Hướng dẫn xem biểu đồ quản lý dự án xây dựng trên phần mềm 360

Trong quá trình quản lý dự án xây dựng, người quản lý thường phải theo dõi đồng thời nhiều thông tin như tiến độ thực hiện, giá trị sản xuất, khối lượng nghiệm thu, giá trị thanh toán và phần công việc còn dở dang. Nếu các số liệu này được tổng hợp bằng bảng tính thủ công, việc so sánh giữa các nhà thầu hoặc giữa các dự án sẽ mất nhiều thời gian và khó phát hiện sớm những vấn đề bất thường.

Chức năng biểu đồ quản lý dự án xây dựng trên phần mềm 360 giúp tổng hợp các số liệu quan trọng thành dạng trực quan. Người dùng có thể xem tổng quan toàn dự án, so sánh từng nhà thầu, kiểm tra tiến độ thực tế với kế hoạch và theo dõi thông tin ngay trên điện thoại.

Bài viết dưới đây hướng dẫn cách sử dụng sơ bộ các biểu đồ tổng quan, biểu đồ giá trị và biểu đồ tiến độ trong phần mềm quản lý dự án xây dựng 360.

1. Biểu đồ cho toàn bộ dự án

Biểu đồ toàn dự án được sử dụng để giúp chủ đầu tư, ban quản lý dự án hoặc đơn vị tư vấn quản lý nhanh chóng đánh giá tình hình thực hiện chung của công trình.

Thay vì phải mở từng bảng dữ liệu hoặc từng hồ sơ của nhà thầu, người dùng có thể quan sát các chỉ số tổng hợp ngay trên một màn hình. Dữ liệu được thể hiện dưới dạng biểu đồ cột, biểu đồ tỷ trọng hoặc các bảng số liệu tổng hợp.

Thông qua biểu đồ toàn dự án, người quản lý có thể nhận biết nhanh:

-       Tổng giá trị sản xuất đã thực hiện.

-       Tổng giá trị khối lượng đã nghiệm thu.

-       Tổng giá trị đã thanh toán cho các nhà thầu.

-       Giá trị công việc đang thực hiện nhưng chưa hoàn thành.

-       Mức độ hoàn thành của từng nhà thầu.

-       Tỷ trọng giá trị của từng đơn vị trong toàn dự án.

-       Những gói thầu có dấu hiệu chậm tiến độ hoặc chậm thanh toán.

Đây là màn hình phù hợp để sử dụng trong các cuộc họp giao ban, họp điều hành dự án hoặc khi cần lập báo cáo nhanh cho lãnh đạo.

Ảnh giao diện biểu đồ tổng quan của toàn dự án, trong đó hiển thị các nhà thầu và các nhóm giá trị chính.

2. Xem giá trị và số liệu liên quan của tất cả nhà thầu

Tại chế độ xem tổng quan, phần mềm cho phép người dùng theo dõi các số liệu quan trọng của tất cả nhà thầu đang tham gia dự án.

Các nhóm dữ liệu chính gồm:

-      Giá trị sản xuất.

-      Giá trị nghiệm thu.

-      Giá trị thanh toán.

-      Giá trị dở dang.

Các số liệu này có thể được trình bày dưới dạng biểu đồ cột hoặc biểu đồ phần trăm tỷ trọng. Nhờ đó, người quản lý không chỉ biết giá trị tuyệt đối của từng nhà thầu mà còn xác định được tỷ lệ đóng góp của mỗi đơn vị trong toàn dự án.

Ví dụ, nếu một nhà thầu có giá trị sản xuất cao nhưng giá trị nghiệm thu thấp, người quản lý cần kiểm tra nguyên nhân hồ sơ nghiệm thu chưa được hoàn thiện hoặc khối lượng chưa đáp ứng yêu cầu. Ngược lại, nếu giá trị nghiệm thu cao nhưng giá trị thanh toán thấp, dự án có thể đang tồn tại hồ sơ thanh toán chưa được giải quyết.

2.1. Cách lọc số liệu trên biểu đồ

Tại cửa sổ lựa chọn ở phía bên phải màn hình, người dùng có thể chọn điều kiện lọc phù hợp với nhu cầu theo dõi.

Tùy từng dữ liệu đã được cập nhật trong dự án, người dùng có thể lựa chọn:

-       Nhà thầu cần xem.

-       Loại giá trị cần thống kê.

-       Khoảng thời gian cần kiểm tra.

-       Giai đoạn thực hiện.

