Quy định xây dựng mới 2026: Ban QLDA cần làm gì?

1. Quy định mới không chỉ làm thay đổi thủ tục xây dựng

Luật Xây dựng năm 2025 và nhóm nghị định hướng dẫn có hiệu lực từ ngày 1/7/2026 hình thành một khung quản lý mới, bao quát các nội dung từ hoạt động xây dựng, chất lượng, chi phí, hợp đồng, vật liệu đến quyết toán và cơ sở dữ liệu quốc gia.

Nhìn từ góc độ quản trị dự án, những văn bản này cho thấy ba xu hướng chính.

Thứ nhất, thông tin dự án cần được quản lý xuyên suốt thay vì chỉ tập hợp khi cơ quan quản lý yêu cầu.

Thứ hai, trách nhiệm của từng tổ chức, cá nhân cần được thể hiện rõ qua lịch sử xử lý hồ sơ, quá trình kiểm tra và trạng thái phê duyệt.

Thứ ba, dữ liệu xây dựng đang được định hướng chuẩn hóa để có thể cập nhật, kết nối và khai thác trên các hệ thống thông tin dùng chung.

Vì vậy, việc cập nhật pháp luật không nên dừng ở việc thay số hiệu văn bản trong biểu mẫu. Chủ đầu tư cần xem xét lại cả quy trình vận hành và công cụ đang sử dụng để quản lý dự án.

Hình 1: Quy định xây dựng mới năm 2026 và dữ liệu quản lý dự án

2. Hồ sơ pháp lý cần được quản lý theo tiến trình của dự án

Hồ sơ pháp lý dự án thường được chia thành nhiều nhóm như quy hoạch, đất đai, chủ trương đầu tư, thiết kế, thẩm định, cấp phép, lựa chọn nhà thầu, nghiệm thu và bàn giao.

Vấn đề phổ biến hiện nay không phải là dự án không có hồ sơ, mà là hồ sơ nằm ở nhiều vị trí khác nhau. Một tài liệu có thể được lưu trong máy của cán bộ phụ trách, gửi qua email, chuyển trên nhóm chat và đồng thời tồn tại nhiều bản trong thư mục dùng chung.

Khi có thay đổi nhân sự hoặc cần kiểm tra đột xuất, Ban Quản lý dự án mất nhiều thời gian để xác định đâu là bản cuối cùng, tài liệu đã được phê duyệt hay chưa và ai đang chịu trách nhiệm xử lý.

Theo định hướng quản lý mới, hồ sơ pháp lý cần được liên kết với từng giai đoạn và mốc công việc của dự án. Mỗi tài liệu nên có tối thiểu các thông tin về loại hồ sơ, cơ quan ban hành, ngày ban hành, thời hạn xử lý, người phụ trách, trạng thái và phiên bản hiện hành.

Cách tổ chức này giúp lãnh đạo không cần mở từng thư mục vẫn có thể biết dự án đang thiếu thủ tục nào, hồ sơ nào sắp đến hạn và công việc nào đang bị chậm.

Dữ liệu của dự án cũng đã xác định nhu cầu quản lý tập trung hồ sơ, tiến độ, hợp đồng, chi phí, báo cáo, BIM và CDE trong toàn bộ vòng đời công trình.

3. BIM đang chuyển từ công cụ thiết kế thành dữ liệu quản lý dự án

Trong nhiều năm, BIM thường được hiểu là mô hình 3D phục vụ thiết kế và xử lý xung đột. Cách hiểu này chưa phản ánh đầy đủ vai trò của BIM trong giai đoạn mới.

BIM có thể trở thành nguồn dữ liệu liên kết giữa thiết kế, khối lượng, tiến độ, nghiệm thu, hoàn công và vận hành công trình. Tuy nhiên, giá trị này chỉ hình thành khi mô hình được xây dựng theo yêu cầu thống nhất và được cập nhật trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Theo dữ liệu pháp lý đã tổng hợp trong dự án, công trình xây dựng mới từ cấp II trở lên thuộc phạm vi áp dụng BIM, trừ một số trường hợp đặc thù được xem xét riêng. Dữ liệu phục vụ thẩm định được định hướng sử dụng các định dạng mở để tăng khả năng trao đổi giữa các nền tảng.

Điều này đặt ra yêu cầu chủ đầu tư phải xác định mục đích sử dụng BIM từ sớm. Nếu chỉ yêu cầu đơn vị tư vấn “làm mô hình BIM” nhưng không quy định nội dung thông tin, cấu trúc mô hình, định dạng bàn giao và trách nhiệm cập nhật, sản phẩm nhận được có thể chỉ là mô hình trình diễn.

