Hướng dẫn lập biểu mẫu dự toán chi phí kiểm tra công tác nghiệm thu mới nhất

Dự toán chi phí kiểm tra công tác nghiệm thu là căn cứ để chủ đầu tư bố trí, quản lý và thanh toán các khoản chi phục vụ việc kiểm tra công trình trong quá trình thi công và trước khi đưa công trình vào khai thác, sử dụng.

Theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP, chi phí kiểm tra công tác nghiệm thu do chủ đầu tư tổ chức lập dự toán, thẩm định, phê duyệt và tính trong tổng mức đầu tư xây dựng công trình. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách lập biểu mẫu, xác định khối lượng, lựa chọn đơn giá và tổng hợp chi phí kiểm tra công tác nghiệm thu công trình xây dựng theo quy định mới.

1. Dự toán chi phí kiểm tra công tác nghiệm thu là gì?

Đây là bảng tính tổng hợp các khoản chi phí cần thiết để cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện kiểm tra công tác nghiệm thu, bao gồm kiểm tra trong quá trình thi công và kiểm tra khi công trình hoàn thành.

Tùy theo vị trí, quy mô và mức độ phức tạp của công trình, dự toán có thể gồm:

-       Chi phí phương tiện đi lại;

-       Phụ cấp lưu trú;

-       Tiền thuê phòng nghỉ;

-       Chi phí phục vụ đoàn kiểm tra;

-       Chi phí thuê chuyên gia khi cần thiết;

-       Các khoản chi phí hợp pháp khác theo yêu cầu thực tế.

Nghị định 207/2026/NĐ-CP cho phép cơ quan có thẩm quyền mời cá nhân có năng lực phù hợp tham gia kiểm tra. Việc kiểm tra của cơ quan nhà nước không thay thế và không làm giảm trách nhiệm của chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu thi công cùng các bên liên quan.

2. Căn cứ pháp lý lập dự toán mới nhất

Khi lập biểu mẫu dự toán chi phí kiểm tra công tác nghiệm thu, chủ đầu tư nên viện dẫn các văn bản chính sau:

Thông tư 36/2026/TT-BXD xác định chi phí kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc Hội đồng kiểm tra nhà nước là một khoản thuộc chi phí khác trong tổng mức đầu tư xây dựng.

Lưu ý đối với địa bàn Vĩnh Phúc cũ

Không nên tiếp tục viện dẫn Nghị quyết 48/2017/NQ-HĐND tỉnh Vĩnh Phúc trong biểu mẫu mới.

Từ ngày 17/9/2025, việc xác định công tác phí tại địa bàn này được thực hiện theo Nghị quyết 18/2025/NQ-HĐND tỉnh Phú Thọ. Nghị quyết mới đã thay thế các nghị quyết trước đây của Phú Thọ, Hòa Bình và Vĩnh Phúc về công tác phí, trong đó có Nghị quyết 48/2017/NQ-HĐND.

3. Nguyên tắc lập dự toán chi phí kiểm tra nghiệm thu

Dự toán phải được lập theo nhu cầu thực tế, không xác định một khoản chi chung cho mọi công trình.

Các thông số đầu vào cần làm rõ gồm:

1.     Địa điểm xây dựng công trình;

2.     Cơ quan có thẩm quyền thực hiện kiểm tra;

3.     Khoảng cách từ trụ sở cơ quan đến công trình;

4.     Số lần dự kiến kiểm tra;

5.     Số lượng cán bộ tham gia;

6.     Số ngày làm việc cho mỗi đợt;

7.     Khả năng đi và về trong ngày;

8.     Nhu cầu mời chuyên gia;

9.     Khối lượng hồ sơ và nội dung cần kiểm tra.

Theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP, trong quá trình thi công, cơ quan chuyên môn thực hiện kiểm tra không quá ba lần đối với công trình cấp đặc biệt, cấp I và không quá hai lần đối với các công trình còn lại, trừ trường hợp có sự cố hoặc nghiệm thu từng phần theo quy định.

