7 lý do nên dùng phần mềm quản lý dự án xây dựng

Quản lý một dự án xây dựng không chỉ là theo dõi tiến độ thi công. Người quản lý còn phải kiểm soát hợp đồng, chi phí, khối lượng, hồ sơ pháp lý, nghiệm thu, thanh toán và phối hợp công việc giữa nhiều đơn vị tham gia.

Khi dữ liệu được quản lý bằng Excel, email, nhóm chat hoặc nhiều phần mềm riêng lẻ, thông tin rất dễ bị phân tán, chậm cập nhật và khó kiểm soát. Đây cũng là nguyên nhân khiến nhiều dự án gặp tình trạng chậm tiến độ, phát sinh chi phí, nhầm phiên bản tài liệu hoặc không kịp thời phát hiện các công việc đang có vấn đề.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án, đơn vị tư vấn và nhà thầu tập trung dữ liệu trên một hệ thống thống nhất. Người quản lý có thể theo dõi toàn bộ dự án, phát hiện rủi ro sớm và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Dưới đây là 7 lý do doanh nghiệp xây dựng nên triển khai phần mềm quản lý dự án.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng là gì?

Phần mềm quản lý dự án xây dựng là hệ thống hỗ trợ lập kế hoạch, tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và kiểm soát các nguồn lực trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Thay vì quản lý từng nội dung bằng các file riêng biệt, phần mềm giúp tập trung những dữ liệu quan trọng như:

-          Kế hoạch và tiến độ thực hiện dự án.

-          Hồ sơ pháp lý, thiết kế và thi công.

-          Hợp đồng và giá trị thực hiện.

-          Khối lượng, nghiệm thu và thanh toán.

-          Chi phí và kế hoạch giải ngân.

-          Tài liệu, bản vẽ và mô hình BIM.

-          Báo cáo và cảnh báo công việc.

Nhờ đó, các bên tham gia dự án có thể truy cập đúng thông tin, đúng phiên bản và đúng phạm vi được phân quyền.

1. Kiểm soát tiến độ dự án chính xác hơn

Tiến độ là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác quản lý dự án xây dựng. Chỉ cần một công việc bị chậm cũng có thể ảnh hưởng đến nhiều công việc liên quan và kéo dài thời gian hoàn thành toàn bộ dự án.

Phần mềm quản lý dự án cho phép thiết lập kế hoạch theo từng giai đoạn, hạng mục và công việc cụ thể. Người quản lý có thể xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng và mối quan hệ giữa các công việc.

Tiến độ có thể được thể hiện trực quan bằng biểu đồ Gantt, bảng công việc hoặc lịch thực hiện. Những công việc sắp đến hạn, đã quá hạn hoặc có nguy cơ bị chậm được hệ thống cảnh báo để người phụ trách xử lý kịp thời.

So với việc cập nhật tiến độ thủ công trên Excel, phần mềm giúp hạn chế tình trạng dữ liệu không đồng nhất giữa kế hoạch tổng thể và báo cáo thực tế.

Đây là cơ sở để Ban Quản lý dự án:

-          Xác định công việc đang bị chậm.

-          Theo dõi trách nhiệm của từng đơn vị.

-          Kiểm tra mức độ hoàn thành thực tế.

-          Điều chỉnh kế hoạch và nguồn lực.

-          Đánh giá ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể.

2. Quản lý chi phí và dòng tiền hiệu quả

Một dự án có thể hoàn thành đúng kỹ thuật nhưng vẫn không đạt hiệu quả nếu chi phí vượt quá ngân sách hoặc dòng tiền không được kiểm soát.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp theo dõi kế hoạch vốn, giá trị hợp đồng, giá trị thực hiện, thanh toán, tạm ứng và các khoản chi phí phát sinh. Dữ liệu được liên kết với từng dự án, gói thầu, hợp đồng hoặc hạng mục công trình.

Người quản lý có thể so sánh giữa kế hoạch và thực tế để nhận biết những nội dung đang vượt ngân sách. Các báo cáo tổng hợp cũng giúp lãnh đạo nắm được tình hình giải ngân và nhu cầu dòng tiền trong từng giai đoạn.

Thay vì phải tổng hợp từ nhiều bảng tính, dữ liệu được cập nhật trực tiếp trên một hệ thống. Điều này giúp giảm thời gian lập báo cáo và hạn chế sai lệch khi nhập liệu nhiều lần.

Phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi:

-              Tổng mức đầu tư và cơ cấu chi phí.

-              Giá trị từng gói thầu.

-              Giá trị hợp đồng và phụ lục.

-              Khối lượng đã thực hiện.

-              Giá trị đã nghiệm thu và thanh toán.

-              Kế hoạch vốn và tình hình giải ngân.

-              Chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện.

3. Quản lý hợp đồng và hồ sơ tập trung

Một dự án xây dựng thường có nhiều loại hợp đồng với chủ đầu tư, nhà thầu, đơn vị tư vấn, nhà cung cấp và các tổ đội thi công.

Nếu hồ sơ hợp đồng được lưu trữ rời rạc trên nhiều máy tính hoặc thư mục khác nhau, người quản lý sẽ gặp khó khăn khi tra cứu thông tin. Việc theo dõi thời hạn hợp đồng, giá trị thanh toán, phụ lục hoặc bảo lãnh cũng dễ bị bỏ sót.

Phần mềm quản lý dự án giúp lưu trữ và liên kết hồ sơ theo từng dự án, gói thầu và hợp đồng. Người dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm tài liệu, kiểm tra lịch sử cập nhật và theo dõi quá trình xử lý.

Hệ thống cũng có thể cảnh báo những mốc quan trọng như:

-          Hợp đồng sắp hết hiệu lực.

-          Bảo lãnh sắp hết hạn.

-          Hồ sơ đang chờ phê duyệt.

-          Thanh toán chưa được xử lý.

-          Công việc đã quá thời hạn.

-          Tài liệu chưa được cập nhật.

Quản lý hồ sơ tập trung giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào từng cá nhân và hạn chế rủi ro thất lạc tài liệu khi nhân sự thay đổi.

4. Đồng bộ thông tin giữa các bên tham gia

Dự án xây dựng có sự tham gia của nhiều đơn vị như chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, nhà thầu và nhà cung cấp.

Mỗi đơn vị có thể sử dụng một phương pháp quản lý khác nhau. Nếu không có môi trường dữ liệu chung, thông tin rất dễ bị phân tán qua email, nhóm chat, file Excel và các thư mục cá nhân.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng tạo ra một nền tảng tập trung để các bên cùng cập nhật và khai thác thông tin theo phân quyền.

Khi có thay đổi về tiến độ, hồ sơ hoặc công việc, dữ liệu được cập nhật trên hệ thống thay vì gửi lại nhiều phiên bản qua email. Người dùng có thể kiểm tra ai là người tạo, người cập nhật và thời điểm thay đổi.

Đối với các dự án ứng dụng BIM, hệ thống CDE còn giúp quản lý bản vẽ, tài liệu và mô hình theo quy trình từ bản làm việc đến chia sẻ, phát hành và lưu trữ.

Nhờ đó, các bên có thể sử dụng đúng dữ liệu và hạn chế tình trạng thi công theo bản vẽ đã hết hiệu lực.

5. Giảm sai sót và thất thoát dữ liệu

Quản lý dự án bằng bảng tính có ưu điểm là quen thuộc và dễ triển khai. Tuy nhiên, khi quy mô dự án lớn dần, số lượng file và người tham gia tăng lên, Excel có thể không còn đáp ứng tốt yêu cầu kiểm soát.

Một số vấn đề thường gặp gồm:

-          Nhập sai công thức hoặc dữ liệu.

-          Ghi đè lên nội dung của người khác.

-          Không xác định được phiên bản mới nhất.

-          Khó kiểm tra lịch sử thay đổi.

-          Dữ liệu nằm trên máy tính cá nhân.

-          Khó phân quyền theo từng người dùng.

-          Mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo.

Phần mềm quản lý dự án giúp chuẩn hóa biểu mẫu, quy trình và quyền truy cập. Mỗi người dùng chỉ được xem hoặc xử lý những nội dung phù hợp với vai trò được giao.

Lịch sử cập nhật được lưu lại để phục vụ kiểm tra và truy xuất khi cần thiết. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với các dự án có nhiều hồ sơ pháp lý, nghiệm thu và thanh toán.

