Quản lý thi công bằng Zalo và Excel: Tiện lợi trước mắt hay rủi ro dài hạn?

Một công trường có thể có hàng chục nhóm Zalo, hàng trăm file Excel và hàng nghìn tin nhắn được trao đổi mỗi tháng. Mọi người đều rất bận. Báo cáo được gửi liên tục. Hình ảnh hiện trường được cập nhật mỗi ngày. Bản vẽ, biên bản, kế hoạch, khối lượng và tiến độ tưởng như đã được kiểm soát đầy đủ.

Nhưng khi công trình chậm tiến độ, phát sinh chi phí hoặc xảy ra tranh chấp, những câu hỏi quan trọng nhất lại thường không có câu trả lời rõ ràng.

Ai đã giao việc? Ai chịu trách nhiệm thực hiện? Bản vẽ nào được phép sử dụng? Ai đã đồng ý thay đổi? Công việc hoàn thành vào thời điểm nào? Hồ sơ chứng minh đang nằm ở đâu?

Đây là tình trạng phổ biến tại nhiều công trường hiện nay. Zalo được sử dụng để trao đổi, giao việc và gửi hình ảnh. Excel được dùng để quản lý tiến độ, vật tư, nhân công, khối lượng và chi phí. Word được dùng để lập báo cáo, nhật ký và biên bản. Dữ liệu được lưu trong máy tính cá nhân, điện thoại, email, ổ cứng hoặc các thư mục dùng chung.

Mỗi công cụ đều có giá trị riêng. Tuy nhiên, khi chúng được sử dụng như toàn bộ hệ thống quản lý dự án, dữ liệu bắt đầu phân tán, trách nhiệm trở nên mơ hồ và lãnh đạo mất dần khả năng kiểm soát tình hình thực tế.

Vấn đề không phải là Zalo hay Excel không tốt. Vấn đề nằm ở chỗ những công cụ này không được thiết kế để quản lý xuyên suốt toàn bộ quá trình thi công, từ giao việc, kiểm soát bản vẽ, theo dõi tiến độ đến nghiệm thu, thanh toán và truy xuất trách nhiệm.

Một bản vẽ sai phiên bản có thể khiến công trường trả giá rất đắt

Hãy hình dung một tình huống quen thuộc. Buổi sáng, kỹ sư gửi bản vẽ thi công vào nhóm Zalo. Đến buổi chiều, tư vấn thiết kế phát hành một bản điều chỉnh. Bản mới tiếp tục được gửi vào nhóm, nhưng một số người đã tải bản cũ về điện thoại và chuyển cho tổ đội thi công.

Một tuần sau, công trường phát hiện hạng mục đã được thi công không đúng theo bản vẽ điều chỉnh.

Khi đó, vấn đề không còn đơn giản là tìm lại một tin nhắn. Các bên bắt đầu tranh luận xem ai đã nhận được bản mới, bản cũ đã được thu hồi hay chưa, người gửi bản vẽ có quyền phát hành không, tổ đội đã được thông báo chính thức chưa và chi phí tháo dỡ, làm lại sẽ do bên nào chịu.

Trong một nhóm chat, file có thể được chuyển tiếp nhiều lần, đổi tên, tải lại hoặc gửi sang các nhóm khác nhau. Người nhận rất khó xác định đâu là phiên bản mới nhất và đâu là tài liệu đã hết hiệu lực.

Quản lý hồ sơ thi công không chỉ là lưu được file. Mỗi tài liệu cần được xác định rõ mã hồ sơ, số phiên bản, ngày phát hành, người phát hành, trạng thái phê duyệt, phạm vi sử dụng và lịch sử thay đổi. Khi một phiên bản mới được ban hành, hệ thống phải cho người dùng biết rõ phiên bản nào đang có hiệu lực và phiên bản nào không còn được phép sử dụng.

Một sai sót về phiên bản có thể dẫn đến thi công lại, chậm tiến độ, tăng chi phí và phát sinh tranh chấp. Đáng lo hơn, sai sót đó hoàn toàn có thể tiếp tục lặp lại nếu doanh nghiệp vẫn quản lý tài liệu theo phương pháp cũ.

Công việc được giao rất nhiều nhưng trách nhiệm lại không rõ ràng

Trong các nhóm Zalo công trường, những tin nhắn như “anh em kiểm tra giúp vị trí này”, “mai xử lý xong phần này nhé” hoặc “bên cơ điện phối hợp với bên xây dựng” xuất hiện thường xuyên.