Số lần dùng để lập dự toán nên căn cứ kế hoạch dự kiến và yêu cầu của cơ quan kiểm tra, không nhất thiết mặc định áp dụng mức tối đa.

4. Cách tính chi phí kiểm tra của cơ quan chuyên môn

4.1. Tiền phương tiện đi lại

Đơn vị tính: km, lượt hoặc chuyến.

Khoản chi này được xác định trên cơ sở khoảng cách từ trụ sở cơ quan kiểm tra đến công trình và chiều ngược lại.

Công thức tham khảo:

Chi phí đi lại = Cự ly một chiều × 2 chiều × Số lượt kiểm tra × Đơn giá

Ví dụ:

-       Khoảng cách một chiều: 45 km;

-       Khoảng cách khứ hồi: 90 km;

-       Số đợt kiểm tra: 2 đợt;

-       Tổng cự ly: 180 km;

-       Đơn giá dự kiến: 10.000 đồng/km.

Chi phí dự kiến:

180 km × 10.000 đồng/km = 1.800.000 đồng.

Mức 10.000 đồng/km chỉ là đơn giá tham khảo, không phải đơn giá bắt buộc do pháp luật quy định. Chủ đầu tư nên sử dụng báo giá vận chuyển, giá taxi thực tế, hợp đồng thuê xe, hóa đơn hoặc mức khoán phương tiện được cơ quan có thẩm quyền quy định.

Trường hợp cán bộ tự túc phương tiện cá nhân, mức thanh toán cần thực hiện theo quy định về công tác phí và quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan.

Đối với các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh Phú Thọ, Nghị quyết 18/2025/NQ-HĐND quy định trường hợp đủ điều kiện tự túc phương tiện có thể được thanh toán theo mức khoán bằng 0,2 lít xăng/km, tính theo giá xăng tại thời điểm công tác.

4.2. Phụ cấp lưu trú

Đơn vị tính: người/ngày.

Công thức:

Phụ cấp lưu trú = Số người × Số ngày công tác × Mức phụ cấp/người/ngày

Ví dụ:

-       Số cán bộ kiểm tra: 3 người;

-       Thời gian: 2 ngày;

-       Mức phụ cấp: 240.000 đồng/người/ngày.

Chi phí:

3 người × 2 ngày × 240.000 đồng = 1.440.000 đồng.

Đối với cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi áp dụng của Nghị quyết 18/2025/NQ-HĐND tỉnh Phú Thọ, mức phụ cấp lưu trú khi công tác tại đất liền là 240.000 đồng/ngày; trường hợp đi và về trong ngày, mức chi do thủ trưởng đơn vị quyết định nhưng không quá 150.000 đồng/người/ngày.

Không nên mặc định loại bỏ phụ cấp lưu trú chỉ vì công trình nằm trong cùng tỉnh. Cần xem xét khoảng cách, thời gian di chuyển, thời lượng kiểm tra và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

4.3. Tiền thuê chỗ ở tại nơi công tác

Đơn vị tính: người/ngày hoặc phòng/ngày.

Khoản chi này chỉ tính khi đoàn kiểm tra phải lưu trú qua đêm do:

-       Công trình ở xa;

-       Thời gian di chuyển dài;

-       Nội dung kiểm tra kéo dài nhiều ngày;

-       Không thể đi và về an toàn trong ngày;

-       Cần kiểm tra liên tục tại hiện trường.

Công thức:

Chi phí phòng nghỉ = Số phòng × Số đêm × Đơn giá phòng

Có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

-       Thanh toán theo mức khoán;

-       Thanh toán theo hóa đơn thực tế trong giới hạn được phép.

Đối với các đối tượng thông thường thuộc phạm vi Nghị quyết 18/2025/NQ-HĐND tỉnh Phú Thọ, mức khoán tại các tỉnh là 400.000 đồng/người/ngày; trường hợp thanh toán theo hóa đơn thực tế, tiêu chuẩn thông thường là hai người/phòng và tối đa 880.000 đồng/ngày/phòng. Mức áp dụng thực tế phải căn cứ đúng chức danh, đối tượng và địa điểm công tác.

