Hướng dẫn sử dụng phần mềm CDE

Hướng Dẫn Sử Dụng BIM - CDE 360 Việt Nam Chi Tiết Từ A Đến Z

Hướng dẫn sử dụng BIM - CDE 360 Việt Nam dưới đây trình bày toàn bộ quy trình từ đăng ký tài khoản, đăng nhập, quản lý cây thư mục, phân quyền và tải tệp đến khai thác mô hình IFC, quản lý Issue, BCF, kiểm tra xung đột, tạo gói tin và phê duyệt tài liệu.

Nội dung được xây dựng theo trình tự thao tác thực tế để người mới có thể làm theo, đồng thời giúp quản trị dự án kiểm soát đúng phiên bản, đúng trạng thái, đúng quyền và đúng trách nhiệm trong suốt vòng đời thông tin.

BIM - CDE 360 Việt Nam là gì?

BIM - CDE 360 Việt Nam là nền tảng quản lý môi trường dữ liệu chung dành cho dự án xây dựng. CDE, viết tắt của Common Data Environment, là không gian số tập trung để thu thập, quản lý, kiểm soát, chia sẻ và lưu trữ thông tin dự án.

CDE không chỉ là kho chứa tệp. Hệ thống còn hỗ trợ phối hợp công việc, quản lý trách nhiệm, theo dõi phiên bản, kiểm soát trạng thái, tổ chức kiểm tra - phê duyệt - phát hành và lưu lịch sử thao tác để truy vết.

Về nguyên tắc quản lý thông tin, CDE là một thành phần quan trọng trong cách tiếp cận của ISO 19650 . BIM - CDE 360 Việt Nam tổ chức nghiệp vụ thành năm nhóm chính:

• Quản lý tài liệu CDE: cây thư mục, tệp, trạng thái, metadata, tìm kiếm và lịch sử.

• Quản lý mô hình BIM: mở IFC/3D, thuộc tính, đo đạc, mặt cắt, bộ lọc và so sánh.

• Quản lý Issue, BCF và kết quả kiểm tra xung đột.

• Quản lý gói tin, phiên bản trong gói và đợt phê duyệt.

• Quản trị dự án: thành viên, vai trò, phân quyền, quy tắc và nhật ký hệ thống.

Để hiểu sâu hơn về nguyên tắc tổ chức dữ liệu, có thể xem thêm môi trường dữ liệu chung CDE là gì.

Những đối tượng nào có thể sử dụng BIM - CDE 360 Việt Nam?

Phần mềm có thể được sử dụng bởi các chủ thể tham gia dự án, bao gồm:

• Chủ đầu tư và ban quản lý dự án.

• Tư vấn quản lý dự án, tư vấn thiết kế và tư vấn giám sát.

• Nhà thầu thi công, nhà thầu phụ và nhà cung cấp.

• Bộ phận BIM, người kiểm tra, người phê duyệt và người tiếp nhận thông tin.

• Các cá nhân được mời tham gia theo phạm vi công việc.

Mỗi người dùng chỉ nhìn thấy chức năng và dữ liệu phù hợp với tài khoản, gói bản quyền, dự án, vai trò và quyền được cấp. Vì vậy, hai người cùng tham gia một dự án có thể nhìn thấy các thư mục và chức năng khác nhau.

Các thuật ngữ cần hiểu trước khi sử dụng CDE

CDE

Môi trường dữ liệu chung dùng để tạo lập, lưu trữ, quản lý, chia sẻ và kiểm soát thông tin.

Tài liệu

Tệp Word, Excel, PDF, DWG, ảnh, video, hồ sơ quét hoặc định dạng nghiệp vụ khác.

Mô hình thông tin

Mô hình BIM/IFC chứa hình học, thuộc tính, phân cấp và quan hệ giữa các đối tượng.

Phiên bản

Bản cập nhật kế tiếp của cùng một tệp; hệ thống giữ lịch sử để tra cứu.

Revision hoặc sửa đổi

Mốc sửa đổi hoặc phát hành có kiểm soát, gắn với mục đích sử dụng và trạng thái.

Metadata

Dữ liệu mô tả như mã dự án, bộ môn, phân khu, loại tài liệu, trạng thái, người tạo và thời gian.

Issue

Vấn đề, sai lệch, yêu cầu làm rõ hoặc nhiệm vụ cần giao xử lý và theo dõi.

