Quy trình lập hồ sơ nghiệm thu thanh toán từ file dự toán

Lập hồ sơ nghiệm thu thanh toán là công việc kết nối giữa khối lượng dự toán, quá trình thi công thực tế, biên bản nghiệm thu và giá trị đề nghị thanh toán. Nếu dữ liệu ban đầu không được tổ chức đúng, hồ sơ rất dễ xảy ra tình trạng thiếu công tác, sai khối lượng, nhầm đợt nghiệm thu hoặc không thống nhất với bảng thanh toán.

Thay vì lập từng biên bản thủ công, người làm hồ sơ có thể bắt đầu từ file dự toán hoặc dự thầu, sau đó sắp xếp lại công việc theo trình tự thi công, chia khối lượng theo từng lần nghiệm thu và tự động tạo hệ thống hồ sơ liên quan.

Vì sao nên lập hồ sơ từ file dự toán?

File dự toán thường đã có các thông tin cơ bản như mã hiệu, tên công việc, đơn vị tính và khối lượng hợp đồng. Đây là cơ sở thuận lợi để hình thành danh mục công việc nghiệm thu.

Khi dữ liệu dự toán được nhập trực tiếp vào phần mềm, người dùng không phải nhập lại từng công tác. Việc này giúp hạn chế sai tên công việc, sai đơn vị tính hoặc bỏ sót khối lượng.

Theo tài liệu hướng dẫn Nghiệm thu xây dựng 360 Pro 2026, người dùng có thể nhập dữ liệu từ một hoặc nhiều file Excel. Các hạng mục nhập sau sẽ được đưa về cuối danh sách để tiếp tục sắp xếp và xử lý.

Sau đây là 7 bước cơ bản để lập hồ sơ nghiệm thu thanh toán

Bước 1: Chuẩn hóa file dự toán trước khi nhập

Trước khi nhập dữ liệu, cần kiểm tra các cột chính:

-       Số thứ tự;

-       Mã hiệu công tác;

-       Tên công việc;

-       Đơn vị tính;

-       Khối lượng;

-       Hạng mục hoặc giai đoạn.

Tên công việc nên được giữ đầy đủ, phản ánh đúng phạm vi thi công. Không nên rút gọn quá mức vì tên công việc này có thể được sử dụng lại trong biên bản nghiệm thu, nhật ký và phụ lục khối lượng.

Nếu file không có mã hiệu, có thể sử dụng số thứ tự làm mã tạm. Tuy nhiên, file có mã hiệu rõ ràng sẽ thuận lợi hơn khi đối chiếu dự toán, định mức và bảng thanh toán.

Bước 2: Nhập dữ liệu và kiểm tra kết quả

Sau khi nhập file Excel, cần kiểm tra:

1.     Tổng số hạng mục;

2.     Danh sách công tác;

3.     Đơn vị tính;

4.     Khối lượng hợp đồng;

5.     Các dòng bị trống hoặc nhận sai định dạng.

Nếu dự án có nhiều file dự toán, nên nhập lần lượt từng file và kiểm tra sau mỗi lần nhập. Không nên nhập toàn bộ rồi mới rà soát vì sẽ khó xác định dữ liệu sai xuất phát từ file nào.

[Chèn ảnh: Giao diện nhập file dự toán vào phần mềm Nghiệm thu 360]

Bước 3: Sắp xếp công tác theo trình tự thi công

Trình tự trong dự toán không phải lúc nào cũng trùng với trình tự thi công và nghiệm thu thực tế.

Ví dụ, dự toán có thể sắp xếp theo mã định mức, trong khi hồ sơ nghiệm thu cần sắp theo quá trình:

1.     Nghiệm thu vật liệu;

2.     Nghiệm thu công tác trước khi thi công;

3.     Nghiệm thu cốt thép;

4.     Nghiệm thu ván khuôn;

5.     Nghiệm thu bê tông;

6.     Nghiệm thu tháo dỡ hoặc chuyển bước thi công.

Người lập hồ sơ cần sắp xếp lại công tác theo từng hạng mục, tầng, khu vực hoặc tuyến. Việc này giúp hồ sơ có trình tự hợp lý và thuận tiện hơn khi kiểm tra.

Bước 4: Gộp các công tác nghiệm thu chung

Một biên bản nghiệm thu có thể bao gồm một hoặc nhiều công tác có liên quan.

Ví dụ:

• Cốt thép móng và thép chờ cột;

• Ván khuôn móng và thành móng;

• Lắp đặt đường ống và phụ kiện cùng hệ thống;

• Các công tác hoàn thiện thực hiện trong cùng một khu vực.