Nếu công trình gần, đoàn kiểm tra đi và về trong ngày thì ghi:

“Không phát sinh chi phí thuê chỗ ở do khoảng cách di chuyển và thời gian kiểm tra cho phép đi, về trong ngày”.

4.4. Chi phí khác phục vụ kiểm tra

Tùy từng công trình, dự toán có thể xem xét các khoản cần thiết như:

-       In, sao hồ sơ phục vụ kiểm tra;

-       Thuê phương tiện hoặc thiết bị kiểm tra;

-       Chi phí bảo hộ khi vào công trường;

-       Chi phí liên lạc và chuyển phát hồ sơ;

-       Chi phí phục vụ cuộc họp hoặc làm việc tại hiện trường;

-       Chi phí khác theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan kiểm tra.

Mỗi khoản phải có nội dung công việc, khối lượng, đơn giá và căn cứ xác định rõ ràng. Không nên lập một khoản “chi phí khác” theo tỷ lệ chung nhưng không có thuyết minh.

5. Cách tính chi phí thuê chuyên gia

Khi nào cần thuê chuyên gia?

Cơ quan có thẩm quyền có thể mời cá nhân có năng lực phù hợp tham gia kiểm tra khi công trình:

-       Có quy mô lớn hoặc kỹ thuật phức tạp;

-       Sử dụng kết cấu, vật liệu hoặc công nghệ mới;

-       Có nội dung chuyên môn sâu;

-       Có yêu cầu đánh giá an toàn chịu lực;

-       Cần xem xét kết quả kiểm định hoặc thí nghiệm;

-       Có vấn đề cần ý kiến chuyên gia độc lập.

Việc mời chuyên gia phải xuất phát từ yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, không phải chủ đầu tư tự đưa chuyên gia vào dự toán nhưng không có nhiệm vụ hoặc phạm vi công việc cụ thể.

Đơn giá chuyên gia mới nhất

Từ ngày 01/7/2026, mức lương chuyên gia tư vấn trong nước được xác định theo Thông tư 07/2026/TT-BNV.

Mức lương ngày được xác định bằng mức lương tháng chia cho 26 ngày; mức lương giờ được xác định bằng mức lương ngày chia cho 8 giờ. Các mức trên là mức tối đa, việc lựa chọn phải phù hợp với bằng cấp, kinh nghiệm và nhiệm vụ của chuyên gia.

Công thức:

Chi phí chuyên gia = Số chuyên gia × Số ngày công × Đơn giá ngày công

Ví dụ, chuyên gia mức 3:

Đơn giá ngày = 40.000.000 ÷ 26 = khoảng 1.538.462 đồng/ngày.

Nếu thuê một chuyên gia làm việc trong hai ngày:

1 người × 2 ngày × 1.538.462 đồng = 3.076.924 đồng.

Ngoài tiền công, dự toán có thể bao gồm chi phí đi lại và thuê phòng nghỉ cho chuyên gia nếu thực tế phát sinh và chưa được tính trong đơn giá hoặc hợp đồng.

6. Có tiếp tục tính chi phí thuê tổ chức tham gia kiểm tra không?

Biểu mẫu cũ thường có mục:

“Chi phí thuê tổ chức tham gia kiểm tra cùng, không vượt quá 20% chi phí tư vấn giám sát”.

Tuy nhiên, Nghị định 207/2026/NĐ-CP hiện quy định rõ cơ quan có thẩm quyền được mời cá nhân có năng lực phù hợp tham gia kiểm tra và không lặp lại nguyên văn quy định cũ về mời “tổ chức, cá nhân”.

Vì vậy, không nên tự động đưa khoản thuê tổ chức và mức khống chế 20% vào mọi biểu mẫu mới.