BCF

Định dạng trao đổi vấn đề BIM có thể lưu góc nhìn 3D, đối tượng, ảnh chụp, mô tả và trạng thái.

Clash hoặc xung đột

Quan hệ va chạm, trùng lặp hoặc không bảo đảm khoảng cách giữa các cấu kiện.

Package hoặc gói tin

Tập hợp tài liệu được gom theo một mục đích phối hợp, chuyển giao, phát hành hoặc bàn giao.

Bốn khu vực trạng thái thông tin trong CDE

Khi sử dụng BIM - CDE 360 Việt Nam, người dùng cần phân biệt đúng bốn khu vực trạng thái để tránh sử dụng nhầm hồ sơ.

WIP - Đang thực hiện

WIP là khu vực để đơn vị tạo thông tin làm việc và kiểm tra nội bộ. Tài liệu trong WIP chưa phải là tài liệu được phép sử dụng để phối hợp chính thức giữa các bên.

Shared - Đã chia sẻ

Shared chứa thông tin đã đủ điều kiện để phối hợp, xem xét hoặc phản hồi. Tài liệu ở Shared chưa mặc nhiên là tài liệu được phát hành để thi công.

Published - Đã phát hành

Published chứa thông tin đã được kiểm tra, chấp thuận và phát hành cho một mục đích xác định. Quyền cập nhật tại khu vực này phải được kiểm soát chặt.

Archived - Lưu trữ

Archived lưu bản ghi lịch sử, các mốc phát hành và dữ liệu kết thúc để tra cứu, truy vết và phục vụ bàn giao.

WIP → Shared → Published → Archived

Tài liệu chỉ nên được chuyển sang Published khi quy trình kiểm tra và phê duyệt đã hoàn thành theo quy định của dự án.

Hướng dẫn đăng ký, đăng nhập và quản lý tài khoản

Đăng ký tài khoản BIM - CDE 360 Việt Nam

1. Mở chức năng đăng ký: tại màn hình đăng nhập, chọn liên kết Đăng ký.

2. Nhập thông tin cá nhân: email, số điện thoại, họ tên, ngày sinh, công ty, chức vụ và địa chỉ.

3. Thiết lập mật khẩu: tạo mật khẩu theo tiêu chí bảo mật trên giao diện và nhập lại để xác nhận.

Thông tin cá nhân phải chính xác để phục vụ phân quyền, gửi thông báo và hỗ trợ. Không nên sử dụng mật khẩu đã dùng ở nhiều hệ thống hoặc chứa thông tin dễ đoán.

Đăng nhập và chọn đúng tài khoản làm việc

1. Mở hệ thống bằng Chrome, Edge hoặc trình duyệt được đơn vị quản trị xác nhận.

   

2. Nhập email hoặc tên người dùng và mật khẩu.

   

3. Chọn Đăng nhập và chờ hệ thống xác thực quyền truy cập.

   

4. Nếu có nhiều tài khoản hoặc gói bản quyền, chọn đúng tài khoản gắn với dự án.

   

Chỉ sử dụng chức năng ghi nhớ đăng nhập trên thiết bị cá nhân được kiểm soát. Không lưu thông tin đăng nhập trên máy tính dùng chung hoặc thiết bị công cộng.

Đặt lại mật khẩu

1. Chọn Quên mật khẩu tại màn hình đăng nhập.

   

2. Nhập email đã đăng ký và gửi yêu cầu.

   

3. Kiểm tra hộp thư đến và thư rác.

   

4. Mở liên kết còn hiệu lực, nhập và xác nhận mật khẩu mới.

   

5. Đăng nhập lại bằng mật khẩu vừa thiết lập.

Cách sử dụng Dashboard tổng quan

Dashboard giúp người dùng theo dõi tình trạng chung của các dự án trong phạm vi được phép xem. Các chỉ số có thể gồm tổng số dự án, trạng thái thực hiện, tổng vốn đầu tư, tài liệu, phê duyệt, Issue, dung lượng lưu trữ, nhiệm vụ cần xử lý và hoạt động gần đây.

Quy trình kiểm tra Dashboard

1. Chọn khoảng thời gian cần theo dõi.

2. Kiểm tra các chỉ số tổng hợp của dự án.

3. Đối chiếu tỷ lệ tài liệu tại WIP, Shared, Published và Archived.

