Phần mềm quản lý dự án xây dựng là gì?

Phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp tập trung tiến độ, chi phí, hợp đồng, hồ sơ và dữ liệu công trình trên một hệ thống.

Một dự án xây dựng thường có nhiều đơn vị tham gia, nhiều loại hồ sơ và hàng trăm công việc cần kiểm soát. Chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án, tư vấn, nhà thầu và nhà cung cấp phải liên tục trao đổi về tiến độ, hợp đồng, chi phí, khối lượng, nghiệm thu và thanh toán.

Nếu toàn bộ thông tin chỉ được quản lý bằng Excel, email, nhóm chat hoặc các thư mục riêng lẻ, dữ liệu rất dễ bị phân tán. Người quản lý có thể mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo nhưng vẫn không nắm được chính xác tình trạng thực tế của dự án.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng được phát triển để giải quyết những vấn đề này. Hệ thống giúp tập trung dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và hỗ trợ các bên theo dõi dự án trên cùng một nền tảng.

Vậy phần mềm quản lý dự án xây dựng là gì, có những tính năng nào và doanh nghiệp nên lựa chọn ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.

Mục lục bài viết

1. Phần mềm quản lý dự án xây dựng là gì?

2. Vì sao dự án xây dựng cần phần mềm quản lý?

3. Các tính năng chính của phần mềm quản lý dự án xây dựng

   1. Quản lý tiến độ dự án

   2. Quản lý hồ sơ pháp lý dự án

   3. Quản lý gói thầu và hợp đồng

   4. Quản lý chi phí và giải ngân

   5. Quản lý khối lượng, nghiệm thu và thanh toán

   6. Quản lý tài liệu trên môi trường CDE

   7. Tích hợp BIM Viewer

   8. Báo cáo và cảnh báo tự động

4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng

5. Phần mềm quản lý dự án khác gì so với Excel?

6. Ai nên sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng?

7. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp

8. QLDA 360 – Phần mềm quản lý dự án của TBT Việt Nam

9. Quy trình triển khai phần mềm quản lý dự án

10. Câu hỏi thường gặp

11. Kết luận

Phần mềm quản lý dự án xây dựng là gì?

Phần mềm quản lý dự án xây dựng là hệ thống hỗ trợ lập kế hoạch, tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và kiểm soát các nguồn lực trong suốt vòng đời dự án.

Thay vì lưu trữ dữ liệu trong nhiều file khác nhau, phần mềm giúp tập trung các nội dung quan trọng như:

• Kế hoạch và tiến độ dự án.

• Hồ sơ pháp lý và tài liệu kỹ thuật.

• Gói thầu, hợp đồng và phụ lục.

• Khối lượng, nghiệm thu và thanh toán.

• Chi phí, kế hoạch vốn và giải ngân.

• Công việc và trách nhiệm của từng đơn vị.

• Bản vẽ, tài liệu và mô hình BIM.

• Báo cáo tổng hợp và cảnh báo dự án.

Người dùng được cấp quyền truy cập phù hợp với vai trò của mình. Lãnh đạo có thể theo dõi báo cáo tổng thể, trong khi cán bộ phụ trách chỉ cập nhật những nội dung được giao.

Phần mềm không chỉ là công cụ lưu trữ hồ sơ. Đây còn là nền tảng giúp kết nối dữ liệu, quy trình và con người trong quá trình thực hiện dự án.

↑ Quay lại mục lục

Vì sao dự án xây dựng cần phần mềm quản lý?

Khác với nhiều lĩnh vực khác, dự án xây dựng thường kéo dài trong nhiều tháng hoặc nhiều năm. Trong quá trình đó, kế hoạch, thiết kế, hợp đồng, khối lượng và chi phí có thể thay đổi nhiều lần.

Một số khó khăn thường gặp khi quản lý dự án theo phương pháp thủ công gồm:

• Không xác định được tài liệu mới nhất.

• Tiến độ cập nhật chậm hơn thực tế.

• Thông tin nằm rải rác trên nhiều thiết bị.

• Khó kiểm tra trách nhiệm của từng đơn vị.

• Mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo.

• Dễ bỏ sót thời hạn hợp đồng hoặc bảo lãnh.

• Khó so sánh chi phí kế hoạch với thực tế.

• Không phát hiện sớm công việc có nguy cơ chậm.