Tại thời điểm trao đổi, mọi người có thể nghĩ rằng nội dung đã đủ rõ. Tuy nhiên, một vài ngày sau, khi công việc chưa hoàn thành, mỗi người lại hiểu nhiệm vụ theo một cách khác.

Người giao việc cho rằng mình đã giao đầy đủ. Người được nhắc tên cho rằng mình chỉ tham gia phối hợp. Bộ phận liên quan cho rằng mình chưa nhận đủ hồ sơ. Một người khác lại nghĩ thời hạn chỉ mang tính nhắc nhở chứ không phải thời hạn bắt buộc.

Một nhiệm vụ chỉ có thể được kiểm soát khi xác định rõ người giao, người thực hiện chính, người phối hợp, nội dung cần hoàn thành, thời hạn, mức độ ưu tiên, hồ sơ liên quan, tiêu chí hoàn thành và người xác nhận kết quả.

Nếu thiếu những thông tin đó, doanh nghiệp không thực sự quản lý công việc mà chỉ đang trao đổi về công việc.

Khi khối lượng dự án còn nhỏ, người chỉ huy có thể ghi nhớ và theo dõi trực tiếp. Nhưng khi số lượng công việc tăng lên, không một cá nhân nào có thể nhớ chính xác hàng trăm nhiệm vụ, thời hạn và trách nhiệm của từng người.

Công trường càng phụ thuộc vào trí nhớ và tin nhắn, nguy cơ bỏ sót công việc càng lớn.

Lãnh đạo thường biết công việc bị chậm khi hậu quả đã xảy ra

Nhiều doanh nghiệp vẫn yêu cầu các bộ phận lập báo cáo tiến độ cuối ngày hoặc cuối tuần bằng Excel. Người phụ trách phải liên hệ từng kỹ sư, từng tổ đội và từng nhà thầu để thu thập thông tin, sau đó tổng hợp lại thành báo cáo chung.

Báo cáo này chỉ phản ánh tình trạng tại thời điểm dữ liệu được cập nhật. Nếu một công việc bắt đầu có nguy cơ chậm vào đầu tuần nhưng đến cuối tuần mới được báo cáo, doanh nghiệp đã mất nhiều ngày mà không có biện pháp xử lý kịp thời.

Quản lý tiến độ hiệu quả không chỉ là biết công việc đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm. Điều quan trọng hơn là phát hiện được công việc nào sắp đến hạn nhưng chưa bắt đầu, hạng mục nào đang thiếu nhân lực, vật tư nào chưa được cung cấp, hồ sơ nào chưa được phê duyệt và công việc nào có nguy cơ ảnh hưởng đến đường găng của dự án.

Khi dữ liệu nằm trong nhiều file Excel độc lập, khả năng cảnh báo sớm gần như phụ thuộc hoàn toàn vào người tổng hợp. Nếu người đó cập nhật chậm, nghỉ việc hoặc sử dụng sai dữ liệu, lãnh đạo sẽ nhìn thấy một bức tranh không đúng với tình hình thực tế.

Quản lý tiến độ không nên dừng lại ở việc tô màu các ô trong bảng tính. Mục tiêu của quản lý tiến độ phải là phát hiện nguyên nhân gây chậm trước khi nó trở thành hậu quả.

Công trường có rất nhiều ảnh nhưng lại thiếu bằng chứng

Mỗi ngày, kỹ sư hiện trường có thể chụp hàng chục hoặc hàng trăm bức ảnh. Hình ảnh được gửi vào nhóm Zalo để báo cáo nhanh, sau đó tiếp tục bị trôi theo các tin nhắn mới.

Sau một vài tháng, việc tìm lại một bức ảnh cụ thể trở nên rất khó khăn. Ngay cả khi tìm được ảnh, người quản lý cũng có thể không xác định được ảnh được chụp tại vị trí nào, thuộc hạng mục nào, trước hay sau khi sửa lỗi, liên quan đến công việc nào và có được sử dụng làm căn cứ nghiệm thu hay không.

Một bức ảnh chỉ thực sự trở thành bằng chứng khi nó được gắn với đầy đủ bối cảnh. Bối cảnh đó bao gồm dự án, hạng mục, vị trí, thời gian, người thực hiện, công việc liên quan và trạng thái kiểm tra.