4. Kiểm tra đợt duyệt, Issue đang xử lý và nhiệm vụ quá hạn.

5. Mở chi tiết dự án hoặc vùng dữ liệu CDE để kiểm tra hồ sơ liên quan.

   

Dashboard là công cụ tổng hợp và cảnh báo. Khi cần xác định nguyên nhân hoặc kiểm tra một hồ sơ cụ thể, người dùng phải mở dữ liệu chi tiết, không chỉ dựa vào số liệu tổng hợp.

Hướng dẫn tổ chức cây thư mục và phân quyền CDE

Nguyên tắc tổ chức cây thư mục

Cây thư mục nên được cấu hình theo trạng thái thông tin, đơn vị tham gia, giai đoạn, bộ môn, phân khu, loại hồ sơ hoặc gói công việc. Tên thư mục cần ngắn gọn, có mã hoặc số thứ tự khi cần và không tạo quá nhiều cấp.

Cấu trúc thư mục gốc tham khảo:

• 00_TongQuan

• 01_WIP_Dang_thuc_hien

• 02_Shared_Da_chia_se

• 03_Published_Da_phat_hanh

• 04_Archive_Luu_tru

Cách tạo thư mục mới

1. Chọn đúng thư mục cha.

2. Mở chức năng Thêm thư mục.

3. Nhập tên, mã, mô tả và các trường bắt buộc.

4. Kiểm tra quy tắc đặt tên của dự án.

5. Lưu và kiểm tra vị trí, quyền kế thừa.

Nguyên tắc phân quyền

Quyền phải được cấp theo nguyên tắc đủ dùng, đúng vai trò và đúng phạm vi. Nên ưu tiên cấp quyền theo nhóm hoặc vai trò, chỉ cấp trực tiếp cho cá nhân khi có lý do rõ ràng.

Các bước cấp quyền

1. Chọn thư mục hoặc tệp cần phân quyền.

2. Mở menu thao tác và chọn Phân quyền.

3. Chọn vai trò, nhóm hoặc người dùng.

4. Bật hoặc tắt từng quyền theo nhu cầu thực tế.

5. Kiểm tra hệ thống đã ghi nhận thay đổi.

6. Đăng nhập thử bằng tài khoản đại diện nếu cấu hình quan trọng.

   

Không cấp quyền Xóa hoặc Duyệt đại trà. Khi thiết lập quyền khác với quyền kế thừa của thư mục cha, quản trị viên cần ghi nhận ngoại lệ và rà soát định kỳ.

Hướng dẫn tải lên và quản lý tập tin trên CDE

Tải tệp lên đúng vị trí

1. Mở đúng dự án, khu vực trạng thái và thư mục chuyên môn.

2. Chọn Thêm tệp tin và chọn một hoặc nhiều tệp từ máy tính.

3. Kiểm tra tên tệp, phần mở rộng, định dạng, dung lượng, phiên bản, trạng thái, phân khu, phân loại, chuyên ngành và metadata bắt buộc.

4. Lưu, chờ thông báo thành công và kiểm tra tệp xuất hiện đúng vị trí.

Bản vẽ đang được chỉnh sửa nội bộ phải được tải vào WIP của đơn vị thực hiện, không tải trực tiếp vào Published.

Menu thao tác đối với tệp

Tùy loại tệp và quyền của người dùng, menu có thể cung cấp các chức năng xem, di chuyển, sao chép, đổi tên, xóa, phân quyền, chỉnh sửa thuộc tính, thêm vào gói tin, chia sẻ hoặc tạo Issue.

Phân biệt di chuyển và sao chép

• Di chuyển: chuyển tệp cùng lịch sử phiên bản sang thư mục đích; cần kiểm tra quyền và quy tắc đặt tên tại vị trí mới.

• Sao chép: tạo một bản sao tại thư mục đích; tùy cấu hình có thể chỉ sao chép phiên bản hiện tại.

Không sử dụng sao chép để tạo nhiều “bản chính” của cùng một tài liệu. Phiên bản chính thức phải được quản lý ở một nguồn xác định.

Cách thiết lập quy tắc đặt tên và metadata CDE

Thành phần tên tệp

Mẫu tên tệp được cấu thành từ các tham số metadata và dấu phân cách. Một cấu trúc tham khảo có thể gồm mã dự án, phân khu, chức năng, chuyên ngành, trạng thái và phiên bản.