-       Hạng mục hoặc gói thầu.

-       Kiểu biểu đồ hiển thị.

Sau khi thay đổi điều kiện lọc, biểu đồ sẽ hiển thị lại số liệu tương ứng. Người quản lý nên lựa chọn đúng khoảng thời gian và đúng nhà thầu để tránh so sánh các dữ liệu không cùng phạm vi.

2.2. Xem biểu đồ dạng cột

Biểu đồ dạng cột phù hợp khi cần so sánh giá trị giữa nhiều nhà thầu hoặc so sánh nhiều nhóm số liệu trong cùng một thời điểm.

Chiều cao của từng cột thể hiện quy mô giá trị tương ứng. Người dùng có thể nhanh chóng nhận biết nhà thầu nào có giá trị sản xuất lớn nhất, đơn vị nào đã được nghiệm thu nhiều nhất hoặc đơn vị nào đang có giá trị dở dang cao.

Biểu đồ cột đặc biệt hữu ích khi báo cáo tình hình dự án cho lãnh đạo vì dữ liệu được thể hiện rõ ràng, dễ so sánh và không cần đọc quá nhiều bảng số liệu.

2.3. Xem biểu đồ tỷ trọng phần trăm

Biểu đồ tỷ trọng cho biết phần trăm giá trị của từng nhà thầu so với tổng giá trị toàn dự án.

Ví dụ, nếu một nhà thầu chiếm 40% tổng giá trị sản xuất, người quản lý có thể xác định đây là đơn vị có mức độ ảnh hưởng lớn đến tiến độ chung. Khi nhà thầu này chậm triển khai, toàn bộ kế hoạch dự án có thể bị ảnh hưởng đáng kể.

Biểu đồ phần trăm cũng giúp đánh giá mức độ phân bổ công việc giữa các nhà thầu và nhận biết các gói thầu có quy mô lớn cần được ưu tiên kiểm soát.

Video hướng dẫn:
https://youtu.be/lcCuNFQNMZ0

3. Xem biểu đồ so sánh chi tiết từng nhà thầu

Ngoài chế độ xem toàn bộ dự án, phần mềm còn cung cấp biểu đồ dạng cột để phân tích chi tiết từng nhà thầu.

Người dùng có thể chọn một nhà thầu cụ thể, sau đó lọc theo thời gian để kiểm tra quá trình thực hiện. Đây là chế độ xem phù hợp khi cần đánh giá năng lực thi công, tiến độ hồ sơ hoặc tình hình thanh toán của từng đơn vị.

Khi phân tích một nhà thầu, người quản lý nên đối chiếu đồng thời bốn nhóm số liệu:

-       Giá trị sản xuất thể hiện khối lượng công việc thực tế đã triển khai.

-       Giá trị nghiệm thu thể hiện phần công việc đã được kiểm tra và chấp thuận.

-       Giá trị thanh toán thể hiện phần khối lượng đã hoàn thành thủ tục thanh toán.

-       Giá trị dở dang thể hiện phần công việc đang thực hiện hoặc chưa đủ điều kiện nghiệm thu.

Nếu khoảng cách giữa giá trị sản xuất và giá trị nghiệm thu quá lớn, cần kiểm tra việc lập hồ sơ chất lượng. Nếu khoảng cách giữa giá trị nghiệm thu và giá trị thanh toán kéo dài, cần rà soát hồ sơ thanh toán, nguồn vốn hoặc quy trình phê duyệt.

4. Kiểm soát tiến độ nhanh, chậm và so sánh thi công với kế hoạch

Một trong những chức năng quan trọng của biểu đồ quản lý dự án xây dựng là kiểm tra mức độ hoàn thành tiến độ.

Phần mềm cho phép người dùng so sánh tiến độ thi công thực tế với kế hoạch đã thiết lập. Từ đó, người quản lý có thể xác định công việc nào đang thực hiện đúng kế hoạch, công việc nào đang chậm và công việc nào có khả năng ảnh hưởng đến mốc hoàn thành chung.

Khi xem biểu đồ tiến độ, cần quan tâm đến các nội dung sau:

4.1. Tiến độ kế hoạch

Tiến độ kế hoạch là thời gian dự kiến thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được thiết lập hoặc phê duyệt.

Đây là cơ sở để phần mềm so sánh với tình hình thi công thực tế. Vì vậy, dữ liệu kế hoạch cần được cập nhật đúng ngày bắt đầu, ngày kết thúc và trình tự thực hiện.

