải có trước khi vật liệu được sử dụng cho công tác tương ứng.

Tài liệu hướng dẫn lưu ý rằng với mẫu xi măng, thiết kế mác bê tông hoặc mác vữa, kết quả cần được kiểm soát trước khi sử dụng cho công tác bê tông đầu tiên.

Nếu ngày lấy mẫu hoặc ngày trả kết quả không phù hợp với ngày thi công, hồ sơ có thể bị đánh giá là thiếu logic.

7. Quản lý kết quả thí nghiệm

Sau khi có kết quả thí nghiệm, cần đối chiếu với yêu cầu kỹ thuật.

Hồ sơ nên thể hiện:

- Mã mẫu;

- Ngày lấy mẫu;

- Vị trí lấy;

- Loại vật liệu;

- Chỉ tiêu kiểm tra;

- Kết quả;

- Yêu cầu thiết kế;

- Đánh giá đạt hoặc không đạt;

- Công tác đã sử dụng vật liệu.

Không nên chỉ lưu tệp kết quả mà không gắn với vật liệu hoặc vị trí sử dụng. Mỗi kết quả phải có khả năng truy ngược về biên bản lấy mẫu và lô vật liệu tương ứng.

Nếu kết quả không đạt, cần:

1. Dừng sử dụng vật liệu nếu cần thiết;

2. Xác định phạm vi đã sử dụng;

3. Báo cáo các bên liên quan;

4. Thí nghiệm đối chứng hoặc kiểm tra bổ sung;

5. Đề xuất biện pháp xử lý;

6. Lưu đầy đủ kết quả xử lý.

8. Liên kết hồ sơ vật liệu với công tác thi công

Một trong những lỗi phổ biến là có đầy đủ hồ sơ vật liệu nhưng không xác định được vật liệu đó sử dụng cho công việc nào.

Mỗi lô vật liệu nên được liên kết với:

- Hạng mục;

- Khu vực;

- Công tác;

- Ngày thi công;

- Biên bản nghiệm thu;

- Đợt thanh toán.

Ví dụ:

Lô thép D16, D18 nhập ngày 10/7/2026, sử dụng cho cốt thép dầm sàn tầng 3, nghiệm thu ngày 14/7/2026.

Việc liên kết này giúp tư vấn và chủ đầu tư kiểm tra nhanh khi xác nhận hồ sơ thanh toán.

9. Cài đặt thành phần ký biên bản vật liệu

Biên bản nghiệm thu vật liệu cần thể hiện đúng thành phần tham gia theo quy định và yêu cầu của dự án.

Các thành phần thường gồm:

- Đại diện chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án;

- Tư vấn giám sát;

- Nhà thầu thi công;

- Nhà cung cấp khi cần;

- Phòng thí nghiệm khi thực hiện lấy mẫu;

- Đơn vị thiết kế trong trường hợp cần ý kiến chuyên môn.

Phần mềm cho phép thiết lập phạm vi ký riêng cho từng nhóm biên bản công tác và vật liệu. Mẫu ký và mẫu tham gia phải được cài đặt riêng, sau đó gắn với từng người có liên quan.

Khi có thay đổi nhân sự, cần cập nhật đúng thời gian áp dụng để tránh đưa người chưa tham gia dự án vào biên bản cũ.

10. Kiểm tra hồ sơ trước khi thanh toán

Trước khi đưa công tác vào bảng thanh toán, cần kiểm tra bộ hồ sơ vật liệu tương ứng.

Checklist nghiệm thu vật liệu

- Vật liệu có đúng chủng loại thiết kế không?

- Có chứng nhận nguồn gốc không?

- Có chứng nhận chất lượng hoặc hợp quy không?

- Biên bản giao nhận đã đầy đủ chưa?

- Đã lập biên bản nghiệm thu vật liệu chưa?

- Đã lấy mẫu đúng tần suất chưa?