Khoản thuê tổ chức chỉ nên được lập khi có đầy đủ:

1.     Văn bản hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;

2.     Phạm vi và nội dung công việc cụ thể;

3.     Dự toán hoặc giá gói thầu được phê duyệt;

4.     Căn cứ lựa chọn nhà thầu;

5.     Hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu, thanh toán;

6.     Căn cứ pháp lý áp dụng tại thời điểm thực hiện.

Đồng thời, không có nguyên tắc chung bắt buộc rằng đã thuê chuyên gia thì tuyệt đối không được thuê tổ chức và ngược lại. Việc có phát sinh đồng thời hay không phải căn cứ nhiệm vụ thực tế và tránh trùng lặp phạm vi công việc, khối lượng và chi phí.

Để bảo đảm an toàn pháp lý, biểu mẫu nên đổi tên mục III thành:

Chi phí thuê tổ chức hỗ trợ kiểm tra theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền – nếu có.

7. Mẫu bảng dự toán chi phí kiểm tra công tác nghiệm thu

Tên dự án: ………………………………………………………
Tên công trình: …………………………………………………
Địa điểm xây dựng: ……………………………………………
Cơ quan thực hiện kiểm tra: …………………………………
Số đợt kiểm tra dự kiến: ………………………………………

Công thức tổng hợp

Tổng dự toán = Chi phí cơ quan kiểm tra + Chi phí chuyên gia + Chi phí thuê tổ chức hợp pháp nếu có + Thuế, phí liên quan.

8. Ví dụ lập dự toán

Giả sử một công trình có các thông số:

-       Khoảng cách một chiều: 45 km;

-       Hai đợt kiểm tra;

-       Ba cán bộ tham gia;

-       Mỗi đợt thực hiện trong một ngày;

-       Đi và về trong ngày;

-       Mời một chuyên gia mức 3 trong hai ngày.

Bảng tính tham khảo:

Số liệu trên chỉ nhằm minh họa phương pháp tính. Khi lập hồ sơ chính thức, chủ đầu tư phải thay bằng cự ly, số người, số ngày, báo giá và mức công tác phí thực tế.

9. Quy trình lập, thẩm định và phê duyệt dự toán

Bước 1: Xác định công trình thuộc đối tượng kiểm tra

Rà soát loại công trình, cấp công trình, quy mô, nguồn vốn và mức độ ảnh hưởng đến an toàn, lợi ích cộng đồng.

Bước 2: Xác định cơ quan có thẩm quyền

Căn cứ Điều 26 Nghị định 207/2026/NĐ-CP để xác định cơ quan kiểm tra thuộc Bộ, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh hoặc Hội đồng kiểm tra nhà nước.

Bước 3: Dự kiến số đợt và thành phần kiểm tra

Xác định thời điểm, số cán bộ, số ngày và nhu cầu chuyên gia dự kiến.

Bước 4: Thu thập căn cứ đơn giá

Hồ sơ nên có bảng xác định cự ly, báo giá phương tiện, quy định công tác phí, căn cứ mức lương chuyên gia và các báo giá liên quan.

Bước 5: Lập bảng dự toán và thuyết minh

Mỗi khoản chi phải thể hiện đủ đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền và căn cứ.

Bước 6: Thẩm định và phê duyệt

Chủ đầu tư tổ chức thẩm định, phê duyệt dự toán theo thẩm quyền và bảo đảm chi phí đã được bố trí trong tổng mức đầu tư hoặc dự toán xây dựng được duyệt.

Bước 7: Thanh toán theo thực tế

Sau mỗi đợt kiểm tra, việc thanh toán phải căn cứ nội dung thực hiện thực tế, hồ sơ xác nhận, hợp đồng, hóa đơn và chứng từ hợp pháp.

10. Những lỗi thường gặp khi lập biểu mẫu

Tiếp tục sử dụng căn cứ pháp lý cũ

Các biểu mẫu vẫn viện dẫn Nghị định 06/2021/NĐ-CP, Nghị quyết 48/2017/NQ-HĐND hoặc Thông tư 02/2015/TT-BLĐTBXH cần được cập nhật.