Khi quy mô dự án càng lớn, số lượng dữ liệu và người tham gia càng nhiều. Việc sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp duy trì một nguồn thông tin thống nhất và giảm phụ thuộc vào từng cá nhân.

↑ Quay lại mục lục

Các tính năng chính của phần mềm quản lý dự án xây dựng

Tùy theo phạm vi triển khai, mỗi phần mềm có thể cung cấp các nhóm chức năng khác nhau. Tuy nhiên, một hệ thống quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp thường cần có những tính năng dưới đây.

Quản lý tiến độ dự án

Phần mềm cho phép lập kế hoạch theo dự án, giai đoạn, gói thầu, hạng mục và công việc.

Người quản lý có thể thiết lập:

• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

• Thời lượng thực hiện.

• Đơn vị hoặc cá nhân phụ trách.

• Mối quan hệ giữa các công việc.

• Tỷ lệ hoàn thành theo kế hoạch.

• Tình trạng thực hiện thực tế.

Tiến độ có thể được trình bày bằng biểu đồ Gantt, bảng công việc hoặc lịch dự án. Các công việc sắp đến hạn, đã quá hạn hoặc có nguy cơ bị chậm được cảnh báo để người phụ trách xử lý.

Quản lý hồ sơ pháp lý dự án

Mỗi dự án xây dựng phải thực hiện nhiều thủ tục pháp lý từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi hoàn thành và đưa công trình vào sử dụng.

Phần mềm giúp lập danh mục hồ sơ, phân công trách nhiệm, theo dõi thời hạn và cập nhật tình trạng xử lý.

Một số nhóm hồ sơ có thể quản lý gồm:

• Hồ sơ quy hoạch và chủ trương đầu tư.

• Hồ sơ khảo sát và thiết kế.

• Thẩm định và phê duyệt dự án.

• Giấy phép xây dựng.

• Lựa chọn nhà thầu.

• Quản lý chất lượng và nghiệm thu.

• Hoàn công, bàn giao và quyết toán.

Khi hồ sơ được liên kết với tiến độ, người quản lý có thể nhận biết thủ tục nào đang ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện dự án.

Quản lý gói thầu và hợp đồng

Một dự án có thể có nhiều gói thầu và nhiều hợp đồng khác nhau. Nếu chỉ theo dõi bằng bảng tính, người quản lý rất dễ bỏ sót phụ lục, thời hạn bảo lãnh hoặc giá trị thanh toán.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng hỗ trợ theo dõi:

• Thông tin gói thầu.

• Giá gói thầu và giá trúng thầu.

• Giá trị hợp đồng.

• Loại hợp đồng.

• Thời gian thực hiện.

• Phụ lục điều chỉnh.

• Tạm ứng và thu hồi tạm ứng.

• Giá trị nghiệm thu và thanh toán.

• Bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

• Bảo hành công trình.

Dữ liệu được liên kết theo từng dự án giúp quá trình tra cứu và tổng hợp báo cáo nhanh hơn.

Quản lý chi phí và giải ngân

Chi phí là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả của dự án. Phần mềm giúp theo dõi tổng mức đầu tư, cơ cấu chi phí, kế hoạch vốn và tình hình giải ngân.

Người quản lý có thể so sánh giữa:

• Giá trị dự toán và giá trị thực hiện.

• Kế hoạch vốn và vốn đã giải ngân.

• Giá trị hợp đồng và giá trị thanh toán.

• Chi phí ban đầu và chi phí phát sinh.

• Khối lượng kế hoạch và khối lượng nghiệm thu.

Nhờ đó, lãnh đạo có thể nhận biết sớm những hạng mục có nguy cơ vượt ngân sách hoặc chậm giải ngân.

Quản lý khối lượng, nghiệm thu và thanh toán

Phần mềm có thể hỗ trợ theo dõi khối lượng thực hiện theo từng công việc, hạng mục hoặc hợp đồng.

Các bên có thể kiểm tra:

• Khối lượng theo hợp đồng.

• Khối lượng đã thực hiện.

• Khối lượng đã nghiệm thu.

• Giá trị đề nghị thanh toán.

• Giá trị đã được phê duyệt.

• Khối lượng phát sinh.

• Hồ sơ còn thiếu hoặc đang chờ xử lý.

Việc liên kết dữ liệu khối lượng với tiến độ và hợp đồng giúp hạn chế tình trạng báo cáo giữa các bộ phận không thống nhất.