Ví dụ tên tệp: DA001-A01-MODEL-ARC-S0-V2.ifc

Cách tạo quy ước đặt tên

1. Mở phần cấu hình Quy ước đặt tên.

2. Tạo quy ước mới hoặc mở quy ước hiện có.

3. Chọn thư mục hoặc vùng dữ liệu áp dụng.

4. Chọn và sắp xếp các tham số.

5. Chọn dấu phân cách và kiểm tra chuỗi xem trước.

6. Lưu quy tắc và thử tạo hoặc đổi tên một tệp mẫu.

   

Quản lý metadata

Metadata có thể là văn bản, số, ngày hoặc danh sách lựa chọn. Đối với danh sách, quản trị viên cần tạo mã và mô tả rõ ràng.

Metadata trạng thái không thay thế kết quả phê duyệt. Trạng thái A hoặc Published chỉ được sử dụng khi quy trình kiểm tra và phê duyệt đã hoàn thành.

Bước 1: Chọn tệp. Chọn một hoặc nhiều tệp có cùng nhóm metadata cần cập nhật.

Bước 2: Chỉnh sửa giá trị thuộc tính. Mở menu và chọn trường trạng thái, phân khu, phân loại hoặc chuyên ngành.

Bước 3: Chọn giá trị. Chọn đúng mã từ danh sách đã cấu hình; kiểm tra mô tả trước khi lưu.

Hướng dẫn quản lý phiên bản tài liệu

Khi tải tệp mới có cùng tên vào cùng thư mục, hệ thống tạo phiên bản tiếp theo và giữ lịch sử. Ví dụ, phiên bản đầu là V1, bản cập nhật tiếp theo là V2, V3.

Phiên bản hiện tại

Phiên bản hiện tại tự động tham chiếu đến phiên bản mới nhất. Loại này phù hợp với tài liệu làm việc cần cập nhật thường xuyên.

Phiên bản cố định

Phiên bản cố định giữ nguyên bản đã lựa chọn. Loại này phù hợp với hồ sơ đã phát hành, bàn giao, nghiệm thu, chuyển giao hoặc cần truy vết chính xác.

Cách tải phiên bản mới

1. Kiểm tra tên tệp phải trùng đúng tệp gốc.

2. Tải tệp mới vào cùng thư mục.

3. Kiểm tra hệ thống đã tạo phiên bản tiếp theo.

4. Kiểm tra liên kết của tệp với các gói tin.

5. Bảo đảm đợt duyệt đã đóng vẫn giữ đúng phiên bản lịch sử.

Nhật ký hệ thống ghi nhận người thực hiện, loại hành động, đối tượng, thời gian và mô tả để phục vụ truy vết.

Tìm kiếm, trao đổi và ghi chú trên tài liệu PDF

Tìm kiếm tài liệu trong dự án

1. Nhập một phần tên tệp, mã hiệu hoặc từ khóa đặc trưng.

2. Kết hợp bộ lọc định dạng, metadata, người tạo hoặc tiêu chí dự án.

3. Kiểm tra đường dẫn của kết quả.

4. Kiểm tra tên, phiên bản, thư mục và trạng thái trước khi sử dụng.

Chia sẻ và trao đổi công việc

Người dùng có thể gắn thẻ thành viên bằng ký hiệu @, đính kèm tệp hoặc liên kết, phản hồi trong cùng một luồng và theo dõi lịch sử nội dung.

Trao đổi trên hệ thống không tự động thay thế văn bản phê duyệt, chỉ đạo hoặc biên bản khi hợp đồng hoặc quy định yêu cầu văn bản chính thức.

Ghi chú trên PDF

1. Mở tài liệu và chọn công cụ chỉnh sửa hoặc đánh dấu.

2. Chọn tô sáng, gạch chân, gạch bỏ, hộp văn bản, hình dạng, bút vẽ hoặc tem ký hiệu.

3. Nhập bình luận rõ ràng và phản hồi trong đúng chuỗi trao đổi.

4. Kiểm tra lớp đánh dấu đã được lưu.

Nội dung giao việc cần nêu yêu cầu, căn cứ, vị trí, người chịu trách nhiệm và thời hạn. Không chỉnh sửa trực tiếp nội dung gốc của tài liệu đã phát hành; sử dụng lớp đánh dấu hoặc tạo phiên bản mới.