4.2. Tiến độ thực tế

Tiến độ thực tế được xác định từ dữ liệu đã cập nhật trong quá trình triển khai dự án.

Nếu thời gian thực hiện thực tế vượt quá kế hoạch, phần mềm có thể thể hiện trạng thái chậm. Ngược lại, nếu công việc hoàn thành trước hoặc đúng thời hạn, người quản lý có thể xác định tiến độ đang được kiểm soát tốt.

4.3. Phân tích nguyên nhân chậm tiến độ

Biểu đồ chỉ ra trạng thái nhanh hoặc chậm, nhưng người quản lý vẫn cần đối chiếu dữ liệu thực tế để xác định nguyên nhân.

Một số nguyên nhân thường gặp gồm thiếu mặt bằng, chậm cung cấp vật liệu, thiếu nhân lực, thay đổi thiết kế, chưa phê duyệt biện pháp thi công hoặc vướng mắc trong công tác nghiệm thu.

Nhờ phát hiện sớm trên biểu đồ, ban quản lý dự án có thể yêu cầu nhà thầu lập kế hoạch bù tiến độ, tăng nhân lực hoặc điều chỉnh trình tự thi công.

5. So sánh tiến độ tại bảng tổng hợp nhiều dự án

Đối với doanh nghiệp hoặc ban quản lý đang theo dõi nhiều dự án, việc kiểm tra riêng lẻ từng công trình sẽ mất nhiều thời gian.

Phần mềm 360 cung cấp bảng tổng hợp giúp người dùng so sánh tiến độ giữa các dự án trên cùng một màn hình. Qua đó, lãnh đạo có thể nhận biết dự án nào đang thực hiện tốt, dự án nào có nguy cơ chậm và dự án nào cần ưu tiên xử lý.

Bảng tổng hợp có thể được sử dụng trong các trường hợp:

-       Theo dõi danh mục dự án của chủ đầu tư.

-       Quản lý nhiều công trình của một doanh nghiệp xây dựng.

-       So sánh mức độ hoàn thành giữa các ban điều hành.

-       Xác định dự án cần bổ sung nguồn lực.

-       Chuẩn bị báo cáo tuần, tháng hoặc quý.

Khi so sánh nhiều dự án, cần bảo đảm dữ liệu được cập nhật cùng một thời điểm. Nếu một dự án chưa cập nhật đầy đủ tiến độ thực tế, kết quả so sánh có thể chưa phản ánh chính xác tình hình.

Video hướng dẫn:

6. Xem biểu đồ chi tiết của một dự án

Khi cần phân tích sâu một công trình cụ thể, người dùng có thể mở biểu đồ chi tiết của dự án đó.

Tại đây, phần mềm tập trung toàn bộ thông tin liên quan đến dự án đang được lựa chọn. Người quản lý có thể theo dõi giá trị, tiến độ, tỷ lệ hoàn thành và tình hình thực hiện của từng nhà thầu trong phạm vi dự án.

Biểu đồ chi tiết giúp trả lời nhanh các câu hỏi như:

-       Dự án đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm?

-       Nhà thầu nào đang chậm tiến độ?

-       Giá trị thực hiện đã tương ứng với thời gian triển khai hay chưa?

-       Khối lượng nghiệm thu và thanh toán có theo kịp thi công không?

-       Phần giá trị dở dang đang tập trung ở hạng mục nào?

-       Công việc nào có thể ảnh hưởng đến mốc hoàn thành?

Để số liệu chính xác, các bộ phận liên quan cần cập nhật đầy đủ tiến độ, nghiệm thu, thanh toán và giá trị thực hiện vào hệ thống.

7. Xem biểu đồ quản lý dự án trên điện thoại

Phần mềm hỗ trợ người quản lý theo dõi thông tin dự án trên điện thoại hoặc thiết bị di động.

Tính năng này phù hợp với lãnh đạo, cán bộ quản lý hoặc người thường xuyên làm việc ngoài công trường nhưng vẫn cần nắm bắt tình hình dự án.

Trình tự xem trên điện thoại có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống

Người dùng mở trình duyệt trên điện thoại và truy cập địa chỉ hệ thống được đơn vị cung cấp.

Sau đó, nhập tài khoản và mật khẩu đã được phân quyền.

Bước 2: Chọn dự án cần theo dõi

Tại danh sách dự án, người dùng chọn đúng công trình cần xem.