Quản lý tài liệu trên môi trường CDE

CDE là môi trường dữ liệu dùng chung, nơi các bên tham gia có thể lưu trữ, chia sẻ và kiểm soát tài liệu dự án theo phân quyền.

Hệ thống CDE thường hỗ trợ:

• Quản lý phiên bản tài liệu.

• Phân quyền người dùng.

• Kiểm tra lịch sử thay đổi.

• Theo dõi trạng thái hồ sơ.

• Luân chuyển kiểm tra và phê duyệt.

• Lưu trữ bản vẽ và mô hình BIM.

• Hạn chế sử dụng nhầm tài liệu cũ.

Đây là chức năng đặc biệt cần thiết đối với các dự án có nhiều bản vẽ, hồ sơ thiết kế và mô hình thông tin công trình.

Tích hợp BIM Viewer

BIM Viewer cho phép người dùng xem và khai thác mô hình BIM trực tiếp trên hệ thống mà không nhất thiết phải cài đặt phần mềm thiết kế chuyên dụng.

Thông qua BIM Viewer, người dùng có thể:

• Xem mô hình công trình trực quan.

• Kiểm tra thông tin đối tượng.

• Lọc và tìm kiếm cấu kiện.

• Trao đổi các vấn đề trên mô hình.

• Liên kết mô hình với hồ sơ dự án.

• Hỗ trợ phối hợp giữa các bộ môn.

• Theo dõi thông tin dự án thuận tiện hơn.

Việc kết hợp BIM với dữ liệu tiến độ, hồ sơ và công việc giúp quá trình quản lý dự án trở nên trực quan và đồng bộ.

Báo cáo và cảnh báo tự động

Lãnh đạo không thể kiểm tra từng bảng tính hoặc từng hồ sơ mỗi ngày. Phần mềm cần tổng hợp dữ liệu thành bảng điều khiển và báo cáo trực quan.

Các cảnh báo thường bao gồm:

• Công việc sắp đến hạn.

• Công việc đã quá hạn.

• Hồ sơ đang chờ phê duyệt.

• Hợp đồng sắp hết hiệu lực.

• Bảo lãnh sắp hết hạn.

• Gói thầu có nguy cơ chậm.

• Chi phí có dấu hiệu vượt kế hoạch.

• Hồ sơ chưa được cập nhật.

Báo cáo theo thời gian thực giúp lãnh đạo phát hiện vấn đề sớm thay vì chờ đến cuối tuần hoặc cuối tháng.

↑ Quay lại mục lục

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng

Tập trung dữ liệu trên một hệ thống

Tài liệu, tiến độ, hợp đồng, chi phí và công việc được quản lý trên cùng một nền tảng. Người dùng không cần tìm kiếm thông tin trong nhiều email, nhóm chat hoặc thư mục cá nhân.

Kiểm soát tiến độ tốt hơn

Các công việc được giao rõ người phụ trách, thời hạn và tình trạng thực hiện. Hệ thống giúp phát hiện sớm những nội dung có nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Hạn chế sai sót khi tổng hợp

Dữ liệu được cập nhật trực tiếp và sử dụng chung cho nhiều báo cáo. Điều này giúp giảm tình trạng nhập lại dữ liệu hoặc sử dụng nhiều bảng tính có số liệu khác nhau.

Tăng khả năng phối hợp

Chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án, tư vấn và nhà thầu có thể khai thác dữ liệu theo quyền được cấp. Thông tin thay đổi được cập nhật trên hệ thống thay vì gửi lại nhiều phiên bản qua email.

Hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định

Bảng điều khiển giúp lãnh đạo nhìn thấy tổng thể dự án, nhận biết vấn đề đang tồn tại và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Tạo nền tảng chuyển đổi số

Phần mềm giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu, quy trình và trách nhiệm xử lý. Đây là nền tảng để tiếp tục triển khai BIM, CDE và các giải pháp quản lý hiện đại.

↑ Quay lại mục lục

Phần mềm quản lý dự án khác gì so với Excel?

Excel vẫn là công cụ hữu ích để tính toán và lập các bảng biểu riêng lẻ. Tuy nhiên, khi sử dụng Excel làm hệ thống quản lý chính, doanh nghiệp có thể gặp nhiều hạn chế.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải loại bỏ hoàn toàn Excel. Tuy nhiên, dữ liệu cốt lõi của dự án nên được quản lý trên một hệ thống tập trung.