Nếu hình ảnh chỉ nằm trong điện thoại cá nhân hoặc nhóm chat, doanh nghiệp đang sở hữu rất nhiều dữ liệu nhưng lại có rất ít thông tin có thể truy xuất và sử dụng khi cần thiết.

Đây là lý do nhiều công trường có hàng nghìn ảnh hiện trường nhưng đến khi làm hồ sơ hoàn công, giải trình phát sinh hoặc xử lý tranh chấp lại không tìm được đúng hình ảnh cần dùng.

Tiến độ báo hoàn thành nhưng hồ sơ vẫn chưa hoàn thành

Một trong những điểm yếu lớn nhất của cách quản lý rời rạc là dữ liệu giữa các bộ phận không được liên kết với nhau.

Bộ phận kế hoạch theo dõi tiến độ trong một file. Kỹ thuật quản lý bản vẽ ở một thư mục khác. QA/QC quản lý nghiệm thu bằng biểu mẫu riêng. Bộ phận vật tư có bảng nhập, xuất và tồn kho. QS theo dõi khối lượng và thanh toán. Bộ phận an toàn lại có danh sách vi phạm và biện pháp khắc phục riêng.

Mỗi bộ phận đều có thể hoàn thành tốt công việc của mình, nhưng doanh nghiệp vẫn không có được một bức tranh thống nhất.

Một hạng mục có thể được báo cáo hoàn thành 100% ngoài hiện trường nhưng vẫn chưa có biên bản nghiệm thu, chưa cập nhật nhật ký, chưa đóng lỗi chất lượng, chưa đủ hồ sơ vật liệu hoặc chưa được xác nhận khối lượng.

Nếu lãnh đạo chỉ nhìn vào báo cáo tiến độ, công việc dường như đã hoàn thành. Nhưng xét về chất lượng, hồ sơ và thanh toán, công việc vẫn còn dang dở.

Đây là nguyên nhân khiến nhiều dự án đã hoàn thành thi công nhưng hồ sơ vẫn kéo dài nhiều tháng. Công trường phải huy động nhân sự tìm lại dữ liệu, bổ sung biên bản, đối chiếu hình ảnh và giải trình những nội dung đáng lẽ phải được kiểm soát ngay từ thời điểm thi công.

Phát sinh được làm trước nhưng hồ sơ lại chạy theo sau

Trong quá trình thi công, những câu nói như “cứ làm trước đi, hồ sơ bổ sung sau” hoặc “phần này chủ đầu tư đã đồng ý rồi” không phải là hiếm.

Do áp lực tiến độ, nhà thầu có thể triển khai công việc trước khi hoàn tất thủ tục ghi nhận phát sinh. Tuy nhiên, khi không có một quy trình kiểm soát rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng đã bỏ nhân lực, vật tư và máy móc để thực hiện nhưng lại thiếu căn cứ thanh toán.

Một phát sinh cần được ghi nhận từ thời điểm nó xuất hiện. Doanh nghiệp cần biết nguyên nhân phát sinh, ai là người yêu cầu, căn cứ nào được sử dụng, khối lượng và chi phí dự kiến là bao nhiêu, công việc ảnh hưởng đến tiến độ như thế nào và trạng thái phê duyệt hiện tại ra sao.

Nếu tất cả chỉ được trao đổi bằng cuộc gọi hoặc tin nhắn, đến giai đoạn thanh toán và quyết toán, mỗi bên có thể đưa ra một cách hiểu khác nhau.

Phát sinh không được kiểm soát ngay từ đầu rất dễ trở thành chi phí mà nhà thầu phải tự gánh chịu.

Dữ liệu của doanh nghiệp đang nằm trong thiết bị cá nhân của nhân sự

Một kỹ sư công trường có thể đang nắm giữ file tiến độ mới nhất, toàn bộ hình ảnh hiện trường, danh sách công việc tồn đọng, bản vẽ điều chỉnh, biên bản họp và lịch sử trao đổi với các bên liên quan.

Nhưng những dữ liệu này có thể chỉ được lưu trong điện thoại, máy tính hoặc tài khoản cá nhân.

Khi người đó chuyển công tác hoặc nghỉ việc, doanh nghiệp mới bắt đầu yêu cầu bàn giao. Lúc này, dữ liệu có thể không đầy đủ, không được sắp xếp, thiếu phiên bản hoặc không xác định được đâu là file cuối cùng.