Hướng dẫn mở và khai thác mô hình BIM/IFC

Mở mô hình IFC

1. Chọn tệp IFC trong danh sách tài liệu CDE.

2. Chọn tên tệp hoặc menu Xem tệp tin để mở trình xem 3D.

3. Sử dụng thanh chọn mô hình để chuyển giữa các mô hình hoặc phiên bản đang mở.

   

Điều hướng và hiển thị mô hình

• Xoay, phóng to và thu nhỏ mô hình.

• Chỉ hiện hoặc ẩn cấu kiện đã chọn.

• Làm trong suốt hoặc khôi phục độ mờ.

• Hiện toàn bộ mô hình sau khi cô lập đối tượng.

Cắt mô hình và tịnh tiến tọa độ

Công cụ cắt theo trục hoặc mặt phẳng giúp kiểm tra không gian kỹ thuật, đường ống, hộp kỹ thuật, cấu kiện bên trong tường hoặc trần và quan hệ giữa kết cấu với hệ thống cơ điện.

Khi các mô hình sử dụng hệ tọa độ khác nhau, người có thẩm quyền có thể tịnh tiến theo X, Y, Z. Giá trị dịch chuyển phải được ghi nhận và thống nhất trước khi kiểm tra xung đột. Không tự ý dịch chuyển mô hình chỉ để làm mất kết quả clash.

Cây cấu trúc và thuộc tính cấu kiện

Tab thuộc tính hiển thị mô hình, không gian, tầng, nhóm và cấu kiện. Khi chọn cấu kiện, người dùng có thể xem GlobalId, tên, loại IFC, nhóm thuộc tính và thông số cơ bản.

Thêm thuộc tính mở rộng

1. Chọn cấu kiện trên mô hình hoặc trong cây cấu trúc.

2. Chọn nhóm thuộc tính cần bổ sung.

3. Mở chức năng thêm hoặc chỉnh sửa thuộc tính.

4. Nhập tên, giá trị và kiểm tra đơn vị.

5. Lưu và kiểm tra thuộc tính xuất hiện đúng cấu kiện.

   

So sánh mô hình

Chức năng so sánh hỗ trợ so sánh hai phiên bản của cùng một tệp hoặc hai tệp khác nhau. Người dùng chọn Tài liệu A, Tài liệu B, phiên bản tương ứng và chạy So sánh để quan sát song song.

Tạo bộ lọc mô hình

Bộ lọc cho phép lựa chọn cấu kiện theo loại, thuộc tính, toán tử và giá trị. Người dùng có thể cô lập nhóm cấu kiện, ẩn đối tượng không cần thiết, thiết lập cách hiển thị hoặc phục vụ đo đạc.

IFC là tiêu chuẩn mở để trao đổi dữ liệu BIM giữa các phần mềm. Có thể tham khảo thêm tài liệu chính thức của buildingSMART về IFC .

Hướng dẫn quản lý Issue, BCF và kiểm tra xung đột BIM

Tạo và quản lý Issue

Issue được sử dụng để quản lý vấn đề hoặc yêu cầu cần phối hợp. Một Issue có thể chứa tệp liên quan, tiêu đề, trạng thái, loại, mô tả, người xử lý, người theo dõi, ngày bắt đầu, hạn xử lý, bình luận và tài liệu đính kèm.

1. Chọn tệp, vị trí hoặc mô hình liên quan.

2. Mở chức năng tạo Issue.

3. Chọn trạng thái, loại vấn đề và nhập tiêu đề.

4. Chọn người xử lý, người theo dõi và hạn xử lý.

5. Nhập mô tả, nguyên nhân, hướng giải quyết và đính kèm bằng chứng.

6. Lưu Issue và kiểm tra người được giao đã nhận thông báo.

Tạo BCF trên mô hình

Trước khi tạo BCF, người dùng có thể dùng công cụ đo khoảng cách, chọn đơn vị và độ chính xác. Kích thước hiển thị trên mô hình là bằng chứng trực quan cần kèm theo mô tả và ảnh chụp góc nhìn.