Nếu tài khoản được phân quyền nhiều dự án, cần kiểm tra kỹ tên dự án trước khi mở biểu đồ.

Bước 3: Mở mục biểu đồ hoặc báo cáo tổng quan

Trong giao diện dự án, chọn chức năng biểu đồ, báo cáo tổng quan hoặc mục theo dõi tiến độ tương ứng.

Tên menu có thể được bố trí theo cấu hình của phiên bản phần mềm đang sử dụng.

Bước 4: Chọn loại dữ liệu cần xem

Người dùng lựa chọn biểu đồ giá trị, biểu đồ tiến độ, số liệu nhà thầu hoặc bảng tổng hợp.

Có thể thay đổi khoảng thời gian và điều kiện lọc ngay trên màn hình điện thoại.

Bước 5: Kiểm tra số liệu và trạng thái dự án

Sau khi biểu đồ hiển thị, người quản lý có thể xem tỷ lệ hoàn thành, giá trị sản xuất, nghiệm thu, thanh toán, dở dang và tình trạng tiến độ.

Để dễ quan sát biểu đồ có nhiều dữ liệu, có thể xoay ngang màn hình điện thoại.

8. Một số lưu ý khi xem biểu đồ trên phần mềm 360

Để biểu đồ phản ánh đúng tình hình dự án, dữ liệu đầu vào phải được cập nhật đầy đủ và đúng thời điểm.

Người sử dụng cần lưu ý một số vấn đề sau:

-       Kiểm tra đúng dự án trước khi xem báo cáo.

-       Lựa chọn đúng nhà thầu và khoảng thời gian cần phân tích.

-       Không so sánh các số liệu thuộc hai thời điểm cập nhật khác nhau.

-       Kiểm tra nguồn dữ liệu khi biểu đồ có giá trị bất thường.

-       Đối chiếu biểu đồ với hồ sơ nghiệm thu, thanh toán và tiến độ thực tế.

-       Phân quyền người dùng phù hợp để bảo đảm an toàn dữ liệu.

-       Cập nhật thông tin thường xuyên để báo cáo có giá trị sử dụng.

Biểu đồ là công cụ hỗ trợ ra quyết định. Khi phát hiện tiến độ hoặc giá trị bất thường, người quản lý nên mở dữ liệu chi tiết để xác định nguyên nhân trước khi đưa ra kết luận.

9. Câu hỏi thường gặp về biểu đồ quản lý dự án xây dựng

Biểu đồ quản lý dự án xây dựng hiển thị những số liệu nào?

Biểu đồ có thể hiển thị giá trị sản xuất, giá trị nghiệm thu, giá trị thanh toán, giá trị dở dang, tỷ lệ hoàn thành và tiến độ thực tế so với kế hoạch.

Có thể xem riêng số liệu của từng nhà thầu không?

Có. Người dùng có thể lựa chọn một nhà thầu cụ thể và lọc theo khoảng thời gian cần kiểm tra.

Có thể so sánh nhiều dự án cùng lúc không?

Có. Bảng tổng hợp dự án giúp người quản lý so sánh tình hình tiến độ và mức độ hoàn thành giữa nhiều công trình.

Tại sao số liệu trên biểu đồ chưa chính xác?

Nguyên nhân thường do dữ liệu tiến độ, nghiệm thu, thanh toán hoặc giá trị thực hiện chưa được cập nhật đầy đủ. Người dùng cần kiểm tra dữ liệu nguồn và thời điểm cập nhật.

Có thể xem biểu đồ trên điện thoại không?

Có. Người dùng có thể đăng nhập hệ thống trên trình duyệt điện thoại, chọn dự án và mở chức năng biểu đồ hoặc báo cáo tổng quan.

10. Kết luận

Chức năng biểu đồ quản lý dự án xây dựng trên phần mềm 360 giúp người quản lý theo dõi toàn diện giá trị, tiến độ và tình hình thực hiện của từng nhà thầu.

Thông qua biểu đồ tổng quan, biểu đồ cột, biểu đồ tỷ trọng và bảng so sánh tiến độ, chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án có thể nhanh chóng phát hiện phần việc chậm, giá trị chưa nghiệm thu, hồ sơ chưa thanh toán hoặc các dự án cần ưu tiên xử lý.

Việc cập nhật dữ liệu thường xuyên kết hợp với sử dụng đúng bộ lọc sẽ giúp biểu đồ phản ánh chính xác tình hình thực tế, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh và nâng cao hiệu quả quản lý dự án xây dựng.