6. Báo cáo nhanh và hỗ trợ ra quyết định

Lãnh đạo dự án cần nắm được thông tin tổng thể nhưng không thể kiểm tra từng bảng biểu hoặc từng công việc chi tiết mỗi ngày.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng có thể tự động tổng hợp dữ liệu thành các báo cáo trực quan. Người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, chi phí, hợp đồng, khối lượng và các vấn đề đang tồn tại.

Thông qua bảng điều khiển tổng hợp, lãnh đạo có thể nhận biết:

-          Dự án nào đang chậm tiến độ.

-          Công việc nào đang quá hạn.

-          Gói thầu nào có nguy cơ vượt chi phí.

-          Hồ sơ nào đang chờ xử lý.

-          Hợp đồng nào sắp đến hạn.

-          Đơn vị nào chưa hoàn thành trách nhiệm.

-          Dòng tiền nào cần được ưu tiên.

Dữ liệu được cập nhật thường xuyên giúp người quản lý đưa ra quyết định nhanh hơn và có cơ sở rõ ràng hơn.

Thay vì chỉ phát hiện vấn đề khi lập báo cáo cuối tháng, phần mềm giúp cảnh báo ngay trong quá trình thực hiện dự án.

7. Từng bước số hóa doanh nghiệp xây dựng

Chuyển đổi số không chỉ là thay hồ sơ giấy bằng file điện tử. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu, quy trình và trách nhiệm xử lý công việc.

Triển khai phần mềm quản lý dự án là bước quan trọng để hình thành hệ thống dữ liệu thống nhất trong doanh nghiệp.

Khi các dự án được quản lý trên cùng một nền tảng, doanh nghiệp có thể xây dựng kho dữ liệu về tiến độ, chi phí, hợp đồng, hồ sơ và hiệu quả thực hiện.

Nguồn dữ liệu này giúp doanh nghiệp:

-        Đánh giá hiệu quả từng dự án.

-        So sánh kế hoạch với thực tế.

-        Rút kinh nghiệm cho dự án tiếp theo.

-        Chuẩn hóa quy trình quản lý.

-        Giảm phụ thuộc vào từng cá nhân.

-        Mở rộng quy mô mà vẫn kiểm soát được dữ liệu.

Phần mềm cũng tạo nền tảng để doanh nghiệp ứng dụng BIM, CDE, báo cáo trực tuyến và các công nghệ quản lý hiện đại trong tương lai.

Phần mềm QLDA 360 hỗ trợ quản lý những gì?

QLDA 360 là giải pháp hỗ trợ số hóa công tác quản lý dự án xây dựng trên một nền tảng tập trung.

Phần mềm được xây dựng để phục vụ chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án, đơn vị tư vấn và doanh nghiệp xây dựng trong quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát dự án.

Một số nhóm chức năng chính của QLDA 360 gồm:

Quản lý tiến độ dự án

Thiết lập kế hoạch tổng thể, kế hoạch chi tiết, các mốc thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị. Hệ thống hỗ trợ theo dõi công việc chậm, quá hạn hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Quản lý pháp lý dự án

Theo dõi danh mục hồ sơ pháp lý theo từng giai đoạn chuẩn bị, thực hiện và kết thúc dự án. Người quản lý có thể kiểm tra tình trạng hoàn thành, đơn vị phụ trách và thời hạn xử lý.

Quản lý hợp đồng

Quản lý thông tin hợp đồng, phụ lục, giá trị, thời gian thực hiện, tạm ứng, thanh toán và các hồ sơ liên quan.

Quản lý chi phí và giải ngân

Theo dõi tổng mức đầu tư, cơ cấu chi phí, giá trị gói thầu, kế hoạch vốn và tình hình giải ngân của dự án.

Quản lý nghiệm thu và khối lượng

Theo dõi khối lượng thực hiện, hồ sơ nghiệm thu, thanh toán và tình trạng xử lý của từng công việc.

Quản lý tài liệu trên CDE

Tập trung bản vẽ, hồ sơ và mô hình BIM trên môi trường dữ liệu dùng chung. Tài liệu được quản lý theo phiên bản, trạng thái và quyền truy cập.

Tích hợp BIM Viewer

Người dùng có thể khai thác mô hình BIM ngay trên hệ thống để hỗ trợ kiểm tra, phối hợp và quản lý thông tin công trình trực quan hơn.

Ai nên sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng?

Phần mềm quản lý dự án phù hợp với nhiều đơn vị tham gia trong lĩnh vực xây dựng.