1. Mở tab Vấn đề và chọn dấu cộng để tạo tệp BCF.

2. Nhập tên tệp BCF và chọn Tạo.

3. Thêm vấn đề, nhập tiêu đề, mô tả, người được giao và hạn chót.

4. Chọn nhãn, loại và độ ưu tiên.

5. Điều chỉnh góc nhìn 3D để thể hiện đúng vị trí.

6. Lưu và kiểm tra Issue đã xuất hiện trong tệp BCF.

   

Kiểm tra xung đột cứng

Xung đột cứng xảy ra khi hình học của hai hoặc nhiều cấu kiện giao nhau, chẳng hạn ống xuyên dầm, ống gió va cột, máng cáp giao đường ống hoặc cấu kiện bị chồng lấn không hợp lý.

Cấu hình quy tắc xung đột

1. Bước 1: Chọn nhóm quy tắc. Ví dụ: Cấu trúc vs MEP, Kiến trúc vs HVAC, Kiến trúc vs Điện hoặc hệ thống ống nước.

   Bước 2: Chọn nguồn và đích. Thiết lập loại cấu kiện, thuộc tính, toán tử, giá trị và hành động cho từng phía.

   Bước 3: Chọn loại kiểm tra. Bật Clash, Duplicate hoặc Distance; nhập khoảng cách tối thiểu khi kiểm tra clearance.

   Bước 4: Chọn phạm vi kết quả. Xác định hiển thị theo Model, System hoặc Component và lưu quy tắc.

   Bước 5: Chạy và đánh giá. Chạy quy tắc, loại trừ kết quả không phù hợp, gán Issue/BCF cho xung đột cần xử lý.

   

Không phải mọi kết quả đều là lỗi thực tế. Người kiểm tra phải xác định đó là lỗi mô hình, quan hệ hợp lý hay kết quả giả trước khi giao xử lý.

Hướng dẫn tạo gói tin, phê duyệt và phát hành tài liệu

Tạo gói tin Package

Gói tin là tập hợp các tệp phục vụ một mục đích phối hợp, chuyển giao, phát hành hoặc bàn giao. Gói tin không thay thế thư mục gốc mà lưu danh sách tham chiếu đến tệp và phiên bản được chọn.

1. Chọn Thêm gói tin.

2. Nhập tên gói và mô tả phạm vi hoặc mục đích.

3. Chọn loại phiên bản hiện tại hoặc phiên bản cố định.

4. Chọn tệp từ một hoặc nhiều thư mục.

5. Kiểm tra đường dẫn, trạng thái, phiên bản và quyền truy cập.

6. Lưu gói và kiểm tra số tệp, người tạo, thời gian chỉnh sửa.

   

Gói đã phát hành hoặc chuyển giao chính thức nên sử dụng phiên bản cố định để bảo đảm truy vết.

Khởi tạo đợt kiểm tra và phê duyệt

Bước 1: Chọn Thêm dữ liệu duyệt. Mở Quản lý duyệt trong dự án và chọn chức năng tạo đợt duyệt.

Bước 2: Chọn tệp. Mở cây thư mục, đánh dấu các tệp cần duyệt và chọn xác nhận.

Bước 3: Nhập thông tin đợt duyệt. Nhập tên, mô tả, hạn duyệt và kiểm tra danh sách tệp đính kèm.

Bước 4: Lưu. Lưu đợt duyệt để bắt đầu theo dõi tiến trình theo cấu hình người tham gia.

Thao tác của người kiểm tra hoặc phê duyệt

1. Mở đợt duyệt từ nhiệm vụ hoặc danh sách Quản lý duyệt.

2. Kiểm tra tên, mô tả, hạn duyệt và phiên bản từng tệp.

3. Kiểm tra bình luận, Issue và thông tin liên quan.

4. Chọn quyết định theo thẩm quyền và nhập nhận xét rõ ràng.

5. Lưu kết quả.

   

Điều kiện phát hành sang Published

Chỉ chuyển tài liệu sang Published khi kết quả phê duyệt cho phép. Hồ sơ phát hành cần có mục đích sử dụng, mã trạng thái, revision, phiên bản, ngày phát hành, người có thẩm quyền và bằng chứng phê duyệt.

Không chỉ thay đổi metadata thành A mà bỏ qua quy trình phê duyệt. Người dùng không được phê duyệt thay người khác hoặc sử dụng tài khoản chung.