↑ Quay lại mục lục

Ai nên sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng?

Chủ đầu tư và Ban Quản lý dự án

Theo dõi tổng thể tiến độ, pháp lý, nguồn vốn, hợp đồng, giải ngân và tình hình thực hiện của các đơn vị tham gia.

Đơn vị tư vấn quản lý dự án

Lập kế hoạch, phân công công việc, kiểm soát hồ sơ và lập báo cáo cho chủ đầu tư.

Tư vấn giám sát

Theo dõi hồ sơ chất lượng, khối lượng, nghiệm thu và các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công.

Tổng thầu và nhà thầu

Kiểm soát tiến độ, hợp đồng, khối lượng, chi phí, hồ sơ và trách nhiệm của từng bộ phận.

Doanh nghiệp quản lý nhiều dự án

Tập trung dữ liệu từ nhiều dự án để lãnh đạo có thể theo dõi, so sánh và đánh giá hiệu quả thực hiện.

↑ Quay lại mục lục

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp

Phù hợp với nghiệp vụ xây dựng

Phần mềm cần hỗ trợ những nghiệp vụ thực tế như tiến độ, pháp lý, gói thầu, hợp đồng, chi phí, nghiệm thu, thanh toán và quản lý hồ sơ.

Có khả năng phân quyền chi tiết

Hệ thống cần phân quyền theo dự án, đơn vị, phòng ban, chức năng và thao tác của từng người dùng.

Giao diện dễ sử dụng

Phần mềm cần có quy trình rõ ràng, giao diện trực quan và phù hợp với đội ngũ đang làm việc tại doanh nghiệp.

Có khả năng mở rộng

Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp có thể bổ sung thêm dự án, người dùng, chức năng và dung lượng khi quy mô phát triển.

Hỗ trợ BIM và CDE

Đối với các dự án đang triển khai BIM, phần mềm nên có khả năng quản lý tài liệu trên CDE và hỗ trợ khai thác mô hình BIM.

Có đơn vị tư vấn triển khai

Một phần mềm có nhiều chức năng nhưng không được hướng dẫn triển khai đúng quy trình vẫn khó phát huy hiệu quả. Doanh nghiệp cần quan tâm đến năng lực tư vấn, đào tạo và hỗ trợ của nhà cung cấp.

↑ Quay lại mục lục

QLDA 360 – Phần mềm quản lý dự án xây dựng của TBT Việt Nam

QLDA 360 hỗ trợ quản lý tiến độ, pháp lý, hợp đồng, chi phí, hồ sơ, CDE và mô hình BIM trên một nền tảng.

QLDA 360 là giải pháp do TBT Việt Nam phát triển nhằm hỗ trợ chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án, đơn vị tư vấn và doanh nghiệp xây dựng quản lý dự án trên một nền tảng tập trung.

Phần mềm hướng đến việc kết nối các nhóm dữ liệu quan trọng trong quá trình thực hiện dự án, bao gồm:

• Quản lý tiến độ và công việc.

• Quản lý hồ sơ pháp lý dự án.

• Quản lý gói thầu và hợp đồng.

• Quản lý chi phí và giải ngân.

• Quản lý khối lượng và nghiệm thu.

• Quản lý tài liệu trên CDE.

• Quản lý phiên bản hồ sơ.

• Tích hợp BIM Viewer.

• Theo dõi báo cáo và cảnh báo dự án.

• Phân quyền theo người dùng và vai trò.

Thay vì phải sử dụng nhiều file hoặc nhiều phần mềm rời rạc, QLDA 360 giúp doanh nghiệp hình thành một môi trường quản lý thống nhất.

QLDA 360 phù hợp với đơn vị nào?

• Chủ đầu tư quản lý một hoặc nhiều dự án.

• Ban Quản lý dự án chuyên ngành và khu vực.

• Đơn vị tư vấn quản lý dự án.

• Tổng thầu và nhà thầu xây dựng.

• Doanh nghiệp đang triển khai BIM và CDE.

• Đơn vị muốn số hóa hồ sơ, tiến độ và hợp đồng.

Điểm nổi bật của QLDA 360

QLDA 360 không chỉ tập trung vào việc giao và theo dõi công việc. Hệ thống được xây dựng theo nghiệp vụ quản lý dự án xây dựng, giúp liên kết tiến độ với hồ sơ pháp lý, hợp đồng, chi phí và dữ liệu BIM.