Một dự án triển khai BIM hiệu quả cần trả lời được các câu hỏi thực tế:

Mô hình được sử dụng để thẩm định, kiểm tra xung đột hay bóc tách khối lượng?

Ai có trách nhiệm cập nhật mô hình khi thiết kế thay đổi?

Phiên bản nào được dùng để thi công?

Mô hình hoàn công được bàn giao ở định dạng nào?

Thông tin nào cần tiếp tục sử dụng trong giai đoạn vận hành?

Khi những nội dung này được xác định rõ, BIM mới thực sự hỗ trợ công tác quản lý thay vì trở thành một đầu việc bổ sung.

4. CDE không chỉ là nơi tải file lên và tải file xuống

CDE, hay Môi trường dữ liệu chung, thường bị nhầm với kho lưu trữ trực tuyến. Trên thực tế, chức năng quan trọng nhất của CDE là kiểm soát quá trình hình thành, kiểm tra, chia sẻ, phê duyệt và lưu trữ thông tin.

Trong một dự án sử dụng CDE, tài liệu không chỉ có trạng thái “đã tải lên”. Hồ sơ cần được xác định đang trong quá trình làm việc, đang được chia sẻ để phối hợp, đã được phê duyệt để sử dụng hay đã chuyển sang lưu trữ.

Đối với một số dự án đầu tư công có công trình từ cấp I trở lên và thuộc đối tượng áp dụng BIM, việc thiết lập và vận hành CDE đã trở thành yêu cầu cần được quan tâm ngay từ giai đoạn chuẩn bị triển khai. Những dự án khác cũng được khuyến khích áp dụng để kiểm soát tài liệu và mô hình tốt hơn.

CDE hiệu quả cần giải quyết được những vấn đề mà thư mục thông thường không xử lý tốt, bao gồm:

• Quản lý phiên bản và lịch sử thay đổi.

• Phân quyền xem, tải xuống, chỉnh sửa và phê duyệt.

• Kiểm soát trạng thái phát hành tài liệu.

• Ghi nhận ý kiến kiểm tra và phản hồi.

• Xác định người chịu trách nhiệm tại từng bước.

• Lưu lại nhật ký thao tác để phục vụ đối chiếu.

Nhờ đó, các bên có thể hạn chế tình trạng nhà thầu sử dụng nhầm bản vẽ cũ, hồ sơ chưa được phê duyệt đã đưa vào thi công hoặc tài liệu bị chỉnh sửa nhưng không xác định được người thực hiện.

5. Dữ liệu dự án cần được chuẩn hóa để có thể kết nối

Một thay đổi quan trọng khác là việc xây dựng Hệ thống thông tin và Cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng. Nghị định 212/2026/NĐ-CP và Thông tư 39/2026/TT-BXD tạo cơ sở cho việc chuẩn hóa các trường dữ liệu liên quan đến dự án, công trình, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động xây dựng.

Mỗi dự án, công trình và chủ thể tham gia được định hướng gắn với mã định danh riêng để tăng khả năng đồng bộ và tra cứu thông tin.

Điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp thiết kế phần mềm và tổ chức dữ liệu nội bộ.

Nếu tên dự án, mã công trình, nhà thầu, hợp đồng và hạng mục được nhập tùy ý ở nhiều hệ thống khác nhau, dữ liệu sẽ khó liên kết. Cùng một nhà thầu có thể xuất hiện dưới nhiều tên viết tắt, một công trình có nhiều mã khác nhau và một hồ sơ không xác định được đang thuộc hạng mục nào.

Do đó, Ban Quản lý dự án cần xây dựng danh mục dữ liệu dùng chung. Các trường thông tin quan trọng phải được thống nhất từ đầu, tránh để từng phòng ban tự đặt tên và tự quản lý theo một cấu trúc riêng.

Đây cũng là nền tảng để ứng dụng AI trong tổng hợp báo cáo, cảnh báo tiến độ hoặc tìm kiếm hồ sơ. AI chỉ mang lại kết quả đáng tin cậy khi dữ liệu đầu vào đầy đủ, có cấu trúc và được kiểm soát.

6. Quản lý chất lượng cần gắn với vị trí và công việc thực tế

Hồ sơ chất lượng thường chiếm khối lượng rất lớn trong một dự án xây dựng. Mỗi công việc có thể liên quan đến bản vẽ, biện pháp thi công, vật liệu đầu vào, kết quả thí nghiệm, nhật ký, yêu cầu nghiệm thu và biên bản nghiệm thu.