Doanh nghiệp đầu tư rất nhiều tiền vào nhân lực, máy móc, vật tư và công nghệ, nhưng dữ liệu dự án lại phụ thuộc vào thiết bị của từng cá nhân. Đây là một rủi ro lớn đối với bảo mật, trách nhiệm và tính liên tục của dự án.

Dữ liệu được tạo ra trong quá trình thực hiện công việc phải trở thành tài sản chung của doanh nghiệp, không phải tài sản riêng nằm trong điện thoại của một kỹ sư.

Có cần loại bỏ hoàn toàn Zalo và Excel không?

Câu trả lời là không.

Zalo vẫn rất hữu ích cho trao đổi nhanh, thông báo tức thời và liên lạc trong những tình huống cần phản hồi ngay. Excel vẫn là công cụ mạnh trong tính toán, phân tích số liệu và xây dựng các bảng nghiệp vụ chuyên sâu.

Tuy nhiên, Zalo không nên được xem là hồ sơ chính thức của dự án. Excel cũng không nên trở thành toàn bộ hệ thống quản trị công trường.

Một cách tổ chức phù hợp hơn là sử dụng Zalo để trao đổi nhanh, sử dụng Excel khi cần tính toán chuyên môn và sử dụng một hệ thống quản lý tập trung để ghi nhận công việc, kiểm soát hồ sơ, theo dõi tiến độ, xác nhận trách nhiệm và lưu trữ lịch sử.

Mọi quyết định quan trọng phải được ghi nhận tại một nguồn dữ liệu chính thức. Mọi hồ sơ phải được kiểm soát phiên bản. Mọi công việc phải có người chịu trách nhiệm, thời hạn và bằng chứng hoàn thành.

Zalo có thể là kênh liên lạc nhưng không nên là nơi duy nhất lưu giữ dữ liệu dự án. Excel có thể là công cụ tính toán nhưng không nên là trung tâm điều hành toàn bộ công trường.

Số hóa quản lý thi công không phải là đưa file Excel lên mạng

Một sai lầm phổ biến trong chuyển đổi số là đưa các file Excel lên một thư mục trực tuyến rồi coi đó là số hóa.

Nếu doanh nghiệp vẫn phải nhập lại cùng một dữ liệu vào nhiều biểu mẫu, vẫn phải gọi điện hỏi tiến độ, vẫn phải tìm bản vẽ trong nhóm chat và vẫn phải tổng hợp báo cáo thủ công, cách vận hành về cơ bản chưa thay đổi.

Số hóa quản lý thi công phải giúp dữ liệu chỉ cần nhập một lần nhưng có thể sử dụng cho nhiều nghiệp vụ. Công việc được giao đến đúng người và tự động nhắc hạn. Hồ sơ được kiểm soát phiên bản. Tiến độ được cập nhật từ hiện trường. Hình ảnh được gắn với vị trí và công việc. Phát sinh được ghi nhận ngay khi xuất hiện. Mọi thay đổi đều có lịch sử truy vết.

Quan trọng hơn, lãnh đạo phải có khả năng nhìn thấy tình hình dự án mà không cần chờ một người tổng hợp báo cáo.

Đó mới là sự khác biệt giữa việc sử dụng công cụ điện tử và thực sự chuyển đổi phương pháp quản lý.

Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi cách quản lý?

Doanh nghiệp cần nghiêm túc xem xét lại hệ thống quản lý khi cùng một dự án có quá nhiều nhóm Zalo, mỗi bộ phận sử dụng một file Excel riêng và không ai chắc chắn đâu là báo cáo mới nhất.

Khi lãnh đạo phải gọi điện nhiều lần để hỏi tiến độ, khi công việc quá hạn nhưng không có cảnh báo, khi hồ sơ nghiệm thu luôn chạy sau hiện trường hoặc khi dữ liệu bị mất mỗi lần nhân sự nghỉ việc, đó không còn là những sự cố riêng lẻ.

Đó là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp chưa có một nguồn dữ liệu thống nhất và chưa kiểm soát được quá trình phối hợp giữa văn phòng, ban chỉ huy và hiện trường.

Chi phí của sự thiếu kiểm soát không chỉ thể hiện ở tiền mua phần mềm. Nó còn nằm trong thời gian tổng hợp báo cáo, chi phí làm lại, khối lượng không được thanh toán, hồ sơ kéo dài, tiến độ bị chậm và cơ hội kinh doanh bị mất.