Khi gộp, cần đặt lại tên công tác gộp sao cho phù hợp với tên biên bản. Tên biên bản phải phản ánh đủ nội dung nhưng không nên quá dài.

Không nên gộp các công tác khác thời điểm, khác vị trí hoặc không đủ điều kiện nghiệm thu chung.

Bước 5: Chia công tác theo từng lần thi công và nghiệm thu

Một khối lượng dự toán thường được thực hiện qua nhiều ngày, tầng, khu vực hoặc đợt thanh toán. Vì vậy, không thể sử dụng một dòng công tác cho toàn bộ quá trình nghiệm thu.

Người dùng có thể chia một công tác thành nhiều lần thi công. Phần mềm phân bổ khối lượng theo số lần chia; người dùng được điều chỉnh các lần đầu, còn lần cuối được tính bằng tổng khối lượng trừ đi các phần đã phân bổ. Tài liệu cũng lưu ý không được xóa công tác gốc vì đây là dữ liệu dùng để kiểm soát tổng khối lượng.

Ví dụ, khối lượng bê tông sàn là 300 m³, thi công qua ba đợt:

Cách chia này giúp khối lượng từng biên bản phù hợp với hiện trường nhưng tổng khối lượng vẫn được kiểm soát theo dữ liệu gốc.

Bước 6: Gắn vị trí và phạm vi nghiệm thu

Sau khi chia công tác, cần nhập rõ vị trí như:

-      Tầng;

-      Trục;

-      Khu vực;

-      Lý trình;

-      Cao độ;

-      Đoạn tuyến;

-      Căn hộ hoặc phòng.

Tài liệu hướng dẫn cho phép bổ sung lý trình, vị trí hoặc cao độ để phân biệt các lần thi công. Thông tin này sẽ được thể hiện khi xuất hồ sơ và nhật ký.

Không nên chỉ ghi “nghiệm thu bê tông” mà cần ghi rõ “nghiệm thu bê tông sàn tầng 5, trục A–D/1–5”.

Bước 7: Thiết lập ngày thi công và ngày nghiệm thu

Sau khi hoàn thành danh mục công tác, cần nhập:

-       Ngày bắt đầu thi công;

-       Ngày kết thúc thi công;

-       Ngày lập phiếu yêu cầu;

-       Ngày nghiệm thu;

-       Giờ nghiệm thu.

Đối với hồ sơ hồi ký, phần mềm có thể tự động phân bổ ngày theo trình tự công tác. Người dùng cũng có thể bật chế độ ngày tự động để khi điều chỉnh một công việc, các công việc sau trong cùng hạng mục được cập nhật theo.

Ngày nghiệm thu phải phù hợp với trình tự thi công và các điều kiện kỹ thuật. Không nên để nghiệm thu công tác sau trước khi công tác trước hoàn thành.

Kiểm tra trước khi lập hồ sơ thanh toán

Trước khi chuyển sang xuất biên bản và bảng thanh toán, cần kiểm tra:

-       Tổng khối lượng đã chia có bằng khối lượng gốc không;

-       Công tác có đúng vị trí không;

-       Ngày thi công và nghiệm thu có hợp lý không;

-       Tên biên bản có thống nhất không;

-       Có công tác nào chưa được phân đợt không;

-       Có khối lượng nào bị trùng không;

-       Các công tác phục vụ đợt thanh toán đã đủ hồ sơ chưa.

Kết luận

Quy trình lập hồ sơ nghiệm thu thanh toán nên bắt đầu từ dữ liệu dự toán đã được chuẩn hóa. Sau đó, người dùng sắp xếp công tác, gộp biên bản, chia khối lượng, xác định vị trí và thiết lập ngày nghiệm thu.

Khi dữ liệu được kiểm soát ngay từ đầu, khối lượng trong hồ sơ nghiệm thu sẽ thống nhất hơn với bảng thanh toán. Đồng thời, người lập hồ sơ giảm đáng kể thời gian nhập liệu và hạn chế sai sót khi đối chiếu.

Câu hỏi thường gặp

Có thể nhập nhiều file dự toán vào cùng một công trình không?

Có. Người dùng có thể nhập lần lượt nhiều file và sắp xếp lại các hạng mục sau khi nhập.

Vì sao không được xóa công tác gốc?

Công tác gốc dùng để kiểm soát tổng khối lượng. Nếu xóa, người dùng có thể mất căn cứ đối chiếu giữa khối lượng hợp đồng và các lần nghiệm thu.

Một công tác có thể chia thành nhiều lần nghiệm thu không?

Có. Công tác có thể được chia theo ngày, tầng, vị trí, khu vực hoặc đợt thanh toán.