Nếu các tài liệu này được quản lý độc lập, việc kiểm tra tính đồng bộ sẽ rất khó khăn.

Khung pháp lý mới về quản lý chất lượng, thi công và bảo trì tiếp tục yêu cầu kiểm soát xuyên suốt từ vật liệu, quá trình thi công đến nghiệm thu và bàn giao công trình. Nghị định 207/2026/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn có hiệu lực từ ngày 1/7/2026.

Trong thực tế, Ban Quản lý dự án nên tổ chức hồ sơ theo từng hạng mục và vị trí thi công. Chẳng hạn, một biên bản nghiệm thu bê tông sàn cần liên kết được với khu vực thi công, bản vẽ áp dụng, ngày thực hiện, kết quả thí nghiệm, nhật ký và khối lượng liên quan.

Khi dữ liệu được liên kết như vậy, cán bộ quản lý có thể nhanh chóng phát hiện các trường hợp nghiệm thu thiếu hồ sơ, hồ sơ không đúng trình tự hoặc số liệu giữa các bộ phận không khớp nhau.

7. Quản lý chi phí không thể tách rời khối lượng và tiến độ

Quản lý chi phí thường được thực hiện trên các bảng tính riêng, trong khi tiến độ, hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu lại nằm ở những hệ thống khác. Đây là nguyên nhân dẫn đến tình trạng số liệu báo cáo không đồng nhất.

Nghị định 206/2026/NĐ-CP cùng hệ thống thông tư mới tiếp tục hoàn thiện phương pháp quản lý chi phí, định mức và chỉ tiêu kinh tế – kỹ thuật trong đầu tư xây dựng.

Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp không nên chỉ cập nhật bộ định mức hoặc biểu mẫu mới. Điều quan trọng hơn là tạo được mối liên kết giữa kế hoạch chi phí và dữ liệu thực hiện.

Một khoản thanh toán cần truy xuất được về hợp đồng, khối lượng nghiệm thu, hồ sơ chất lượng và giai đoạn thực hiện. Một khối lượng phát sinh cần xác định được nguyên nhân, hồ sơ chấp thuận, đơn giá áp dụng và ảnh hưởng đến tổng mức chi phí.

Đối với dự án có BIM, khối lượng từ mô hình có thể được sử dụng để hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu. Tuy nhiên, mô hình không tự động thay thế hồ sơ thanh toán. Khối lượng vẫn cần được kiểm soát theo phạm vi hợp đồng, quy tắc đo bóc và hồ sơ đã được phê duyệt.

Hình 2: Quản lý chi phí dự án xây dựng trên nền tảng số

8. Hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm về dữ liệu số

Khi dự án sử dụng BIM, CDE hoặc phần mềm quản lý tập trung, hợp đồng xây dựng cần bổ sung các nội dung phù hợp với phương thức làm việc mới.

Ngoài phạm vi, giá trị, tiến độ và thanh toán, hợp đồng cần xác định bên nào có trách nhiệm cập nhật dữ liệu; tài liệu nào được coi là bản chính thức; quy trình phê duyệt trên hệ thống có giá trị như thế nào; dữ liệu được bàn giao ở định dạng nào; ai được quyền truy cập và sử dụng mô hình sau khi dự án hoàn thành.

Nghị định 210/2026/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, đồng thời Bộ Xây dựng đã công bố các mẫu hợp đồng để các chủ thể tham khảo trong quá trình thực hiện.

Nếu trách nhiệm về dữ liệu không được quy định rõ, dự án có thể gặp tranh chấp khi đơn vị tư vấn không bàn giao file gốc, nhà thầu không cập nhật mô hình hoàn công hoặc các bên không thống nhất phiên bản hồ sơ dùng làm căn cứ thanh toán.

9. Muốn quyết toán thuận lợi phải chuẩn bị dữ liệu từ đầu

Quyết toán thường được xem là công việc thực hiện khi dự án đã hoàn thành. Đây là cách tiếp cận tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Đến cuối dự án, nhân sự có thể đã thay đổi, hồ sơ nằm ở nhiều phòng ban và một số tài liệu không còn xác định được bản chính thức. Việc tập hợp lại toàn bộ hợp đồng, phụ lục, thanh toán, phát sinh, nghiệm thu và bàn giao sẽ mất rất nhiều thời gian.

