Cách kiểm tra và xuất hồ sơ nghiệm thu phục vụ thanh toán đầy đủ

Sau khi hoàn thiện dữ liệu công việc, khối lượng, ngày nghiệm thu và thành phần ký, bước tiếp theo là xuất hồ sơ nghiệm thu phục vụ thanh toán.

Nếu xuất hồ sơ mà chưa cấu hình đúng, người dùng dễ gặp tình trạng thiếu biên bản, sai thứ tự, trùng số, thiếu khối lượng hoặc xuất nhầm tài liệu không cần thiết.

Bộ hồ sơ nghiệm thu phục vụ thanh toán gồm gì?

Tùy loại công trình và yêu cầu hợp đồng, bộ hồ sơ có thể gồm:

-       Phiếu yêu cầu nghiệm thu;

-       Biên bản nghiệm thu vật liệu;

-       Biên bản lấy mẫu;

-       Kết quả thí nghiệm;

-       Biên bản nghiệm thu công việc;

-       Biên bản nghiệm thu giai đoạn hoặc hạng mục;

-       Nhật ký thi công;

-       Bản vẽ hoàn công;

-       Phụ lục khối lượng;

-       Hồ sơ pháp lý liên quan;

-       Bảng xác nhận khối lượng hoàn thành;

-       Hồ sơ đề nghị thanh toán.

Tài liệu hướng dẫn Nghiệm thu 360 chủ yếu trình bày quy trình xuất bộ hồ sơ nghiệm thu ra Word. Các biểu mẫu thanh toán cụ thể vẫn cần được kiểm tra theo hợp đồng và yêu cầu của chủ đầu tư.

Bước 1: Rà soát dữ liệu trước khi xuất

Không nên nhấn xuất hồ sơ ngay sau khi nhập xong dữ liệu.

Trước tiên cần kiểm tra:

1.     Danh sách hạng mục;

2.     Thứ tự công tác;

3.     Khối lượng từng lần nghiệm thu;

4.     Vị trí thi công;

5.     Ngày và giờ nghiệm thu;

6.     Thành phần ký;

7.     Mẫu biên bản;

8.     Phụ lục;

9.     Hồ sơ vật liệu;

10. Số biên bản.

Việc sửa dữ liệu trước khi xuất sẽ nhanh và đồng bộ hơn sửa thủ công trong từng tệp Word.

Bước 2: Cấu hình nội dung hồ sơ cần xuất

Phần mềm cho phép lựa chọn:

-       Xuất hồ sơ nghiệm thu xây dựng;

-       Xuất biên bản vật liệu;

-       Xuất danh mục thí nghiệm;

-       Xuất nhật ký thi công;

-       Xuất hồ sơ pháp lý;

-       Xuất hạng mục hoặc giai đoạn;

-       Xuất theo công tác được chọn;

-       Xuất theo hạng mục được chọn.

Người dùng chỉ nên chọn tài liệu cần thiết cho mục đích đang thực hiện. Nếu đang lập hồ sơ thanh toán một hạng mục, không nên xuất toàn bộ tài liệu của dự án vì sẽ làm bộ hồ sơ nặng và khó kiểm tra.

Bước 3: Chọn cách sắp xếp biên bản

Tài liệu cho phép lựa chọn trình tự xuất theo thiết lập hoặc theo thời gian. Ngoài ra, người dùng có thể chọn xuất theo tên công tác gộp, hiển thị khối lượng nghiệm thu, chức vụ người ký và các tùy chọn nhật ký.

Có hai cách sắp xếp thường dùng:

Theo trình tự thi công

Phù hợp khi cần kiểm tra logic hồ sơ từ công việc trước đến công việc sau.

Theo thời gian

Phù hợp khi đóng hồ sơ theo ngày, tuần hoặc tháng.

Dù sử dụng cách nào, cần bảo đảm phiếu yêu cầu, biên bản nghiệm thu và phụ lục của cùng một công tác được đặt gần nhau.

Bước 4: Thiết lập số biên bản

Số biên bản cần thống nhất trong toàn dự án.

Cấu trúc có thể gồm:

Số thứ tự/Ký hiệu hạng mục/Ký hiệu biên bản

Ví dụ:

-       01/M/NTCV;

-       02/T1/NTVL;

-       03/HT/NTGD.

Trong đó:

-       M là hạng mục móng;

-       T1 là tầng 1;

-       NTCV là nghiệm thu công việc;

-       NTVL là nghiệm thu vật liệu;

-       NTGD là nghiệm thu giai đoạn.

Không nên đánh số thủ công trong Word sau khi xuất, vì khi thêm hoặc bớt biên bản, toàn bộ số phía sau có thể bị sai.