Chủ đầu tư và Ban Quản lý dự án

Theo dõi tổng thể tiến độ, pháp lý, vốn, hợp đồng và tình hình thực hiện của các đơn vị tham gia.

Đơn vị tư vấn quản lý dự án

Quản lý kế hoạch, hồ sơ, công việc và báo cáo theo yêu cầu của chủ đầu tư.

Tư vấn giám sát

Theo dõi hồ sơ chất lượng, khối lượng, nghiệm thu và các vấn đề phát sinh trên công trường.

Tổng thầu và nhà thầu thi công

Kiểm soát tiến độ, hợp đồng, khối lượng, chi phí, hồ sơ và trách nhiệm của từng bộ phận.

Doanh nghiệp quản lý nhiều dự án

Tổng hợp dữ liệu từ nhiều dự án trên cùng một hệ thống để lãnh đạo theo dõi và đánh giá hiệu quả.

5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp

Không phải phần mềm nào cũng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp xây dựng. Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên đánh giá các tiêu chí sau:

1. Phù hợp với nghiệp vụ xây dựng

Phần mềm cần hỗ trợ các nội dung đặc thù như tiến độ, pháp lý, hợp đồng, khối lượng, nghiệm thu, thanh toán và hồ sơ công trình.

2. Dễ sử dụng và triển khai

Giao diện cần trực quan, quy trình rõ ràng và phù hợp với trình độ sử dụng công nghệ của đội ngũ dự án.

3. Có khả năng phân quyền

Hệ thống cần phân quyền theo dự án, đơn vị, phòng ban, chức năng và thao tác của từng người dùng.

4. Có khả năng mở rộng

Phần mềm nên cho phép bổ sung người dùng, dự án và các phân hệ mới khi doanh nghiệp phát triển.

5. Có đơn vị hỗ trợ triển khai

Bên cạnh tính năng, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp có khả năng tư vấn quy trình, đào tạo người dùng và hỗ trợ trong quá trình vận hành.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý dự án xây dựng

Phần mềm quản lý dự án có thay thế hoàn toàn Excel không?

Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng Excel cho một số bảng tính chuyên biệt. Tuy nhiên, dữ liệu chính về tiến độ, hồ sơ, hợp đồng và chi phí nên được quản lý trên một hệ thống tập trung để bảo đảm tính thống nhất.

Doanh nghiệp nhỏ có cần dùng phần mềm quản lý dự án không?

Doanh nghiệp nhỏ vẫn nên sử dụng phần mềm nếu đang quản lý nhiều công việc, nhiều hồ sơ hoặc nhiều người cùng tham gia dự án. Có thể triển khai trước các chức năng cần thiết rồi mở rộng theo nhu cầu.

Phần mềm có sử dụng được cho nhiều dự án không?

Hệ thống quản lý dự án chuyên nghiệp có thể quản lý đồng thời nhiều dự án. Mỗi dự án được phân quyền riêng nhưng lãnh đạo vẫn có thể xem báo cáo tổng hợp.

Dữ liệu dự án có được phân quyền không?

Người quản trị có thể thiết lập quyền xem, thêm, sửa, xóa, phê duyệt hoặc tải tài liệu theo vai trò của từng người dùng.

QLDA 360 có hỗ trợ BIM không?

QLDA 360 có thể tích hợp BIM Viewer và môi trường dữ liệu dùng chung CDE để hỗ trợ quản lý tài liệu, mô hình và thông tin dự án tập trung.

Kết luận

Sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn tiến độ, chi phí, hợp đồng, hồ sơ và quá trình phối hợp giữa các bên tham gia.

Quan trọng hơn, phần mềm giúp dữ liệu dự án được tập trung, cập nhật và khai thác thống nhất. Lãnh đạo có thể phát hiện vấn đề sớm, giảm thời gian tổng hợp báo cáo và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Với các chức năng quản lý tiến độ, pháp lý, hợp đồng, chi phí, nghiệm thu, CDE và BIM Viewer, QLDA 360 là giải pháp phù hợp cho chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án, đơn vị tư vấn và doanh nghiệp xây dựng đang có nhu cầu số hóa công tác quản lý.

Liên hệ TBT Việt Nam để được tư vấn, trải nghiệm và triển khai phần mềm QLDA 360 phù hợp với quy mô dự án của doanh nghiệp.