Quản lý khối lượng nghiệm thu thanh toán đúng và không trùng

Quản lý khối lượng nghiệm thu thanh toán là quá trình theo dõi khối lượng hợp đồng, khối lượng đã thực hiện, khối lượng được nghiệm thu và khối lượng đề nghị thanh toán trong từng đợt.

Sai sót thường gặp nhất là khối lượng bị nghiệm thu trùng, vượt tổng khối lượng, sai vị trí hoặc không phù hợp với ngày thi công. Những lỗi này khiến hồ sơ phải sửa nhiều lần và làm chậm quá trình xác nhận thanh toán.

Phân biệt các loại khối lượng

Người lập hồ sơ cần phân biệt rõ:

Không nên mặc định mọi khối lượng đã thi công đều đủ điều kiện thanh toán. Hồ sơ nghiệm thu, chất lượng vật liệu và các tài liệu liên quan phải được hoàn thiện trước.

Nguyên tắc chia khối lượng theo đợt

Khi chia khối lượng, cần bảo đảm:

Tổng các lần nghiệm thu không vượt khối lượng gốc.

Mỗi lần chia phải gắn với một vị trí và thời điểm cụ thể. Không nên tạo nhiều dòng giống nhau nhưng không có thông tin phân biệt.

Ví dụ, khối lượng xây tường 1.000 m² có thể chia:

-       Tầng 1: 220 m²;

-       Tầng 2: 240 m²;

-       Tầng 3: 265 m²;

-       Tầng 4: 275 m².

Cách chia theo vị trí giúp kiểm tra hiện trường và đối chiếu hồ sơ thuận lợi hơn chia đều một cách máy móc.

Quản lý ngày thi công và ngày nghiệm thu

Ngày tháng trong hồ sơ phải thể hiện đúng trình tự:

1.     Công tác được triển khai;

2.     Công tác hoàn thành;

3.     Nhà thầu gửi phiếu yêu cầu;

4.     Các bên tổ chức nghiệm thu;

5.     Kết quả nghiệm thu được lập thành biên bản.

Khi cần điều chỉnh đồng loạt, phần mềm cho phép thay đổi ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ngày phiếu yêu cầu hoặc ngày nghiệm thu theo hướng tăng, giảm hoặc đưa về cùng một ngày. Hệ thống có thể đồng thời tính lại các ngày liên quan để duy trì trình tự hồ sơ.

Tuy nhiên, không nên sử dụng chức năng tự động mà bỏ qua kiểm tra nghiệp vụ. Người dùng vẫn phải rà soát:

-       Ngày nghỉ;

-       Thời gian chờ thí nghiệm;

-       Thời gian bảo dưỡng;

-       Trình tự các công tác bị che khuất;

-       Quan hệ giữa công việc trước và sau.

Quản lý giờ nghiệm thu

Ngoài ngày, giờ nghiệm thu cũng cần hợp lý.

Nếu nhiều biên bản cùng một thời điểm nhưng ở các khu vực xa nhau, hồ sơ có thể thiếu tính thực tế. Vì vậy, nên bố trí giờ nghiệm thu theo từng khu vực, nhóm công việc hoặc thành phần tham gia.

Phần mềm cho phép dùng giờ mẫu hoặc thiết lập giờ bắt đầu và thời lượng nghiệm thu riêng. Đây là công cụ hỗ trợ, nhưng người làm hồ sơ cần lựa chọn lịch phù hợp với điều kiện thực tế của dự án.

Kiểm soát nghiệm thu vật liệu đầu vào

Hồ sơ thanh toán không chỉ gồm biên bản nghiệm thu công việc. Một số công tác còn phải có hồ sơ vật liệu, cấu kiện và kết quả thí nghiệm liên quan.

Trong phần tổng hợp vật liệu đầu vào, người dùng có thể loại bỏ vật liệu phụ không cần lập riêng, đồng thời gộp các vật liệu cùng nhóm vào một số biên bản. Đối với vật liệu cần lấy mẫu hiện trường, người dùng lựa chọn các công tác liên quan để tạo danh sách gửi phòng thí nghiệm.