- Kết quả thí nghiệm có đạt không?

- Ngày lấy mẫu có phù hợp không?

- Vật liệu đã được gắn với công tác sử dụng chưa?

- Hồ sơ có đủ chữ ký không?

- Tên và quy cách trong các tài liệu có thống nhất không?

- Lô vật liệu có thuộc kỳ thanh toán hiện tại không?

Chỉ nên xác nhận khối lượng thanh toán khi hồ sơ chất lượng của vật liệu sử dụng cho công tác đã được hoàn thiện theo yêu cầu.

Số hóa hồ sơ nghiệm thu vật liệu

Việc quản lý bằng thư mục rời rạc dễ dẫn đến mất tài liệu hoặc sử dụng nhầm kết quả thí nghiệm.

Một hệ thống quản lý tập trung có thể hỗ trợ:

- Tổng hợp danh mục vật liệu;

- Theo dõi lô hàng;

- Quản lý chứng chỉ;

- Lập danh sách lấy mẫu;

- Gắn kết quả thí nghiệm;

- Cảnh báo hồ sơ còn thiếu;

- Liên kết vật liệu với công tác;

- Quản lý người ký;

- Xuất biên bản tự động;

- Tra cứu hồ sơ theo đợt thanh toán.

Trong Nghiệm thu 360, người dùng có thể lựa chọn vật liệu cần nghiệm thu, nhóm vật liệu theo số biên bản và lập danh sách lấy mẫu hiện trường trên cùng hệ thống dữ liệu.

Những lỗi thường gặp

Nghiệm thu sau khi vật liệu đã sử dụng

Hồ sơ được lập hồi ký nhưng thời gian không phù hợp với thi công thực tế.

Dùng một kết quả cho nhiều lô không rõ căn cứ

Việc này làm mất khả năng truy xuất nguồn gốc và phạm vi áp dụng của kết quả.

Thiếu liên kết với công tác

Có kết quả thí nghiệm nhưng không xác định được vật liệu dùng cho hạng mục nào.

Sai tên hoặc quy cách

Tên vật liệu trên biên bản khác với chứng chỉ và phiếu giao hàng.

Thiếu hồ sơ khi lập thanh toán

Công tác được đưa vào thanh toán nhưng chưa có đủ biên bản nghiệm thu vật liệu hoặc kết quả kiểm tra.

Kết luận

Nghiệm thu vật liệu đầu vào là bước quan trọng để kiểm soát chất lượng và hoàn thiện căn cứ thanh toán xây dựng.

Quy trình cần bắt đầu từ lập danh mục vật liệu, kiểm tra hồ sơ, tiếp nhận tại hiện trường, lấy mẫu thí nghiệm, quản lý kết quả và liên kết vật liệu với từng công tác thi công.

Khi dữ liệu vật liệu được quản lý tập trung, nhà thầu và ban quản lý dự án có thể giảm thời gian tổng hợp hồ sơ, hạn chế bỏ sót kết quả thí nghiệm và nâng cao khả năng kiểm soát khối lượng thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Vật liệu nào cần lập biên bản nghiệm thu?

Các vật liệu, cấu kiện và thiết bị ảnh hưởng đến chất lượng công trình hoặc được yêu cầu trong thiết kế, hợp đồng và quy trình quản lý chất lượng cần được kiểm tra, nghiệm thu.

Có thể gộp nhiều vật liệu trong một biên bản không?

Có thể gộp khi các vật liệu phù hợp về nhóm, nguồn cung cấp, thời điểm và phạm vi kiểm tra. Không nên gộp nếu làm mất khả năng truy xuất từng lô.

Kết quả thí nghiệm chưa có thì công tác có được thanh toán không?

Tùy điều kiện hợp đồng và loại thí nghiệm. Đối với chỉ tiêu bắt buộc để đánh giá chất lượng, công tác thường chỉ đủ căn cứ thanh toán khi đã có kết quả phù hợp.