Nhờ đó, người quản lý có thể theo dõi dự án từ nhiều góc độ trên cùng một nền tảng thay vì tổng hợp dữ liệu thủ công từ nhiều nguồn khác nhau.

Tìm hiểu giải pháp QLDA 360: Xem tính năng phần mềm quản lý dự án QLDA 360 và lựa chọn các phân hệ phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

↑ Quay lại mục lục

Quy trình triển khai phần mềm quản lý dự án

Bước 1: Khảo sát quy trình hiện tại

Doanh nghiệp cần xác định đang quản lý những dữ liệu nào, bộ phận nào tham gia và các vấn đề thường gặp trong quá trình thực hiện.

Bước 2: Lựa chọn chức năng cần triển khai

Không nhất thiết phải triển khai toàn bộ chức năng ngay từ đầu. Doanh nghiệp có thể ưu tiên tiến độ, pháp lý, hợp đồng hoặc hồ sơ tùy theo nhu cầu.

Bước 3: Chuẩn hóa dữ liệu

Các danh mục dự án, gói thầu, đơn vị, người dùng và hồ sơ cần được chuẩn hóa trước khi đưa lên hệ thống.

Bước 4: Phân quyền người dùng

Mỗi người dùng được cấp quyền theo vai trò, dự án và phạm vi công việc.

Bước 5: Đào tạo và vận hành thử

Người dùng cần được hướng dẫn thao tác trên dữ liệu thực tế. Giai đoạn vận hành thử giúp phát hiện những điểm cần điều chỉnh.

Bước 6: Đánh giá và mở rộng

Sau khi hệ thống hoạt động ổn định, doanh nghiệp có thể triển khai thêm các phân hệ như CDE, BIM Viewer, chi phí hoặc báo cáo đa dự án.

↑ Quay lại mục lục

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý dự án xây dựng có sử dụng trên điện thoại không?

Khả năng sử dụng trên điện thoại phụ thuộc vào thiết kế của từng phần mềm. Các hệ thống hoạt động trên nền tảng web thường có thể truy cập qua trình duyệt trên nhiều thiết bị.

Doanh nghiệp nhỏ có cần dùng phần mềm không?

Doanh nghiệp nhỏ vẫn nên sử dụng phần mềm nếu đang quản lý nhiều công việc, nhiều hồ sơ hoặc có nhiều người cùng tham gia dự án. Có thể triển khai trước những chức năng cần thiết rồi mở rộng sau.

Có thể quản lý nhiều dự án trên cùng một hệ thống không?

Phần mềm chuyên nghiệp có thể quản lý đồng thời nhiều dự án. Mỗi dự án được phân quyền riêng, trong khi lãnh đạo vẫn có thể xem báo cáo tổng hợp.

Phần mềm có thay thế hoàn toàn nhân sự quản lý dự án không?

Phần mềm không thay thế vai trò của người quản lý. Hệ thống hỗ trợ tập trung dữ liệu, cảnh báo và lập báo cáo để con người đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

QLDA 360 có hỗ trợ BIM không?

QLDA 360 có thể tích hợp BIM Viewer và môi trường dữ liệu dùng chung CDE để hỗ trợ quản lý tài liệu, mô hình và thông tin dự án tập trung.

↑ Quay lại mục lục

Kết luận

Phần mềm quản lý dự án xây dựng là công cụ giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu, kiểm soát tiến độ, quản lý hợp đồng, theo dõi chi phí và phối hợp công việc giữa các bên tham gia.

Việc triển khai phần mềm phù hợp giúp giảm thời gian tổng hợp báo cáo, hạn chế sử dụng nhầm dữ liệu và hỗ trợ lãnh đạo phát hiện sớm các vấn đề của dự án.

Với các chức năng quản lý tiến độ, pháp lý, hợp đồng, chi phí, nghiệm thu, CDE và BIM Viewer, QLDA 360 của TBT Việt Nam là giải pháp phù hợp cho các đơn vị đang có nhu cầu số hóa công tác quản lý dự án xây dựng.

Đăng ký tư vấn phần mềm QLDA 360

Liên hệ TBT Việt Nam để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp theo quy mô, quy trình và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Tìm hiểu QLDA 360

↑ Quay lại đầu bài