Nghị định 193/2026/NĐ-CP về quyết toán vốn đầu tư dự án và hệ thống mẫu biểu mới đều có hiệu lực từ ngày 1/7/2026.

Tác động thực tế đối với Ban Quản lý dự án là hồ sơ quyết toán cần được hình thành song song với quá trình thực hiện. Mỗi khoản chi phí và khối lượng thanh toán phải có đầy đủ căn cứ ngay tại thời điểm phát sinh.

Khi quản lý dữ liệu theo cách này, quyết toán không còn là quá trình đi tìm lại hồ sơ mà trở thành bước tổng hợp từ những dữ liệu đã được kiểm soát trước đó.

10 Ban Quản lý dự án cần làm gì trong năm 2026?

Việc đầu tiên không nhất thiết là mua thêm phần mềm. Ban Quản lý dự án cần rà soát quy trình và xác định những điểm đang gây thất thoát thông tin.

Cần kiểm tra xem hồ sơ đang được lưu ở đâu, có bao nhiêu phiên bản, ai chịu trách nhiệm cập nhật và việc phê duyệt đang được ghi nhận bằng cách nào.

Tiếp theo, dự án cần xây dựng cấu trúc dữ liệu dùng chung. Mã dự án, mã hạng mục, mã hợp đồng, tên đơn vị, trạng thái hồ sơ và quy tắc đặt tên phải được thống nhất.

Đối với dự án thuộc diện áp dụng BIM hoặc CDE, yêu cầu thông tin cần được đưa vào hồ sơ mời thầu và hợp đồng ngay từ đầu. Không nên chờ đến khi đơn vị tư vấn đã hoàn thành mô hình mới thống nhất cách bàn giao.

Sau đó, chủ đầu tư có thể lựa chọn một nền tảng quản lý tập trung đáp ứng các yêu cầu về phân quyền, phiên bản, quy trình phê duyệt, nhật ký thao tác, tìm kiếm metadata, BIM, CDE và kết nối dữ liệu.

Cuối cùng, cần đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống theo một quy trình thống nhất. Công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi người dùng hiểu rõ trách nhiệm của mình và thực hiện đúng quy trình.

11. Phần mềm quản lý dự án cần hỗ trợ những gì?

Một hệ thống phù hợp không nên chỉ lưu trữ tài liệu. Phần mềm cần hỗ trợ quản lý toàn bộ quá trình từ khi hồ sơ được tạo, kiểm tra, phê duyệt đến khi phát hành và lưu trữ.

Các nhóm chức năng quan trọng bao gồm quản lý hồ sơ pháp lý, tiến độ, hợp đồng, chi phí, chất lượng, thanh toán, quyết toán, BIM và CDE. Hệ thống cũng cần ghi nhận lịch sử thao tác, phân quyền theo vai trò và hỗ trợ tìm kiếm theo nội dung hoặc metadata.

Đối với lãnh đạo, phần mềm cần cung cấp báo cáo tổng hợp để nhận biết hồ sơ còn thiếu, công việc chậm, hợp đồng sắp hết hạn và chi phí có nguy cơ vượt kế hoạch.

Đối với cán bộ nghiệp vụ, hệ thống phải giúp giảm thao tác nhập liệu lặp lại, hạn chế sử dụng nhầm tài liệu và rút ngắn thời gian tìm kiếm.

12. Kết luận

Quy định xây dựng mới năm 2026 không chỉ làm thay đổi danh mục căn cứ pháp lý. Những thay đổi này đang thúc đẩy ngành xây dựng chuyển sang phương thức quản lý dựa trên dữ liệu.

Hồ sơ pháp lý, BIM, CDE, chất lượng, chi phí, hợp đồng và quyết toán không còn là các nhóm thông tin tách biệt. Chúng cần được liên kết trong một quy trình thống nhất để bảo đảm dữ liệu chính xác, có thể truy xuất và sử dụng xuyên suốt vòng đời dự án.

Đối với chủ đầu tư và Ban Quản lý dự án, việc số hóa không nên được triển khai như một phong trào hoặc chỉ để đáp ứng quy định. Mục tiêu cuối cùng phải là giảm thời gian xử lý, tăng khả năng kiểm soát và giúp người quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.

Liên hệ hỗ trợ NTXD360

Zalo/Điện thoại: 0787 64 65 68 – Mr Thúy
Email: nghiemthuxaydung.qlcl@gmail.com

Tải phần mềm và đăng ký kênh YouTube để cập nhật các video hướng dẫn phần mềm quản lý chất lượng 360 mới nhất.