Ví dụ:

-       Xi măng có chứng chỉ và kết quả thí nghiệm;

-       Thép có chứng nhận chất lượng, biên bản lấy mẫu và kết quả kéo nén;

-       Bê tông có thiết kế cấp phối, phiếu giao nhận và kết quả nén mẫu;

-       Vật liệu đắp có kết quả thí nghiệm và kiểm tra độ chặt.

Cài đặt đúng thành phần ký

Một biên bản đúng nội dung nhưng sai người ký hoặc chức vụ vẫn phải chỉnh sửa.

Người dùng cần khai báo:

-       Chủ đầu tư;

-       Ban quản lý dự án;

-       Tư vấn giám sát;

-       Nhà thầu thi công;

-       Nhà thầu thiết kế nếu tham gia;

-       Các đơn vị có liên quan.

Tài liệu hướng dẫn yêu cầu thiết lập riêng mẫu ký và mẫu tham gia, đồng thời xác định phạm vi áp dụng theo công tác, hạng mục hoặc nhóm biên bản. Đối với đơn vị thi công, phiếu yêu cầu và biên bản nghiệm thu công việc phải được cài đặt đầy đủ.

Khi có thay đổi nhân sự, cần xác định rõ thời điểm người cũ kết thúc và người mới bắt đầu tham gia. Không nên thay tên người ký cho toàn bộ hồ sơ nếu sự thay đổi chỉ áp dụng từ một thời điểm nhất định.

Gắn phụ lục vào đúng công tác nghiệm thu

Một số biên bản cần kèm theo:

-       Bảng đo kích thước;

-       Bảng cao độ;

-       Kết quả kiểm tra;

-       Sơ họa vị trí;

-       Danh sách cấu kiện;

-       Bảng khối lượng chi tiết.

Phần mềm cho phép nhập phụ lục từ Excel, tạo từng phụ lục con và gắn với công tác hoặc nhóm biên bản tương ứng. Người dùng cũng có thể chèn hình ảnh sơ họa vào phụ lục.

Việc gắn đúng phụ lục giúp hồ sơ nghiệm thu chứng minh rõ phạm vi và khối lượng đã thực hiện.

Checklist trước khi đưa khối lượng vào thanh toán

Trước khi lập bảng thanh toán, cần trả lời các câu hỏi:

-       Công tác đã có phiếu yêu cầu chưa?

-       Biên bản nghiệm thu đã đủ chữ ký chưa?

-       Khối lượng trong biên bản có trùng với đợt trước không?

-       Tổng lũy kế có vượt hợp đồng không?

-       Vật liệu đầu vào đã đủ hồ sơ chưa?

-       Kết quả thí nghiệm đã đạt chưa?

-       Vị trí nghiệm thu có được ghi rõ không?

-       Phụ lục khối lượng có thống nhất với biên bản không?

-       Ngày nghiệm thu có phù hợp với nhật ký không?

-       Công tác có thuộc phạm vi thanh toán kỳ này không?

Kết luận

Muốn hồ sơ thanh toán được xử lý nhanh, ban quản lý và nhà thầu phải kiểm soát khối lượng ngay từ từng biên bản nghiệm thu.

Mỗi khối lượng cần gắn với công tác, vị trí, ngày thi công, hồ sơ vật liệu và thành phần ký cụ thể. Việc quản lý theo dữ liệu gốc giúp hạn chế nghiệm thu trùng, vượt khối lượng và sai lệch giữa hiện trường với hồ sơ thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Khối lượng đã nghiệm thu có đương nhiên được thanh toán không?

Không phải trong mọi trường hợp. Khối lượng còn phải đáp ứng điều kiện hợp đồng, hồ sơ chất lượng và yêu cầu của đợt thanh toán.

Có nên chia đều khối lượng cho các lần nghiệm thu không?

Chỉ nên chia đều khi phù hợp với thực tế. Tốt nhất là chia theo khối lượng thực hiện tại từng vị trí hoặc đợt thi công.

Ngày nghiệm thu có thể điều chỉnh tự động không?

Có thể sử dụng chức năng tự động, nhưng phải kiểm tra lại trình tự thi công, kết quả thí nghiệm và lịch làm việc thực tế.