Quản trị dự án và nguyên tắc an toàn dữ liệu

Nội dung quản trị dự án

• Tên, mã, mô tả, trạng thái, thời gian và phạm vi dự án.

• Cấu trúc cây thư mục, quy tắc đặt tên, metadata và danh mục trạng thái.

• Thành viên, vai trò, nhóm quyền và thời hạn truy cập.

• Nhóm duyệt, người kiểm tra, người phê duyệt, hạn xử lý và điều kiện phát hành.

• Nhật ký, báo cáo, số tệp, số mô hình, số Issue và dung lượng sử dụng.

Quản lý thành viên

1. Tìm và thêm thành viên bằng email.

2. Kiểm tra đúng đơn vị và dự án.

3. Gán vai trò phù hợp.

4. Thiết lập phạm vi quyền.

5. Đặt thời hạn truy cập cho nhân sự ngắn hạn.

6. Rà soát và thu hồi quyền khi người dùng kết thúc nhiệm vụ.

Thực hành tốt khi vận hành

• Trước khi tải lên: kiểm tra đúng dự án, thư mục, tên tệp, phiên bản và metadata.

• Trước khi chia sẻ: kiểm tra kết quả duyệt, trạng thái, người nhận và phạm vi sử dụng.

• Khi trao đổi: dùng Issue, BCF hoặc luồng bình luận gắn với đúng tệp hoặc mô hình.

• Khi sửa mô hình: cập nhật tệp nguồn, tải phiên bản mới và chạy lại kiểm tra xung đột.

• Cuối ngày hoặc tuần: rà soát nhiệm vụ đến hạn, thông báo và dữ liệu quan trọng.

Nguyên tắc an toàn dữ liệu

• Dùng tài khoản cá nhân; không chia sẻ mật khẩu hoặc mã xác thực.

• Cấp quyền tối thiểu; rà soát và thu hồi quyền khi thay đổi nhân sự.

• Giới hạn người nhận, thời hạn và khả năng tải xuống của liên kết chia sẻ.

• Khóa phiên bản và bằng chứng phê duyệt của tệp đã phát hành.

• Không ghi đè hoặc xóa tùy tiện hồ sơ phát hành.

• Ưu tiên thiết bị được quản lý, cập nhật bảo mật và mạng đáng tin cậy.

Mọi quyết định kỹ thuật và phát hành thông tin phải gắn với người chịu trách nhiệm, tệp hoặc phiên bản xác định, trạng thái phù hợp và lịch sử có thể truy vết.

Các lỗi thường gặp và cách xử lý

Không nhìn thấy dự án hoặc thư mục

Nguyên nhân: chưa được thêm vào dự án, chưa cấp quyền hoặc quyền đã hết hạn. Cách xử lý: liên hệ quản trị viên và cung cấp email, mã dự án, tên thư mục, phạm vi cần truy cập.

Không tải được tệp

Nguyên nhân: tệp quá lớn, định dạng bị chặn, mạng không ổn định hoặc thiếu quyền. Cách xử lý: kiểm tra dung lượng, định dạng, đường truyền và quyền tải lên; gửi Ticket nếu lỗi tiếp tục xảy ra.

Tên tệp bị từ chối

Nguyên nhân: tên không đúng quy ước hoặc thiếu metadata bắt buộc. Cách xử lý: kiểm tra mẫu đặt tên, bổ sung metadata và đổi tên đúng cấu trúc.

Không mở được IFC hoặc PDF

Nguyên nhân: tệp lỗi, chưa xử lý hoàn tất hoặc trình duyệt không tương thích. Cách xử lý: tải lại phiên bản hợp lệ, làm mới trình duyệt hoặc gửi yêu cầu hỗ trợ.

Kết quả xung đột quá nhiều

Nguyên nhân: quy tắc quá rộng, mô hình sai tọa độ hoặc có nhiều kết quả giả. Cách xử lý: thu hẹp nhóm nguồn và đích, kiểm tra tọa độ, loại trừ nhóm không cần thiết và chạy lại.

Không phê duyệt được

Nguyên nhân: không phải người xử lý hiện tại, đợt duyệt đã đóng hoặc thiếu quyền. Cách xử lý: kiểm tra tiến trình, vai trò, trạng thái đợt duyệt và liên hệ người khởi tạo.

Checklist vận hành BIM - CDE 360 Việt Nam

1. Đã chọn đúng dự án và đúng thư mục chưa?