Bước 5: Chọn đúng nhóm biên bản

Mỗi dự án có thể sử dụng nhiều nhóm:

-       Nghiệm thu nội bộ;

-       Phiếu yêu cầu;

-       Trước thi công;

-       Trong thi công;

-       Sau thi công;

-       Nghiệm thu công việc;

-       Kiểm tra kích thước;

-       Lấy mẫu hiện trường;

-       Nghiệm thu vật liệu;

-       Nhật ký;

-       Hồ sơ pháp lý.

Người dùng cần bỏ chọn những nhóm không sử dụng. Việc xuất toàn bộ biểu mẫu mặc định sẽ tạo ra nhiều tài liệu thừa và làm khó quá trình kiểm tra.

Bước 6: Kiểm tra mẫu trước khi xuất hàng loạt

Trước khi xuất toàn bộ, nên xem trước một bộ hồ sơ mẫu gồm:

-       Một phiếu yêu cầu;

-       Một biên bản nghiệm thu;

-       Một phụ lục;

-       Một biên bản vật liệu;

-       Một trang nhật ký.

Cần kiểm tra:

-       Quốc hiệu và tiêu ngữ;

-       Tên công trình;

-       Tên hạng mục;

-       Tên công tác;

-       Căn cứ nghiệm thu;

-       Thành phần tham gia;

-       Nội dung đánh giá;

-       Chữ ký;

-       Số biên bản;

-       Ngày tháng.

Sau khi mẫu đã đúng mới xuất hàng loạt.

Bước 7: Xuất và tổ chức thư mục hồ sơ

Sau khi chọn các mục cần thiết, người dùng nhấn xuất toàn bộ hồ sơ, chọn thư mục lưu hoặc tạo thư mục mới. Phần mềm sẽ xuất các tài liệu theo cấu hình đã lưu.

Cấu trúc thư mục nên được tổ chức:

01_Ho_so_phap_ly

02_Vat_lieu_dau_vao

03_Nghiem_thu_cong_viec

04_Nghiem_thu_giai_doan

05_Nhat_ky_thi_cong

06_Ban_ve_hoan_cong

07_Phu_luc_khoi_luong

08_Ho_so_thanh_toan

Tên tệp nên có số thứ tự, ký hiệu và nội dung để dễ tìm kiếm.

Bước 8: Đối chiếu hồ sơ nghiệm thu với thanh toán

Trước khi trình hồ sơ, cần lập bảng đối chiếu:

Đây là bước quan trọng để phát hiện sai lệch trước khi gửi chủ đầu tư hoặc tư vấn kiểm tra.

Những lỗi thường gặp khi xuất hồ sơ

Xuất thiếu biên bản

Nguyên nhân thường do chưa chọn đúng nhóm biên bản hoặc công tác chưa được gán mẫu.

Sai người ký

Do phạm vi mẫu ký chưa đúng hoặc thời gian tham gia của nhân sự chưa được cập nhật.

Trùng số biên bản

Do đánh số thủ công hoặc thay đổi danh sách công tác sau khi đã xuất.

Khối lượng không thống nhất

Do sửa trong Word mà không cập nhật dữ liệu gốc.

Nhật ký không khớp nghiệm thu

Do ngày thi công, ngày nghiệm thu hoặc công việc nhật ký được điều chỉnh riêng lẻ.

Kết luận

Xuất hồ sơ nghiệm thu thanh toán không chỉ là thao tác tạo tệp Word. Trước khi xuất, người dùng cần kiểm tra dữ liệu, lựa chọn nhóm biên bản, thiết lập số hồ sơ, rà soát thành phần ký và đối chiếu khối lượng.

Một bộ hồ sơ được tổ chức khoa học sẽ giúp quá trình kiểm tra, xác nhận và thanh toán thuận lợi hơn. Đồng thời, dữ liệu có cấu trúc còn hỗ trợ tra cứu, quyết toán và bàn giao hồ sơ cuối dự án.

Câu hỏi thường gặp

Có nên sửa khối lượng trực tiếp trong file Word đã xuất không?

Không nên. Cần sửa tại dữ liệu gốc rồi xuất lại để bảo đảm toàn bộ biên bản, phụ lục và bảng tổng hợp thống nhất.

Có cần xuất toàn bộ hồ sơ cho mỗi đợt thanh toán không?

Không nhất thiết. Nên lựa chọn hồ sơ thuộc phạm vi và thời gian của đợt thanh toán.

Vì sao cần xem trước hồ sơ trước khi xuất hàng loạt?

Xem trước giúp phát hiện sai mẫu, sai người ký, sai số biên bản hoặc thiếu nội dung trước khi tạo hàng trăm tệp.