Mặc định sử dụng đơn giá taxi 10.000 đồng/km

Đây chỉ là mức minh họa. Dự toán phải có báo giá, hóa đơn, hợp đồng hoặc căn cứ khoán phương tiện phù hợp.

Không tính đủ số lượt đi và về

Cự ly phải tính cho cả chiều đi, chiều về và số đợt kiểm tra dự kiến.

Tính phòng nghỉ dù đoàn kiểm tra đi về trong ngày

Trường hợp không cần lưu trú phải ghi rõ không phát sinh để tránh dự toán cao hơn nhu cầu.

Chọn sai cấp chuyên gia

Mức chuyên gia phải căn cứ bằng cấp, kinh nghiệm, vai trò và tính chất công việc, không mặc định sử dụng mức cao nhất.

Tính trùng chi phí chuyên gia và tổ chức tư vấn

Phạm vi công việc của từng bên phải được mô tả rõ để tránh cùng một nội dung được tính hai lần.

Áp dụng mức 20% một cách máy móc

Không nên giữ mặc định giới hạn 20% theo biểu mẫu cũ nếu hồ sơ mới không có căn cứ pháp lý và yêu cầu cụ thể của cơ quan có thẩm quyền.

11. Câu hỏi thường gặp

Ai có trách nhiệm lập dự toán chi phí kiểm tra công tác nghiệm thu?

Chủ đầu tư có trách nhiệm lập, tổ chức thẩm định, phê duyệt và bố trí khoản chi trong tổng mức đầu tư xây dựng công trình.

Chi phí kiểm tra nghiệm thu nằm trong khoản mục nào?

Khoản chi này thuộc chi phí khác trong tổng mức đầu tư xây dựng.

Có bắt buộc phải thuê chuyên gia không?

Không. Chỉ thuê khi cơ quan có thẩm quyền thấy cần thiết và mời cá nhân có năng lực phù hợp tham gia kiểm tra.

Có bắt buộc tính phụ cấp lưu trú không?

Không phải mọi trường hợp đều phát sinh. Việc tính phụ cấp căn cứ khoảng cách, thời gian công tác, đối tượng áp dụng và quy định của địa phương.

Có được sử dụng đơn giá taxi 10.000 đồng/km không?

Có thể sử dụng để ước tính ban đầu nếu phù hợp mặt bằng giá, nhưng khi phê duyệt và thanh toán cần có báo giá hoặc căn cứ hợp pháp.

Công trình ở khu vực Vĩnh Phúc cũ áp dụng nghị quyết nào?

Đối với cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi điều chỉnh, cần áp dụng Nghị quyết 18/2025/NQ-HĐND tỉnh Phú Thọ thay cho Nghị quyết 48/2017/NQ-HĐND tỉnh Vĩnh Phúc.

Kết luận

Việc lập dự toán chi phí kiểm tra công tác nghiệm thu phải dựa trên vị trí công trình, số lần kiểm tra, số lượng cán bộ, thời gian thực hiện và nhu cầu chuyên gia thực tế.

Biểu mẫu mới cần cập nhật theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Nghị định 206/2026/NĐ-CP, Thông tư 36/2026/TT-BXD, chế độ công tác phí hiện hành và Thông tư 07/2026/TT-BNV.

Đặc biệt, không nên tiếp tục sao chép máy móc các nội dung cũ về Nghị quyết 48/2017/NQ-HĐND, Thông tư 02/2015/TT-BLĐTBXH, giới hạn 20% hoặc nguyên tắc bắt buộc loại trừ giữa chi phí chuyên gia và chi phí thuê tổ chức. Mỗi khoản chi phải có nhiệm vụ, khối lượng, đơn giá và căn cứ pháp lý rõ ràng trước khi được thẩm định, phê duyệt và thanh toán.