2. Tên tệp có đúng quy ước và giữ nguyên phần mở rộng không?

3. Phiên bản, revision và metadata đã đầy đủ chưa?

4. Tệp có mở được và không bị lỗi không?

5. Trạng thái có phù hợp với mục đích sử dụng không?

6. Người dùng có đúng vai trò và quyền thao tác không?

7. Tài liệu đã được kiểm tra và phê duyệt chưa?

8. Có Issue hoặc yêu cầu chỉnh sửa đang mở không?

9. Tệp trong gói tin là phiên bản hiện tại hay phiên bản cố định?

10. Phạm vi chia sẻ và khả năng tải xuống đã được kiểm soát chưa?

11. Lịch sử thao tác có thể truy vết không?

12. Dữ liệu phát hành đã được khóa và lưu trữ đúng quy trình chưa?

Câu hỏi thường gặp về BIM - CDE 360 Việt Nam

BIM - CDE 360 Việt Nam có chỉ dùng để lưu trữ tệp không?

Không. Ngoài lưu trữ, hệ thống còn hỗ trợ quản lý phiên bản, trạng thái, metadata, phân quyền, tìm kiếm, mô hình IFC, Issue, BCF, kiểm tra xung đột, gói tin và phê duyệt.

Tài liệu ở Shared có được sử dụng để thi công không?

Không phải mọi tài liệu ở Shared đều được sử dụng để thi công. Shared chủ yếu phục vụ phối hợp, xem xét hoặc chấp thuận. Chỉ sử dụng tài liệu cho mục đích chính thức khi tài liệu đã được phê duyệt và phát hành theo quy trình dự án.

Khi nào tài liệu được chuyển sang Published?

Tài liệu chỉ được chuyển sang Published khi kết quả kiểm tra và phê duyệt cho phép, đồng thời có trạng thái, revision, phiên bản, ngày phát hành và người có thẩm quyền.

Tải tệp cùng tên có làm mất phiên bản cũ không?

Không. Khi tải tệp mới có cùng tên vào cùng thư mục, hệ thống tạo phiên bản tiếp theo và duy trì lịch sử để người dùng tra cứu.

Phiên bản hiện tại khác phiên bản cố định như thế nào?

Phiên bản hiện tại tự động tham chiếu bản mới nhất. Phiên bản cố định giữ nguyên bản đã chọn, phù hợp với hồ sơ phát hành, chuyển giao, nghiệm thu hoặc bàn giao.

Issue và BCF khác nhau như thế nào?

Issue là bản ghi quản lý vấn đề và trách nhiệm xử lý. BCF là định dạng trao đổi vấn đề BIM có thể lưu góc nhìn 3D, đối tượng, ảnh chụp và thông tin liên quan.

Có thể tự dịch chuyển mô hình để loại bỏ xung đột không?

Không nên. Cần kiểm tra nguyên nhân sai lệch tọa độ, đơn vị hoặc điểm gốc. Việc tịnh tiến chỉ được thực hiện khi có thẩm quyền và giá trị dịch chuyển đã được thống nhất.

Trao đổi trong CDE có thay thế văn bản chính thức không?

Không mặc nhiên. Khi hợp đồng hoặc quy định yêu cầu văn bản phê duyệt, chỉ đạo hoặc biên bản chính thức, trao đổi trên hệ thống không tự động thay thế các văn bản đó.

Kết luận

BIM - CDE 360 Việt Nam cung cấp một môi trường thống nhất để quản lý tài liệu, mô hình và quá trình phối hợp thông tin của dự án xây dựng.

Quy trình vận hành cần được thực hiện theo chuỗi: đăng nhập đúng tài khoản → chọn đúng dự án → làm việc đúng thư mục → tải đúng tệp → gán đúng metadata → quản lý đúng phiên bản → phân quyền đúng phạm vi → xử lý Issue → phê duyệt đúng thẩm quyền → phát hành đúng trạng thái → lưu trữ và truy vết.

Giá trị của CDE không chỉ nằm ở số lượng tài liệu được lưu trữ mà ở khả năng bảo đảm mỗi thông tin có vị trí, phiên bản, trạng thái, người chịu trách nhiệm và lịch sử kiểm tra rõ ràng.

Tham khảo thêm: Bộ sản phẩm của 360TBT Việt Nam