Một hệ thống quản lý thi công cần giải quyết được điều gì?

Một hệ thống phù hợp không nhất thiết phải quá phức tạp. Điều quan trọng là nó phải giúp doanh nghiệp quản lý xuyên suốt các nghiệp vụ chính của công trường.

Kế hoạch và tiến độ phải được cập nhật thường xuyên, thể hiện rõ công việc nào đang thực hiện, công việc nào sắp đến hạn và công việc nào đã quá hạn. Mỗi nhiệm vụ phải có người giao, người nhận, thời hạn, mức độ ưu tiên và kết quả thực hiện.

Nhật ký thi công cần liên kết với nhân lực, máy móc, vật tư, khối lượng và hình ảnh hiện trường. Hồ sơ và bản vẽ phải được kiểm soát theo mã tài liệu, phiên bản, trạng thái và quyền truy cập.

Quá trình nghiệm thu cần gắn với công việc thực tế, danh mục kiểm tra, lỗi tồn đọng và biện pháp khắc phục. Vật tư phải được theo dõi từ kế hoạch cung ứng, đề nghị, nhập kho, xuất kho đến hồ sơ chất lượng.

Khối lượng, phát sinh, thanh toán và công nợ cũng cần được liên kết với tiến độ và hồ sơ nghiệm thu. Tất cả dữ liệu này phải được tổng hợp thành báo cáo điều hành để lãnh đạo nhìn thấy những vấn đề cần xử lý thay vì chỉ nhận một bản báo cáo mô tả những gì đã xảy ra.

Quản lý thi công 360 giúp kết nối văn phòng với công trường

Mục tiêu của phần mềm Quản lý thi công 360 không phải là tạo thêm thủ tục cho người sử dụng. Mục tiêu là tập trung dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và giúp mỗi người biết rõ mình cần làm gì, vào thời điểm nào, dựa trên hồ sơ nào và báo cáo kết quả cho ai.

Kỹ sư hiện trường có thể cập nhật công việc, hình ảnh, nhật ký và khối lượng trực tiếp tại công trường. Chỉ huy trưởng theo dõi tiến độ, nhân lực, vật tư, chất lượng và những công việc đang tồn đọng.

Các bộ phận kế hoạch, kỹ thuật, QA/QC, QS, vật tư và ban lãnh đạo cùng sử dụng một nguồn dữ liệu thay vì tổng hợp lại từ nhiều file khác nhau.

Khi dữ liệu được quản lý tập trung, doanh nghiệp có thể truy xuất lịch sử công việc, theo dõi trách nhiệm, kiểm soát phiên bản hồ sơ, cảnh báo chậm tiến độ và giảm thời gian tổng hợp báo cáo.

Phần mềm không thay thế năng lực quản lý của con người. Phần mềm giúp người quản lý có dữ liệu chính xác hơn để đưa ra quyết định đúng thời điểm.

Kết luận

Zalo và Excel đã hỗ trợ ngành xây dựng trong nhiều năm và vẫn còn giá trị trong nhiều công việc. Nhưng khi dự án có nhiều bên tham gia, nhiều hạng mục, nhiều thay đổi và yêu cầu hồ sơ ngày càng cao, phương pháp quản lý phân tán sẽ dần bộc lộ giới hạn.

Công trường không mất kiểm soát chỉ vì thiếu báo cáo. Công trường mất kiểm soát khi dữ liệu không thống nhất, trách nhiệm không rõ ràng, hồ sơ không đúng phiên bản, công việc không được cảnh báo và phát sinh không có căn cứ.

Quản lý thi công hiện đại không phải là tạo ra thật nhiều biểu mẫu. Đó là khả năng kiểm soát đúng người, đúng việc, đúng hồ sơ, đúng phiên bản, đúng thời điểm và đầy đủ bằng chứng.

Câu hỏi dành cho các chỉ huy trưởng, giám đốc dự án và chủ doanh nghiệp xây dựng là:

Công trường của anh chị đang được quản lý bằng một hệ thống thống nhất, hay vẫn đang phụ thuộc vào hàng chục nhóm Zalo và những file Excel rời rạc?

Cần tư vấn thêm về sản phẩm xin vui lòng liên hệ: Bộ phận hỗ trợ 360TBT Việt Nam